預(yù)算時代又來到了。作為財務(wù)總監(jiān)，你以興奮的心情制作年度預(yù)算，并堅信預(yù)算過程是有效率的，令人樂觀的，且會比去年更好。但當(dāng)你的公司同事們向經(jīng)理要他們部門的預(yù)算表時，卻得到的是茫然的眼神，瞎編的借口又或者給的就是你在預(yù)算編制周期一開始給經(jīng)理的預(yù)算模板。
然后，可怕的統(tǒng)計合并工作開始了，在這個工作中每個會計人員花費很多時間來整理部門的預(yù)算，而整理的部門預(yù)算又可以循環(huán)用于全企業(yè)范圍的預(yù)算。電子表格在很多地方是亂的，你幾乎不知道從哪里著手。當(dāng)你得出有幾分可行的數(shù)據(jù)時，CEO會告訴你董事會將會因為你考慮到“可能”的情況，從而影響到兩個正在考慮的大商業(yè)決策。這時你會覺得自己在制作預(yù)算時的天真的想法是多么可笑。
意識到這些可能發(fā)生了嗎？作為職業(yè)財務(wù)總監(jiān)，我和你一樣經(jīng)歷了這一切。但是這可怕的事并不是首席財務(wù)官們最不能忍受的。根據(jù)Centage和管理及行政學(xué)院(IOMA)的調(diào)查，最可怕的事是由于不完善的預(yù)算編制進程造成的預(yù)算不準確，從而明顯降低對預(yù)算的信心。
調(diào)查了代表20多個產(chǎn)業(yè)各種規(guī)模的CFO，他們對于自己制作訂貨、收入、費用、現(xiàn)金流，合并付款各項預(yù)算的能力表示出充分的信心。CFO們對于費用預(yù)算最有信心。而且企業(yè)越小，CFO的信心越足：58%收入少于1億的企業(yè)的CFO對于現(xiàn)金流預(yù)算“十分有信心”，相比只有29%收入不少于50億的企業(yè)的CFO對于現(xiàn)金流預(yù)算“十分有信心”。
總體上，多數(shù)被調(diào)查的CFO（大約45%）對于他們預(yù)算的準確度只是“有些信心”，且12%的CFO對于預(yù)算的大部分“沒有信心”或“根本沒信心”。但是42%的CFO對于全部預(yù)算都“極度有信心”，尤其是在費用預(yù)算部分的準確度上。
我們調(diào)查所證實的一個觀點是多數(shù)企業(yè)的預(yù)算編制過程并不完善，這是由于一直存在三個方面的問題：人，編制程序和工具。圖表1顯示了這三方面問題是如何相互影響的。例如，繁重冗長的Excel預(yù)算模板對于不熟悉電子表格的部門經(jīng)理造成了困擾，使得他們不愿意參加預(yù)算編制。一些CFO可能認為他們態(tài)度不好是他們預(yù)算問題的根源，但事實上，態(tài)度是表現(xiàn)，不是根源。
為了改進預(yù)算編制程序和建立一個更準確的預(yù)算，從而激勵人心，CFO必須注重研究這三個方面。
人的問題
當(dāng)CFO參加Centage/IMOA 的調(diào)查被要求寫出他們認為的預(yù)算編制中的薄弱環(huán)節(jié)，無論企業(yè)規(guī)模最普遍的答案就是部門經(jīng)理。具體的來說，經(jīng)理對于預(yù)算中自己涉及部分不知情或不愿負責(zé)，不盡力配合或不積極參加預(yù)算的編制，不了解預(yù)算編制過程及該過程中的需要，不及時，虛報預(yù)算或提出不實際的數(shù)字。
專業(yè)準則管理協(xié)會（the professional Convention Management Association）的CFO羅伯特?考恩對于這些問題詳盡的闡述道：“在 預(yù)算編制和預(yù)測過程中最薄弱的環(huán)節(jié)是關(guān)于在這一過程中所有預(yù)算使用者和部門的買進活動和其他相關(guān)活動。盡管管理工作很明確，部門經(jīng)理對他們的預(yù)算和所有產(chǎn) 生的問題負責(zé)任，但是很少關(guān)注預(yù)算編制過程和怎樣才是一個好預(yù)算。這有時是由于其他在預(yù)算編制過程中發(fā)生的重大事件，但經(jīng)常是由于缺少參與，還有缺乏對預(yù) 算的目的和對為什么每年進行這一工作的了解。
