預(yù)付賬款與應(yīng)收賬款都屬于公司的債權(quán)，但兩者產(chǎn)生的原因不同，應(yīng)收賬款是公司應(yīng)收的銷(xiāo)貨款，通常是用貨幣清償?shù)?，而預(yù)付賬款是預(yù)付給供貨單位的購(gòu)貨款或預(yù)付給施工單位的工程價(jià)款和材料款，通常是用商品、勞務(wù)或完工工程來(lái)清償?shù)?。因此，二者?yīng)當(dāng)分別設(shè)置科目。
公司對(duì)供貨方客戶(hù)或工程承包方預(yù)付賬款時(shí)，應(yīng)借記“預(yù)付賬款”科目，貸記“銀行存款”科目。
以后收到預(yù)購(gòu)的材料、商品或完工工程時(shí)，借記“材料采購(gòu)”、“固定資產(chǎn)”等科目，貸記“預(yù)付賬款”科目。
補(bǔ)付的貨款，借記“預(yù)付賬款”科目，貸記“銀行存款”科目；退回多付的貨款，作方向相反的分錄。
預(yù)付貨款情況不多的公司，也可以將預(yù)付的貨款直接記入“應(yīng)付賬款”借方。預(yù)付貨款時(shí)，借記“應(yīng)付賬款”科目，貸記“銀行存款”科目，收到貨品再轉(zhuǎn)銷(xiāo)。
預(yù)付款項(xiàng)是根據(jù)“預(yù)付賬款”和“應(yīng)付款項(xiàng)”科目所屬明細(xì)科目的期末借方余額合計(jì)數(shù)填列。
