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知識(shí)點(diǎn)：采購(gòu)與付款循環(huán)涉及的主要業(yè)務(wù)活動(dòng)
采購(gòu)與付款循環(huán)通常要經(jīng)過(guò)這樣的程序：請(qǐng)購(gòu)→訂貨→驗(yàn)收→付款
(一)請(qǐng)購(gòu)商品和勞務(wù)(請(qǐng)購(gòu)部門(mén)(倉(cāng)庫(kù))――請(qǐng)購(gòu)單)
倉(cāng)庫(kù)、生產(chǎn)及其他部門(mén)都可以填列請(qǐng)購(gòu)單，不便事先編號(hào)，為加強(qiáng)控制，每張請(qǐng)購(gòu)單必須經(jīng)過(guò)對(duì)這類支出預(yù)算負(fù)責(zé)的主管人員簽字批準(zhǔn)。
請(qǐng)購(gòu)單是證明有關(guān)采購(gòu)交易的“發(fā)生”認(rèn)定的憑據(jù)之一，也是采購(gòu)交易軌跡的起點(diǎn)。
(二)編制訂購(gòu)單(采購(gòu)部門(mén)――訂購(gòu)單)
采購(gòu)部門(mén)在收到請(qǐng)購(gòu)單后，只能對(duì)經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)的請(qǐng)購(gòu)單發(fā)出訂購(gòu)單。
訂購(gòu)單應(yīng)正確填寫(xiě)所需要的商品品名、數(shù)量、價(jià)格、廠商名稱和地址等，預(yù)先予以編號(hào)并經(jīng)過(guò)被授權(quán)的采購(gòu)人員簽名。其正聯(lián)應(yīng)送交供應(yīng)商，副聯(lián)則送至企業(yè)內(nèi)部的驗(yàn)收部門(mén)、應(yīng)付憑單部門(mén)和編制請(qǐng)購(gòu)單的部門(mén)。隨后，應(yīng)獨(dú)立檢查訂購(gòu)單的處理，以確定是否確實(shí)收到商品并正確入賬。 這項(xiàng)檢查與采購(gòu)交易的“完整性”認(rèn)定有關(guān)。
(三)驗(yàn)收商品(驗(yàn)收部門(mén)――驗(yàn)收單)
驗(yàn)收后，驗(yàn)收部門(mén)應(yīng)對(duì)已收貨的每張訂購(gòu)單編制一式多聯(lián)、預(yù)先編號(hào)的驗(yàn)收單，作為驗(yàn)收和檢驗(yàn)商品的依據(jù)。驗(yàn)收人員將商品送交倉(cāng)庫(kù)或其他請(qǐng)購(gòu)部門(mén)時(shí)，應(yīng)取得經(jīng)過(guò)簽字的收據(jù)，或要求其在驗(yàn)收單的副聯(lián)上簽收，以確立他們所采購(gòu)的資產(chǎn)應(yīng)負(fù)的保管責(zé)任。驗(yàn)收人員還應(yīng)將其中的一聯(lián)驗(yàn)收單送交應(yīng)付憑單部門(mén)。
驗(yàn)收單是支持資產(chǎn)或費(fèi)用以及與采購(gòu)有關(guān)的負(fù)債的“存在或發(fā)生”認(rèn)定的重要憑證。定期獨(dú)立檢查驗(yàn)收單的順序(編號(hào))以確定每筆采購(gòu)交易都已編制應(yīng)付憑單，則與采購(gòu)交易的“完整性”認(rèn)定有關(guān)。
(四)儲(chǔ)存已驗(yàn)收的商品存貨(倉(cāng)庫(kù))
該控制與商品的“存在”認(rèn)定有關(guān)。
(五)編制付款憑單(應(yīng)付憑單部門(mén)――應(yīng)付憑單)
記錄采購(gòu)交易之前，應(yīng)付憑單部門(mén)應(yīng)編制付款憑單。這項(xiàng)功能的控制包括：
1.確定供應(yīng)商發(fā)票的內(nèi)容與相關(guān)的驗(yàn)收單、訂購(gòu)單的一致性。
2.確定供應(yīng)商發(fā)票計(jì)算的正確性。
3.編制有預(yù)先編號(hào)的付款憑單，并附上支持性憑證(如訂購(gòu)單、驗(yàn)收單和供應(yīng)商發(fā)票等)。這些支持性憑證的種類，因交易對(duì)象的不同而不同。
4.獨(dú)立檢查付款憑單計(jì)算的正確性。
5.在付款憑單上填入應(yīng)借記的資產(chǎn)或費(fèi)用賬戶名稱。
6.由被授權(quán)人員在憑單上簽字，以示批準(zhǔn)照此憑單要求付款。所有未付憑單的副聯(lián)應(yīng)保存在未付憑單檔案中，以待日后付款。經(jīng)適當(dāng)批準(zhǔn)和有預(yù)先編號(hào)的憑單為記錄采購(gòu)交易提供了依據(jù)。
這些控制與“存在”、“發(fā)生”、“完整性”、“權(quán)利和義務(wù)”和“計(jì)價(jià)和分?jǐn)?rdquo;等認(rèn)定有關(guān)。
(六)確認(rèn)與記錄負(fù)債
(七)付款
編制和簽署支票的有關(guān)控制包括：
1.獨(dú)立檢查已簽發(fā)支票的總額與所處理的付款憑單的總額的一致性。
2.應(yīng)由被授權(quán)的財(cái)務(wù)部門(mén)的人員負(fù)責(zé)簽署支票。
3.被授權(quán)簽署支票的人員應(yīng)確定每張支票都附有一張已經(jīng)適當(dāng)批準(zhǔn)的未付款憑單，并確定支票受款人姓名和金額與憑單內(nèi)容的一致。
4.支票一經(jīng)簽署就應(yīng)在其憑單和支持性憑證上用加蓋印戳或打洞等方式將其注銷(xiāo)，以免重復(fù)付款。
5.支票簽署人不應(yīng)簽發(fā)無(wú)記名甚至空白的支票。
6.支票應(yīng)預(yù)先連續(xù)編號(hào)，保證支出支票存根的完整性和作廢支票處理的恰當(dāng)性。
7.應(yīng)確保只有被授權(quán)的人員才能接近未經(jīng)使用的空白支票。
(八)記錄現(xiàn)金、銀行存款支出。
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