會計憑證和會計賬簿是會計人員編制財務(wù)報表的主要數(shù)據(jù)來源。
　　一、會計憑證
　　會計憑證，簡稱憑證，是記錄經(jīng)濟(jì)活動明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的書面證據(jù)。會計憑證是登記賬簿、進(jìn)行會計監(jiān)督的重要依據(jù)。正確填制和認(rèn)真審核會計憑證是財務(wù)管理不可缺少的基礎(chǔ)工作。
　　任何企業(yè)、事業(yè)和行政單位在從事任何一項經(jīng)濟(jì)活動時，都必須辦理會計憑證，也就是由有關(guān)人員根據(jù)有關(guān)規(guī)定和程序填制，取得會計憑證，對整個經(jīng)濟(jì)活動過程作出書面記錄。有關(guān)部門和人員要在會計憑證上蓋章簽字，表示對會計憑證的真實性、正確性與合法性負(fù)責(zé)。會計人員必須對已取得的會計憑證進(jìn)行嚴(yán)格的審核，只有準(zhǔn)確無誤的會計憑證才能作為登記各種賬簿的憑據(jù)。
　　會計憑證可分為原始憑證和記賬憑證兩種。
　　(一)原始憑證
　　原始憑證又稱原始單據(jù)，是在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時取得或填制的，用以記錄、證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)已經(jīng)發(fā)生或完成的原始證據(jù)，是進(jìn)行會計核算的原始資料。原始憑證記載著大量的經(jīng)濟(jì)信息，又是證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的初始文件，與記賬憑證相比較，具有較強的法律效力，所以它是一種很重要的憑證。
　　1.原始憑證的內(nèi)容
　　不同的原始憑證有不同的內(nèi)容和格式，但一般都包含有以下幾個要素：
　　(1)原始憑證的名稱。
　　(2)原始憑證的編號。
　　(3)填制原始憑’證的日期。
　　(4)填制和接受原始憑證的單位名稱。
　　(5)有關(guān)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容。
　　(6)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)所涉及的數(shù)量、計量單位、單價和金額總量。
　　(7)有關(guān)部門與人員的簽名或蓋章。
　　(8)憑證附件。
　　2.原始憑證的填制要求
　　原始憑證是具有法律效力的證明文件，是進(jìn)行會計核算的重要原始依據(jù)。原始憑證的填制必須符合下列基本要求。
　　(1)記錄真實。必須實事求是地填寫經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，原始憑證上填制的日期、業(yè)務(wù)內(nèi)容、數(shù)量、金額等必須與實際情況完全符合，確保憑證內(nèi)容真實可靠。
　　(2)填制內(nèi)容完整。原始憑證必須按規(guī)定的格式和內(nèi)容逐項填寫齊全，填制內(nèi)容要完整，不可遺漏，同時必須由經(jīng)辦業(yè)務(wù)的部門和人員簽字蓋章，對憑證的真實性和正確性負(fù)完全的責(zé)任。
　　(3)明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任。原始憑證上要有經(jīng)辦人員或部門的簽章。外來的原始憑證，從外單位取得的，必須蓋有填制單位的財務(wù)公章，從個人取得的，必須有填制人員的簽名或蓋章;自制原始憑證，必須有經(jīng)辦單位負(fù)責(zé)人的簽名或蓋章;對外開出的原始憑證，必須加蓋本單位的財務(wù)公章。
　　(4)填制及時。原始憑證必須填制及時，并按照規(guī)定程序傳遞、審核，以便據(jù)以編制記賬憑證。
　　(5)書寫清晰，字跡工整。原始憑證要用藍(lán)黑墨水書寫，支票要用碳素墨水填寫。兩聯(lián)或兩聯(lián)以上套寫的憑證，必須全部寫透。大小寫金額數(shù)字要符合規(guī)定，正確填寫。原始憑證上的文字和數(shù)字都要認(rèn)真填好，要求字跡清晰，易于辨認(rèn)，不得任意涂改、刮攘或挖補。一般憑證如果發(fā)現(xiàn)錯誤，應(yīng)當(dāng)按規(guī)定方法更正。而有關(guān)現(xiàn)金、銀行存款收支業(yè)務(wù)的憑證，如果填寫錯誤，不能在憑證上更正，應(yīng)加蓋“作廢”戳記，重新填寫，以免錯收錯付。