經(jīng)理們不能戰(zhàn)略地考慮預(yù)算使得CFO很頭疼，就像這不記名調(diào)查的調(diào)查對象評論的“我們*5的預(yù)算內(nèi)容是獲得足夠的收入預(yù)測的細節(jié)。我們有很多條生產(chǎn)線，且生產(chǎn)總值和總收入同等重要。另一個問題是經(jīng)理們進行長遠規(guī)劃的能力和控制他們行為的準則。例如，如果他們需要增加收入，怎么增加收入，又有哪個項目可以起杠桿作用？”
不是只有經(jīng)理們被CFO指出問題。調(diào)查回饋證明高級主管缺乏對預(yù)算的指導(dǎo)作用和輔助作用，對于重要的假設(shè)和目標沒有及時做出反應(yīng)，未能很好的溝通母公司和子公司，沒有很好管理員工。這是一個微妙的平衡：太多的指向，經(jīng)理就覺得數(shù)字不受他控制；太少指向，預(yù)算程序又無目的。
圖表
1：三個預(yù)算問題的相互關(guān)聯(lián)
每個問題如何影響其他兩個問題
工具問題
CFO將預(yù)算編制的主要問題歸于經(jīng)理們的不配合，但是不發(fā)達的技術(shù)很明顯是第二大問題。15%被調(diào)查者認為預(yù)算工具的落后也是薄弱環(huán)節(jié)。五分之四的人對Excel表格預(yù)算表示不滿，評論是這樣的“用Excel很難有改進，這很難深入數(shù)據(jù)”“編制過程是手工進行的，全職員工（FTEs）很難預(yù)算和管理。把所有數(shù)據(jù)簡要或詳細統(tǒng)計都是繁雜的事。”
其他抱怨包括電子表格預(yù)算其費時的性質(zhì)，誤差的頻率，統(tǒng)計分析數(shù)據(jù)的困難和無法分析得出“可能”的情況?？级鲗⑵湎敕ǜ爬▉碚f道：“Excel或其他電子表格程序是優(yōu)良的金融工具，但他們不一定也是優(yōu)秀的預(yù)算工具。”
在編制預(yù)算時，反電子表格情緒在金融業(yè)普遍存在。但出人意料的是預(yù)算電子表
格仍然是一直使用的預(yù)算編制工具，平均有81％的企業(yè)單獨或聯(lián)合使用一個總分類賬（GL）或企業(yè)資源規(guī)劃系統(tǒng)(ERP)。（見圖表2）
四分之三的年收入在一億美元至四億九千九百萬美元的中小企業(yè)單獨或聯(lián)合使用GL/ERP系統(tǒng)進行預(yù)算編制。對于收入在一千萬美元至九千九百萬美元的中小型企業(yè)，85％的企業(yè)建立自己的預(yù)算模式。雖然大企業(yè)更可能突破了電子表格的專用預(yù)算軟件或內(nèi)部應(yīng)用程序，但大多數(shù)企業(yè)（57％）仍然單獨或聯(lián)合使用GL/ ERP系統(tǒng)。
如果使用電子表格進行預(yù)算編制很麻煩，為什么會仍然如此普遍使用呢？顯然，一些公司可以用“手榴彈預(yù)算”（”hand-grenade budgeting”），也足夠準確。但是更可能的是，改變的障礙是缺乏考慮其他選擇的想法，或者是一種慣性。
沒有預(yù)算，對世界金融相當(dāng)于心臟病發(fā)作。一些能改變生活的大事件，促使CFO向最近的預(yù)算軟件供應(yīng)商尋求幫助。而有些公司最終會意識到他們的“預(yù)算膽固醇”水平已達到300，他們需要改變自己的生活方式，不然他們就有大麻煩了。在現(xiàn)實中，就像對待身體健康一樣，許多人拒不承認預(yù)警信號，也不采取相關(guān)措施活動。
編制程序問題
預(yù)算編制程序中的問題有點難以量化，因為人和工具的因素都影響了預(yù)算編制。從理論上說，這一編制程序應(yīng)確定工具該如何使用以及人們該如何執(zhí)行該程序。但實際 上發(fā)生的事情是，在你意識到之前，工具的限制和人的固有弱點就深刻影響預(yù)算編制程序。這就是為什么最終的結(jié)果并不是CFO們想的那樣清楚的，明確的，或者 準確的。
前面描述的有些進程問題，例如有些管理者不能給預(yù)算編制程序提供足夠的指向和必要的支持，而有些管理者主觀上覺得自己可以改變預(yù)算中的參數(shù)，給你一個移動的 預(yù)算編制目標。編制程序問題往往存在在于那些預(yù)算和企業(yè)間沒有明確關(guān)聯(lián)的企業(yè)，還有那些預(yù)算和企業(yè)戰(zhàn)略間也沒有明確聯(lián)系的企業(yè)。如果預(yù)算、企業(yè)和企業(yè)戰(zhàn)略 之間不能相互協(xié)調(diào)配合，預(yù)算編制程序在企業(yè)高層都無法順利進行，更別說企業(yè)中低層會全力支持預(yù)算的編制了。
