造成賬目差錯(cuò)的原因很多，其中主要原因有：運(yùn)用會(huì)計(jì)原理不當(dāng)造成的錯(cuò)誤;會(huì)計(jì)人員或有關(guān)當(dāng)事人疏忽造成的錯(cuò)誤;會(huì)計(jì)人員或有關(guān)當(dāng)事人對(duì)有關(guān)會(huì)計(jì)及財(cái)經(jīng)制度、法規(guī)不熟悉造成的錯(cuò)誤;企業(yè)單位管理混亂、制度不健全造成的錯(cuò)誤。
一、運(yùn)用會(huì)計(jì)原理不當(dāng)造成的賬目差錯(cuò)
會(huì)計(jì)原理是會(huì)計(jì)人員對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行會(huì)計(jì)處理的基本理論、基本方法和基本原則。運(yùn)用會(huì)計(jì)原理不當(dāng)造成的賬目差錯(cuò)有：
1.借貸原理不熟，造成借貸反向或錯(cuò)借錯(cuò)貸。
比如：向銀行借款10萬(wàn)元，歸還前欠貨款。對(duì)于這筆業(yè)務(wù)，有些會(huì)計(jì)人員由于對(duì)借貸記賬法中的“借、貸”符號(hào)理解不透，認(rèn)為“借”就是借款，“貸”就是貸款。因此，錯(cuò)誤地將上述業(yè)務(wù)做成如下會(huì)計(jì)分錄：借：銀行存款10萬(wàn)貸：應(yīng)付賬款10萬(wàn)(正確的分錄應(yīng)該是：借記：“應(yīng)付賬款10萬(wàn)”，貸記：“銀行借款10萬(wàn)”)
2.會(huì)計(jì)處理基礎(chǔ)運(yùn)用不當(dāng)，造成收入、費(fèi)用、盈虧數(shù)字錯(cuò)誤。
會(huì)計(jì)處理基礎(chǔ)是確定企業(yè)單位一個(gè)會(huì)計(jì)期間的收入和費(fèi)用，從而確定其損益的標(biāo)準(zhǔn)。會(huì)計(jì)處理基礎(chǔ)一般有收付實(shí)現(xiàn)制和權(quán)責(zé)發(fā)生制。
企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則規(guī)定，為了正確劃分并確定各個(gè)會(huì)計(jì)期間的財(cái)務(wù)成果，企業(yè)應(yīng)以權(quán)責(zé)發(fā)生制作為記賬的基礎(chǔ)。行政事業(yè)單位(不包括實(shí)行企業(yè)化管理的事業(yè)單位)，為了正確反映預(yù)算支出的執(zhí)行情況，而且又不進(jìn)行盈虧計(jì)算，可采用收付實(shí)現(xiàn)制作為記賬的基礎(chǔ)。
在一般情況下，企業(yè)在本期內(nèi)收到的各種收入就是本期的收入;企業(yè)在本期內(nèi)支付的各種費(fèi)用，就是本期應(yīng)當(dāng)負(fù)擔(dān)的費(fèi)用，但是，由于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的連續(xù)性和會(huì)計(jì)期間的人為劃分關(guān)系，難免有一部分收入和費(fèi)用出現(xiàn)收支期間和歸屬期間不相一致的情況，因而賬上所登記的本期內(nèi)收到現(xiàn)款的收入，并不一定都屬于本期內(nèi)應(yīng)該獲得的，有的須在以后的會(huì)計(jì)期間才能獲得，出現(xiàn)預(yù)收收入。同樣，本期內(nèi)支付的費(fèi)用，也并不一定都應(yīng)當(dāng)由本期負(fù)擔(dān)，有的應(yīng)由以后會(huì)計(jì)期間來(lái)負(fù)擔(dān)，則出現(xiàn)預(yù)付費(fèi)用，即待攤費(fèi)用。另一種情況是有些收入雖在本期尚未收到，但屬于本期內(nèi)應(yīng)獲得的收入，即應(yīng)計(jì)收入。同樣，有些費(fèi)用在本期內(nèi)雖然尚未支付，但應(yīng)當(dāng)由本期負(fù)擔(dān)的，稱(chēng)為應(yīng)計(jì)費(fèi)用，即預(yù)提費(fèi)用。
會(huì)計(jì)人員在處理有關(guān)會(huì)計(jì)事項(xiàng)時(shí)，由于對(duì)權(quán)責(zé)發(fā)生制原則的運(yùn)用不當(dāng)，就可能發(fā)生把不屬于本期的費(fèi)用支出記入當(dāng)期成本，或把當(dāng)期費(fèi)用支出延至下期的錯(cuò)誤做法;也可能發(fā)生把不屬于本期的銷(xiāo)售記入本期，或把屬于本期的銷(xiāo)售延至下期的錯(cuò)誤做法。
3.違反了成本與收入相配合的會(huì)計(jì)原則，混淆了資本性支出與收益性支出的界限。
成本與收入配合的會(huì)計(jì)原則，是指每期損益應(yīng)根據(jù)當(dāng)期已實(shí)現(xiàn)的收入與產(chǎn)生收入所耗費(fèi)的成本相配合而定。損益的確定，主要在于收入與費(fèi)用的適當(dāng)配合。如果某項(xiàng)收入根據(jù)應(yīng)計(jì)基礎(chǔ)應(yīng)歸屬下期的收入，則與之有關(guān)的費(fèi)用同樣應(yīng)為下期的費(fèi)用。會(huì)計(jì)人員如果把應(yīng)屬于下期的費(fèi)用，由本期收入中減去，不僅會(huì)使本期損益的計(jì)算不正確，而且也將影響下期損益計(jì)算的正確性。