　　(6)各種原始憑證要連續(xù)編號。如果憑證已預(yù)先印定編號，如發(fā)票、支票和收據(jù)等，在需要作廢時，應(yīng)當(dāng)加蓋“作廢”戳記，并連同存根和其他各聯(lián)全部保存，不得隨意撕毀。
　　3.原始憑證的審核
　　會計人員應(yīng)對取得的原始憑證進(jìn)行認(rèn)真的審核，防止不符合規(guī)定的原始憑證進(jìn)入會計記錄，以免造成企業(yè)資產(chǎn)的流失。
　　對會計憑證的審核是會計監(jiān)督的一個重要手段。原始憑證填制以后，為了保證其真實可靠，會計部門在據(jù)此填制記賬憑證人賬前，必須對其進(jìn)行嚴(yán)格的審核。審核主要包括兩個方面：
　　(1)審核原始憑證所記錄的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的合理性、合法性。主要是審查記錄的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否符合有關(guān)法律、法令、制度和政策;是否執(zhí)行了預(yù)算、合同和計劃}是否符合經(jīng)濟(jì)核算的原則。若發(fā)現(xiàn)有違法違紀(jì)行為，要拒絕執(zhí)行，并向有關(guān)部門與領(lǐng)導(dǎo)匯報。
　　(2)對原始憑證的合理性進(jìn)行技術(shù)性審核。主要是審核原始憑證的內(nèi)容和填制手續(xù)是否符合規(guī)定的要求，即憑證所載的內(nèi)容是否與實際情況一致，該填的項目是否遺漏，數(shù)字是否清楚準(zhǔn)確，書寫是否規(guī)范，有關(guān)部門與人員是否都已簽名或蓋章。對有技術(shù)性問題的原始憑證要退回，補齊手續(xù)或更正錯誤。
　　(二)記賬憑證
　　記賬憑證是會計人員根據(jù)審核后的原始憑證進(jìn)行歸類、整理，并確定會計分錄而編制的憑證，是直接憑以登賬的依據(jù)。
　　記賬憑證要根據(jù)原始憑證所反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，按規(guī)定的會計科目和復(fù)式記賬方法，編成會計分錄，以確保賬簿記錄的準(zhǔn)確性。這是由于原始憑證只表明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的具體內(nèi)容，不能反映其歸類的會計科目和記賬方向，不能憑以直接人賬，而且原始憑證多種多樣，其格式、大小也不盡一致。為了做到分類反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容，必須按會計核算方法的要求，將其歸類、整理為能據(jù)以入賬的形式，指明應(yīng)記入的賬戶名稱以及應(yīng)借、應(yīng)貸的金額。
　　1.記賬憑證的填制要求
　　填制記賬憑證是會計核算的重要環(huán)節(jié)，填制正確與否關(guān)系到記賬的真實性。
　　填制時，應(yīng)做到以下幾點：
　　(1)必須以審核無誤的原始憑證為依據(jù)。
　　(2)摘要的填寫簡明扼要，既能概括經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的要點，又便于登記賬簿和賬證核對。
　　(3)準(zhǔn)確地使用會計科目，不得簡化或使用代號。
　　(4)記賬憑證中要求填寫的內(nèi)容必須填寫齊全，不得簡化。
　　(5)按規(guī)定對憑證編號，附件完整。
　　2.記賬憑證的填制
　　記賬憑證各項目的填制方法如下：
　　(1)摘要欄的填寫。
　　記賬憑證的摘要欄是填寫經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的簡要內(nèi)容的。填寫時要用簡明扼要的文字反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的概況。填寫摘要的要求如下：
　　a.真實準(zhǔn)確，其內(nèi)容要與經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容和所附原始憑證的內(nèi)容相符。
