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（一）請購商品和勞務(wù)（請購部門——請購單）
倉庫、生產(chǎn)及其他部門都可以填列請購單，不便事先編號，為加強控制，每張請購單必須經(jīng)過對這類支出預(yù)算負責(zé)的主管人員簽字批準(zhǔn)。
請購單是證明有關(guān)采購交易的“發(fā)生”認定的憑據(jù)之一，也是采購交易軌跡的起點。
（二）編制訂購單（采購部門――訂購單）
采購部門在收到請購單后，只能對經(jīng)過批準(zhǔn)的請購單發(fā)出訂購單。
訂購單應(yīng)正確填寫所需要的商品品名、數(shù)量、價格、廠商名稱和地址等，預(yù)先予以順序編號并經(jīng)過被授權(quán)的采購人員簽名。其正聯(lián)應(yīng)送交供應(yīng)商，副聯(lián)則送至企業(yè)內(nèi)部的驗收部門、應(yīng)付憑單部門和編制請購單的部門。隨后，應(yīng)獨立檢查訂購單的處理，以確定是否確實收到商品并正確入賬。這項檢查與采購交易的“完整性”認定和“發(fā)生”認定有關(guān)。
（三）驗收商品（驗收部門――驗收單）
驗收后，驗收部門應(yīng)對已收貨的每張訂購單編制一式多聯(lián)、預(yù)先編號的驗收單，作為驗收和檢驗商品的依據(jù)。驗收人員將商品送交倉庫或其他請購部門時，應(yīng)取得經(jīng)過簽字的收據(jù)，或要求其在驗收單的副聯(lián)上簽收，以確立他們所采購的資產(chǎn)應(yīng)負的保管責(zé)任。驗收人員還應(yīng)將其中的一聯(lián)驗收單送交應(yīng)付憑單部門。
驗收單是支持資產(chǎn)或費用以及與采購有關(guān)的負債的“存在或發(fā)生”認定的重要憑證。定期獨立檢查驗收單的順序（編號）以確定每筆采購交易都已編制應(yīng)付憑單，則與采購交易的“完整性”認定有關(guān)。
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