我只想說，如果工具或人沒有很好的配合，預(yù)算編制程序也會不成功。 很多的原因使得預(yù)算編制過程令人失望，人們很容易就放棄了，并接受現(xiàn)狀。 CFO們想要一個理由，幫助他們堅持尋求一個更完善的預(yù)算，而且全靠這理由的提醒他們才能堅持下去。 預(yù)算不再是—個相對快速的每年一次的活動,預(yù)算成為一種戰(zhàn)略業(yè)務(wù)計劃，全年都以月度預(yù)測的形式進行分析和定期更新，與公司的業(yè)務(wù)、活動和未來的方向息息相關(guān)。今天的預(yù)算是：
現(xiàn)金流管理工具——46%的企業(yè)經(jīng)理認為預(yù)算是“極其重要”的現(xiàn)金流管理工具，有38%的企業(yè)經(jīng)理認為預(yù)算是“重要”的現(xiàn)金管理工具（見圖表3，按公司規(guī)模分類）?，F(xiàn)金流管理部分的預(yù)算對于年收入少于一億美元的企業(yè)很重要。
預(yù)測工具——超過四分之三的被調(diào)查企業(yè)經(jīng)理表示預(yù)算幫助公司調(diào)整從而適應(yīng)市場的波動和變化，大約三分之一的經(jīng)理利用預(yù)算進行滾動預(yù)測，以便更好地管理業(yè)務(wù)。
報告機制——幾乎所有的公司都進行一些正規(guī)的業(yè)務(wù)活動分析和報告。大約四分之三的財務(wù)管理人員編制完整的財務(wù)報告，以滿足投資者和銀行的披露要求，并提供大 部分常規(guī)操作和管理的報告給管理團隊。超過60％企業(yè)還利用自己的財務(wù)報告管理現(xiàn)金流，又一次證明了預(yù)算作為現(xiàn)金流管理工具的重要性。
衡量過程的工具——根據(jù)調(diào)查，預(yù)算是衡量關(guān)鍵業(yè)績指標（KPI）和執(zhí)行過程的工具，最常見的指標是凈收入/虧損、毛利潤、運營費用占銷售額的百分比和息稅前盈余（EBIT）。
影響報酬的因素——總的趨勢是，將報酬和目標的實現(xiàn)（例如會議財政預(yù)算）相聯(lián)系起來。即使在小企業(yè)中，55％的企業(yè)會將兩者緊密聯(lián)系起來，但在大公司中 （82%的公司收入高于五億美元），這種做法更最普遍。這個并不是無關(guān)緊要的問題：收入高達五億美元的公司大都以風(fēng)險分類將10％-20％的報酬于目標的 實現(xiàn)相掛鉤，在大公司常見的是占到20%。
試 金石——CFO們使用合適的工具，使得預(yù)算更容易分析“可能”的情況，在數(shù)據(jù)上顯示了各種商業(yè)決策的影響。這種應(yīng)急計劃對于初創(chuàng)公司和其他快速增長的公司 十分重要，這些公司需要做好準備應(yīng)對出現(xiàn)與計劃不同的情況。預(yù)算幫助最傳統(tǒng)的公司的CFO在確定行動方針前權(quán)衡各種備選戰(zhàn)略。
改進
現(xiàn)在你覺得希望又重現(xiàn)了吧，因為你知道預(yù)算的重要性，那你將如何改善并不完善的預(yù)算過程？
克 服電子表格的缺點是*8的挑戰(zhàn)，這個做法是*2成本效益的，相對于解決預(yù)算中人為問題所需要的時間。一個良好的預(yù)算編制有著各種各樣的應(yīng)用，旨在為從數(shù)千 美元到數(shù)十萬美元不等的不同規(guī)模的公司服務(wù)。盡管羅伯特·考恩提醒道“軟件必須方便使用，特別對于經(jīng)常需要使用它們的人。報告和文件必須簡潔，容易控制掌 握，在財務(wù)提供的幫助很少時也能正常運作。”
工 具、人和編制程序都是相互聯(lián)系的。升級預(yù)算編制技術(shù)將讓生活明顯更輕松了，如提高數(shù)據(jù)處理能力，節(jié)省時間，并通過自動化提高準確性。此外，通過改進預(yù)算編 制工具，增強投資管理的能力，并從中提取準確和有意義的數(shù)據(jù)。軟件比電子表格復(fù)雜的多，且方便新手使用和理解。如果提供了一個業(yè)務(wù)儀表板，經(jīng)理人可以快速 查看業(yè)務(wù)情況，包括會議預(yù)算。預(yù)算和業(yè)務(wù)相互促進，預(yù)算帶來的利益也隨之增長。如果這樣做起作用的話，將有助于調(diào)整管理層對預(yù)算日常事務(wù)的態(tài)度。