　　b.簡明扼要，對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容表述要準(zhǔn)確、概括，并書寫工整。
　　c.當(dāng)一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)涉及兩個以上(不含兩個)一級科目時，應(yīng)根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)和各個會計科目的特點分別填寫摘要。
　　(2)會計科目的填寫。
　　記賬憑證的基本功能是根據(jù)借貸記賬法的做賬規(guī)則，編制會計分錄。編制會計分錄時必須填寫會計科目。要符合如下要求：
　　a.必須使用統(tǒng)一會計制度規(guī)定的會計科目，不得自創(chuàng)，以保證核算口徑一致，便于前后期的比較;也便于進(jìn)行逐級亍[總，為宏觀經(jīng)濟(jì)管理服務(wù)。
　　b.一級科目、二級科目或明細(xì)科目填寫齊全，對應(yīng)關(guān)系清楚，金額正確無誤。
　　c.在書寫時，文字不要占滿格，一般應(yīng)占格距高度的l/2，上面留有一定的空格，便于更正差錯。
　　d.字跡必須清晰、工整。
　　(3)金額的填寫。
　　根據(jù)財政部《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》第51條規(guī)定，填制記賬憑證時，數(shù)字在書寫時必須符合下列幾項要求：
　　a.數(shù)字書寫要求。阿拉伯?dāng)?shù)字在書寫時，不得連筆寫，必須一個一個地寫。阿拉伯?dāng)?shù)字金額前必須書寫貨幣幣種符號(例如，￥、$)或者貨幣名稱的簡寫。幣種符號與阿拉伯?dāng)?shù)字之間不得留有空白。如果在金額數(shù)字前書寫了幣種符號，數(shù)字后面不再寫貨幣單位。
　　b.單位書寫要求。所有以元為單位的阿拉伯?dāng)?shù)字，除表示單價等情況外，一律填寫到角分;無角分的，角位和分位可以填寫“oo”，或者填寫符號“一”;有角無分的，分位應(yīng)當(dāng)填寫“O”，不得用符號“一”代替。
　　c金額書寫要求。漢字大寫的金額，一律用正楷或者行書體書寫，寫為“零、壹、貳、叁、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾、佰、仟、萬、億”，不得寫為“O、一、二、三、四、五、六、七、八、九、十”。大寫金額數(shù)字到元為止的，在“元”或者“角”字之后填與“整”字或者“正”字;如果有分的，“分”字后面不寫“整”字或者“正”字。
　　阿拉伯?dāng)?shù)字書寫的金額，中間只有一個“O”的，用漢字大寫時，只寫一個“零”字;如果阿拉伯?dāng)?shù)字金額中間連續(xù)有幾個“O”的，用漢字大寫時，也可以只寫一個“零”字;如果阿拉伯?dāng)?shù)字金額元位是“O”的，用漢字大寫時，可以不寫“零”字;如果阿拉伯?dāng)?shù)字中間連續(xù)有幾個“O”，元位也是“O”，但角位不是“。”，用漢字大寫時，可以只寫一個“零”字，也可以不寫“零”字。
　　d.貨幣名稱書寫要求。大寫金額的數(shù)字前未印有貨幣名稱的要加填貨幣名稱，幣種名稱與金額數(shù)字之間不得留有空白。
　　(4)附件的填寫。
　　記賬憑證的附件就是所附的原始憑證，填制記賬憑證所依據(jù)的原始憑證必須附在相應(yīng)的記賬憑證后面，并在記賬憑證上標(biāo)明所附原始憑證的張數(shù)。
　　(三)會計憑證的傳遞與保管
　　會計憑證的傳遞，是指各種會計憑證從填制、取得到歸檔保管為止的全部過程，即在企業(yè)、事業(yè)和行政單位內(nèi)部有關(guān)人員和部門之間傳送、交接的過程。要規(guī)定各種憑證的填寫、傳遞單位與憑證份數(shù)，規(guī)定會計憑證傳遞的程序、移交的時間和接受與保管的有關(guān)部門。
　　1.會計憑證的傳遞
　　會計憑證的傳遞，是指會計憑證從編制起到歸檔止，在單位內(nèi)部各有關(guān)部門及人員之間的傳遞程序和傳遞時間。為了能夠利用會計憑證，及時反映各項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，提供會計信息，發(fā)揮會計監(jiān)督的作用，必須正確、及時地進(jìn)行會計憑證的傳遞，不得積壓。
