作為中國國民經(jīng)濟的重要支柱，中央企業(yè)（以下簡稱“央企”）是國家“一帶一路”戰(zhàn)略的開路先鋒，肩負(fù)著走出國門、海外創(chuàng)業(yè)的歷史使命。在走出去過程中，由于跨國經(jīng)營運作活動的大大增加以及不同沿線國家語言文化、會計準(zhǔn)則、稅收法規(guī)等都與中國存在巨大差異，因此，企業(yè)財務(wù)部門在為企業(yè)走出去提供堅強的服務(wù)保障和資金支持的同時，還需要不斷進行財務(wù)創(chuàng)新，只有如此才能跟上“一帶一路”的發(fā)展步伐。
近幾年來，金蝶軟件（中國）有限公司（以下簡稱“金蝶”）在海外業(yè)務(wù)創(chuàng)新方面進行了諸多探索，與某大型央企海外板塊開展了財務(wù)共享項目，目前已得到全球推廣。該央企其旗下90多個項目公司分布在五大區(qū)35個國家，是所有央企中規(guī)模*5的海外業(yè)務(wù)公司，金蝶面向“一帶一路”的財務(wù)創(chuàng)新，正是從這里開始的。
由于旗下項目公司眾多，該央企海外公司常常有大量的員工報銷、對公報銷等業(yè)務(wù)需要回總部進行統(tǒng)一處理。以前，需要委托回國休假人員把各種報銷憑證從國外背回來，再人工粘貼、填寫報銷單，送到總部進行審批，這種方式不但非常麻煩，而且時間成本也很高，半年、一年報銷一次費用成了家常便飯。另外，由于海外項目公司員工變動頻繁，各項目公司考勤也不好統(tǒng)計，人頭不準(zhǔn)、工資制單不及時、拖延工資發(fā)放時有發(fā)生。
正是基于以上考慮，該央企財務(wù)部決定以費用共享為突破口，首先解決及時報銷、工資按時發(fā)放等海外工作人員比較關(guān)心的問題，由于這些問題攸關(guān)員工切身利益，自然深得人心、易于推廣。
除了傳統(tǒng)模式下財務(wù)共享服務(wù)搭建所遇到的一些共性問題之外，在面向海外的財務(wù)共享項目中，常常有一些從未面對過的難題需要一一破解：
一、海外網(wǎng)絡(luò)狀況如何？能支持手機移動報銷嗎？
2017年4月中旬，金蝶項目組成員和該央企高層管理人員前往乍得進行了財務(wù)共享中心的實地調(diào)研，實地測試了營地的Wi-Fi網(wǎng)絡(luò)和當(dāng)?shù)?G網(wǎng)絡(luò)，總體感覺無論是手機還是PC提交、審批報銷流程都基本可用，個別地方會出現(xiàn)延遲、斷網(wǎng)的現(xiàn)象。
二、手機拍照報銷，原始憑證如何保留？
為方便海外現(xiàn)場前線人員能及時進行費用報銷，金蝶開發(fā)了手機端的費用報銷APP，既可在上面提交報銷，也可進行流程審批。原始單據(jù)通過手機拍照作為流程影像一并上傳即可，財務(wù)共享中心可以根據(jù)影像進行審核、付款。
在此過程中，還引申出來兩個問題。*9，原始憑證何時交回共享中心？在實際操作中，往往有很多報銷人員在將手機照片上傳并且報銷之后，就懶得再將原始憑證交回共享中心，造成共享中心原始憑證缺失。為避免這種情況發(fā)生，共享中心強制要求報銷人在手機提交報銷單后，需要及時將原始憑證提交至項目公司收單人進行收集并完成財務(wù)初審。第二，一部分報銷是否可以先提交流程，再上交原始憑證？項目組建議對一些金額不大、報銷標(biāo)準(zhǔn)明確的報銷業(yè)務(wù)，可以根據(jù)個人信用情況適當(dāng)簡化流程，如圖書費的報銷，一年一次、金額很小，允許個人信用好的人先提交流程、再上交原始憑證，共享中心也可不經(jīng)審批流程在預(yù)算控制下進行報銷。一旦發(fā)現(xiàn)報銷人不上交原始憑證，即降低信用等級作為處罰。這樣可以適當(dāng)提高報銷效率、簡化報銷流程。
三、海外銀行接口問題如何解決？
因為一部分海外員工持有海外銀行發(fā)行的外幣卡，一部分合資公司的員工同樣需要將報銷款打到外幣卡，開發(fā)海外銀行接口就成了一項不可回避的工作，例如要開發(fā)中銀香港、花旗銀行等銀聯(lián)接口。一般可以用Swift接口標(biāo)準(zhǔn)開發(fā)，也可以定制開發(fā)銀企直連接口。
四、多語言、多會計準(zhǔn)則、多幣種怎么辦？
目前金蝶ERP系統(tǒng)支持多語言、多會計準(zhǔn)則，乍得使用的官方語言是法語和阿拉伯語等小語種，項目組本次提供的是英語版。多幣種問題稍微有點復(fù)雜，一般設(shè)定系統(tǒng)時會以前一日的外匯牌價進行折算，外匯牌價需要系統(tǒng)自動維護。
五、異構(gòu)系統(tǒng)的接口怎么辦？
這里的異構(gòu)系統(tǒng)接口主要是指和HRSCC系統(tǒng)的接口，由于財務(wù)系統(tǒng)和HR系統(tǒng)往往存在人數(shù)、金額的不一致，使得人不對、錢不對的情況屢屢發(fā)生，直接造成工資延時發(fā)放。項目組通過與HRSCC同步組織、人員及薪酬發(fā)放數(shù)據(jù)至FSCC，通過銀企直連實現(xiàn)薪酬支付，從而消除財務(wù)系統(tǒng)和HR系統(tǒng)的數(shù)據(jù)不對稱。
六、共享中心與財務(wù)部關(guān)系如何界定？
在具體實踐中，有的共享中心隸屬于財務(wù)部，有的共享中心獨立于財務(wù)部，二者之間的工作關(guān)系界定就顯得異常重要。由于財務(wù)共享中心服務(wù)于全公司員工，處理了原財務(wù)部大量人工性、事務(wù)性的工作，又與財務(wù)部原有的費用、資金、預(yù)算等工作有著無法割斷的聯(lián)系，雙方的分工合作關(guān)系到共享中心的正常運營，所以往往要根據(jù)每個單位的具體情況作出具體劃分。
經(jīng)過在非洲乍得的實地驗證，目前該央企海外板塊一個報銷提單從提交申請到資金回到卡上，僅僅需要半個小時，極大地提高了報銷效率。乍得項目的推廣拉開了該企業(yè)全球推廣的帷幕。未來項目組將逐步引入“資金共享”、“稅務(wù)共享”等多共享中心的理念，多共享中心不僅將提高共享業(yè)務(wù)的覆蓋面，同時也為共享中心人員分流創(chuàng)造了條件。
本文來源：大眾經(jīng)濟網(wǎng)