但只有好的工具是不夠的。應(yīng)如何幫助一個部門經(jīng)理，在預(yù)算編制過程中，將危機轉(zhuǎn)變?yōu)闄C會？如何讓經(jīng)理接受準確、完善、成熟的預(yù)算是必須的，建立相對應(yīng)的預(yù)算，并支持預(yù)算編制過程？如何讓經(jīng)理真正負起責(zé)任？
通過以下七點完善改進預(yù)算就可以實現(xiàn)這些目的，而這七點是來自我自己的經(jīng)驗和CFO在調(diào)查中的反饋信息。
1、 評估預(yù)算程序。CFO們都認為在評估預(yù)算程序方面有著不足，而這一部分因歸責(zé)于不完美的預(yù)算編制過程。你的預(yù)算程序是否盡可能的簡單和清楚呢？假設(shè)和最后 期限是否明確？如果不是，就應(yīng)做出調(diào)整。正如一位CFO在調(diào)查中表示：“給企業(yè)所有者留下盈虧空間。”最后，通過人力資源管理，將經(jīng)理的報酬和他們業(yè)績的 盈虧相掛鉤。成熟完善的報酬制度最能促使人們努力工作。
2、提升技術(shù)。如果你還使用電子表格編制預(yù)算，通過提升技術(shù)可以變?nèi)鮿轂閮?yōu)勢。
3、溝通。如果沒有足夠的溝通，再好的預(yù)算編制過程都可能失敗。首先最為重要的是應(yīng)主動和員工溝通。很可能的是，準確的預(yù)算對員工的影響有兩方面：影響企業(yè)的財務(wù)健康和員工報酬。你需要向員工解釋預(yù)算是如何幫助企業(yè)戰(zhàn)略和目標的實現(xiàn)，以及預(yù)算做好了企業(yè)和員工都會獲利。
4、個別溝通。向個別相關(guān)人員解釋預(yù)算程序，詳盡告知工作時間表、假設(shè)和責(zé)任分配情況。接著還須說明預(yù)算編制的重要性。沒有人愿意將時間花費在不重要的事上。有時告知相關(guān)人員預(yù)算不正確的后果很嚴重，這將起到很好的效果。
5、 教育培訓(xùn)。業(yè)務(wù)培訓(xùn)課程可以使所有員工在預(yù)算編制過程中都具備一定基礎(chǔ)知識和掌握如何使用所提供的工具，其中基礎(chǔ)知識包括如何編制預(yù)算和認識他們在這過程 中起的作用。正如考恩指出的“預(yù)算報表使用者如果沒有財務(wù)知識背景常常會不適應(yīng)和財務(wù)數(shù)據(jù)打交道，也沒有能力清楚他們建議的活動將涉及的費用是多少。企業(yè) 的財務(wù)工作需要與部門密切配合，以獲取和記錄預(yù)算的假設(shè)和要求。經(jīng)常培訓(xùn)若沒有做或者沒有做好，將會導(dǎo)致預(yù)算的錯誤。”
6、合作。這次調(diào)查的參與者告訴我們應(yīng)該包容和善于合作。“與各部門經(jīng)理合作，他們精通的專業(yè)知識是無價的。”培訓(xùn)結(jié)束，預(yù)算編制開始，定期和各部門經(jīng)理合作交流從而得到解答和指導(dǎo)。
7、將預(yù)算進行到底。財務(wù)員工從不會停止預(yù)算編制，為什么經(jīng)理會停止預(yù)算編制呢？在年預(yù)算編制好了之后，經(jīng)理應(yīng)定期更新預(yù)算。使用新的預(yù)算工具，經(jīng)理很方便得到更新后的預(yù)算報表，和能跟蹤業(yè)務(wù)情況包括預(yù)算的桌面儀表板。
總結(jié)
從不愿參與和沒有經(jīng)過足夠培訓(xùn)的經(jīng)理那里取得準確資料的困難，和用不完善的技術(shù)統(tǒng)計資料的困難使得CFO們對預(yù)算并不有信心。正如考恩說的“如果預(yù)算使用的數(shù)據(jù)不正確，最后輸出的數(shù)據(jù)也是不正確的且起不了作用。”
然而準確的預(yù)算是很多工作和業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)。預(yù)算做的好將會幫助CFO、CEO和董事會成員更好的管理企業(yè)和規(guī)劃未來。通過改善預(yù)算編制將會使企業(yè)收益頗多。對于新接觸預(yù)算者，應(yīng)信任作為預(yù)算基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)，并讓部門經(jīng)理了解準確的輸入數(shù)據(jù)對于預(yù)算的成功的重要性。