　　正確組織會計憑證的傳遞，對于及時處理和登記經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任，實行會計監(jiān)督，具有重要作用。從一定意義上說，會計憑證的傳遞起著在單位內(nèi)部經(jīng)營管理各環(huán)節(jié)之間協(xié)調(diào)和組織的作用。會計憑證傳遞程序是企業(yè)管理規(guī)章制度的重要組成部分，傳遞程序的科學(xué)與否，關(guān)系著該企業(yè)管理的科學(xué)程度。其作用如下：
　　(1)有利于完善經(jīng)濟(jì)責(zé)任制度。經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生或完成及記錄，是由若干責(zé)任人共同負(fù)責(zé)，分工完成的。會計憑證作為記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的書面證據(jù)，體現(xiàn)了經(jīng)濟(jì)責(zé)任制度的執(zhí)行情況。單位會計制度可以通過會計憑證傳遞程序和傳遞時間的規(guī)定，進(jìn)一步完善經(jīng)濟(jì)責(zé)任制度，使各項業(yè)務(wù)的處理順利進(jìn)行。
　　(2)有利于及時進(jìn)行會計記錄。從經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生到賬簿登記有一定的時間間隔，通過會計憑證的傳遞，使會計部門盡早了解經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生和完成情況，并通過會計部門內(nèi)部的憑證傳遞，及時記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，進(jìn)行會計核算，實行會計監(jiān)督。
　　2.會計憑證的保管
　　會計憑證是重要的會計檔案和經(jīng)濟(jì)資料，每個單位都要建立保管制度，妥善保管。
　　對各種會計憑證要分門別類、按照編號順序整理，裝訂成冊。封面上要注明會計憑證的名稱、起訖號、時間以及有關(guān)人員的簽章。
　　要妥善保管好會計憑證，在保管期間會計憑證不得外借，對超過所規(guī)定期限(一般是15年)的會計憑證，要嚴(yán)格依照有關(guān)程序銷毀。需永久保留的有關(guān)會計憑證，不能銷毀。
　　二、會計賬簿
　　會計賬簿就是以會計憑證為依據(jù)，延續(xù)、系統(tǒng)、全面、綜合地記錄和反映各項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容，并以相互聯(lián)系的專門格式和賬頁所組成的簿籍。
　　設(shè)置和登記賬簿是會計核算的一種專門方法，也是會計核算的主要環(huán)節(jié)。
　　(一)會計賬簿的類別
　　會計賬簿按用途不同一般可分為序時賬簿、分類賬簿和備查賬簿三種。
　　1.序時賬簿
　　序時賬簿是按經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時間的先后順序記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿，該種賬簿按照所記錄的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)范圍的不同，又分為普通日記賬和特種日記賬。普通日記賬用來序時記錄所有經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。特種日記賬用來序?qū)τ涗浤撤N經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。例如，現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬等都是特種日記賬。
　　2.分類賬簿
　　分類賬簿是按照賬戶分類記錄各項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿。該賬簿按其分類詳細(xì)程度的不同，分為總分類賬簿和明細(xì)分類賬簿?？偡诸愘~簿，簡稱總賬，是根據(jù)一級會計科目設(shè)立的總分類賬戶，按照總括分類記錄全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿。它可以提供各種資產(chǎn)、負(fù)債、費用、成本、收入等總括核算資料。明細(xì)分類賬簿，簡稱明細(xì)賬，是按照二級或明細(xì)會計科目設(shè)立的分類賬戶。
　　3.備查賬簿
　　各查賬簿又稱補助賬簿，是對日記賬和分類賬簿中不能記載或記載不全的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行補充登記的賬簿。如租入，租出固定資產(chǎn)登記簿和代銷商品登記簿等。
　　(二)會計賬簿的啟用與交接
　　1.會計賬簿的啟用
　　賬簿是重要的會計檔案和歷史資料。啟用會計賬簿時，應(yīng)當(dāng)在賬簿封面上寫明單位名稱和賬簿名稱。
　　在賬簿扉頁上應(yīng)當(dāng)附啟用表，內(nèi)容包括啟用日期、賬簿頁數(shù)、記賬人員和會計機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計主管人員姓名等，并加蓋姓名章和單位公章。啟用表一般格式見下表。
　　表1-2 賬簿啟用表
　　1-2.png
　　啟用訂本式賬簿，應(yīng)當(dāng)從*9頁到最后一頁順序編定頁數(shù)，不得跳頁、缺號。使用活頁式賬頁，應(yīng)當(dāng)按賬戶順序編號，并須定期裝訂成冊。裝訂后再按實際使用的賬頁順序編定頁碼。在總分類賬和明細(xì)分類賬*9頁的前面，分別另加目錄，記明每個賬戶的名稱和頁次，以便檢查、登記和防止賬頁散失。
　　2.會計賬簿的交接
　　記賬人員或者會計機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計主管人員調(diào)動時，應(yīng)當(dāng)注明交接日期、接辦人員或者監(jiān)交人員姓名，并由交接雙方人員簽名或者蓋章。
　　(三)會計賬簿的保管
　　在將所有的舊賬對賬、活賬完畢，并將所有的活頁賬裝訂完畢，加上封面并由主管人員簽字蓋章之后，要及時將所有的訂本賬及活頁賬交由檔案人員造冊歸檔。歸檔時，應(yīng)編制“會計賬簿歸檔登記表”及明確責(zé)任。
　　會計賬簿應(yīng)有一定的保管期限，根據(jù)其特點，分為永久和定期兩類。就企業(yè)會計而言，國家規(guī)定會計憑證保管期限為15年，其中，涉及外事和重大事項的會計憑證為永久保管;會計賬簿中，一般日記賬15年，現(xiàn)金和銀行存款日記賬25年，明細(xì)賬和總賬I5年，固定資本卡片在固定資產(chǎn)清理報廢后保存5年，輔助賬簿15年，涉外和重大事項會計賬簿為永久保管;會計報表中，年度會計報表為永久保管，月、季會計報表保管5年。
　　(四)會計賬簿的銷毀
　　賬簿保管期滿，可以按照下列程序銷毀：
　　(1)由本單位檔案機(jī)構(gòu)會同會計機(jī)構(gòu)提出銷毀意見，編制賬簿檔案銷毀清冊，列明銷毀檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號，應(yīng)保管期限，已保管期限，銷毀時間等內(nèi)容。
　　(2)單位負(fù)責(zé)人在會計賬簿銷毀清冊上簽署意見。
　　(3)銷毀會計賬簿時，應(yīng)當(dāng)由檔案機(jī)構(gòu)和會計機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。國家機(jī)關(guān)銷毀會計賬簿時，應(yīng)當(dāng)由同級財政部門、審計部門派員參加監(jiān)銷。財政部門銷毀會計賬簿時應(yīng)當(dāng)由同級審計部門派員參加監(jiān)銷。
　　(4)監(jiān)銷人員在銷毀會計賬簿前應(yīng)當(dāng)按照會計賬簿銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所銷毀的會計賬簿;銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計賬簿銷毀冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位負(fù)責(zé)人。

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