因此，企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則明確規(guī)定，會(huì)計(jì)核算應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格劃分收益性支出與資本性支出的界限，以正確計(jì)算當(dāng)期損益。并且強(qiáng)調(diào)，凡支出的效益僅屬于當(dāng)期的，應(yīng)作為收益性支出，如管理費(fèi)用、銷(xiāo)售費(fèi)用、財(cái)務(wù)費(fèi)用等，從當(dāng)期實(shí)現(xiàn)的收入補(bǔ)償;凡支出的效益屬于幾個(gè)會(huì)計(jì)期間的，應(yīng)作為資本性支出，如購(gòu)建固定資產(chǎn)、從事科研開(kāi)發(fā)發(fā)生的費(fèi)用等，應(yīng)采取折舊、攤銷(xiāo)等方式，從以后各期實(shí)現(xiàn)的收入中逐步收回。
二、由于工作疏忽或責(zé)任心不強(qiáng)造成的賬目差錯(cuò)
一個(gè)工作認(rèn)真、責(zé)任心較強(qiáng)的會(huì)計(jì)人員，盡管他可能業(yè)務(wù)水平低、工作經(jīng)驗(yàn)少，但工作兢兢業(yè)業(yè)，認(rèn)真細(xì)致，不怕煩，不怕累，當(dāng)天的事當(dāng)天完，即或出現(xiàn)差錯(cuò)，也能在當(dāng)天或第二天及時(shí)發(fā)現(xiàn)解決處理，不會(huì)因?yàn)榇幚順I(yè)務(wù)的積壓而積累更多的錯(cuò)誤，使問(wèn)題難于查清。加上他不斷地鉆研，認(rèn)真地學(xué)習(xí)，業(yè)務(wù)水平會(huì)逐漸提高，經(jīng)驗(yàn)會(huì)不斷豐富，出現(xiàn)的差錯(cuò)也就會(huì)愈來(lái)愈少。
相反，一個(gè)有一定業(yè)務(wù)水平的會(huì)計(jì)人員，如果不負(fù)責(zé)任，工作不上心，馬馬虎虎，對(duì)發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)不及時(shí)處理，也很難保證不出差錯(cuò)。由此而造成的賬目差錯(cuò)主要有：
1.數(shù)字計(jì)算錯(cuò)誤會(huì)計(jì)人員常用的計(jì)算手段，一般有算盤(pán)、計(jì)算器和筆算等。計(jì)算的錯(cuò)誤有會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表中的數(shù)字計(jì)算錯(cuò)誤、各種費(fèi)用分配表中分配率、分配金額的計(jì)算錯(cuò)誤。常見(jiàn)的計(jì)算錯(cuò)誤大都是加、減、乘、除計(jì)算時(shí)發(fā)生的，其原因不是因?yàn)闆](méi)有掌握這些方法，而是因?yàn)槭韬觯涸倬褪且驗(yàn)橛?jì)算量太大，往往又集中在月終與月初，難免發(fā)生一定的計(jì)算錯(cuò)誤。根據(jù)錯(cuò)誤發(fā)生的時(shí)間，此類(lèi)計(jì)算錯(cuò)誤可以分為入賬前的計(jì)算錯(cuò)誤和入賬后的計(jì)算錯(cuò)誤。前者如銷(xiāo)貨發(fā)票上的貨物數(shù)量、單價(jià)不正確，造成小計(jì)金額錯(cuò)誤，但不影響賬目的平衡，因此不易查處;后者如賬簿記錄合計(jì)數(shù)的錯(cuò)誤，則會(huì)影響賬目的平衡，在工作中可自動(dòng)發(fā)現(xiàn)。
2.數(shù)字書(shū)寫(xiě)錯(cuò)誤數(shù)字書(shū)寫(xiě)錯(cuò)誤就是指單純的筆誤，即會(huì)計(jì)人員在填制會(huì)計(jì)憑證、登記各種賬簿和編制所有報(bào)表時(shí)，寫(xiě)錯(cuò)了數(shù)字。其錯(cuò)誤有數(shù)字顛倒、數(shù)字錯(cuò)位、錯(cuò)寫(xiě)和慣性錯(cuò)誤等類(lèi)型。
1)數(shù)字顛倒錯(cuò)誤：所謂數(shù)字顛倒，就是把一列數(shù)字中的相鄰兩位數(shù)字或隔位的兩位數(shù)字寫(xiě)顛倒了。例如，把36寫(xiě)成63，把3310寫(xiě)成3301，把25039寫(xiě)成23059等。凡顛倒數(shù)以后，不論其狀態(tài)怎樣，顛倒后的數(shù)同本來(lái)數(shù)的差數(shù)，都可以被“9”整除，且其商數(shù)必是被顛倒的兩位數(shù)字之差。如將47錯(cuò)寫(xiě)成74，數(shù)值之差為27，被“9”整除后得商數(shù)“3”，即顛倒數(shù)7與4的差。與此類(lèi)似的數(shù)還有將14寫(xiě)成41，將52寫(xiě)成25，將36寫(xiě)成63，將58寫(xiě)成85，將69寫(xiě)成96等，它們的數(shù)值之差都是27，其顛倒數(shù)個(gè)位數(shù)與十位數(shù)字的差必然都是“3”。如果商數(shù)是“30”，則是十位數(shù)字與百位數(shù)字被顛倒了，其余以此類(lèi)推。
2)數(shù)字錯(cuò)位錯(cuò)誤：所謂數(shù)字錯(cuò)位，就是把一列數(shù)字的位數(shù)，即個(gè)位、十位、百位提前或挪后一位。例如，把“100”寫(xiě)成“10”，或?qū)懗?ldquo;1000”。此種錯(cuò)誤經(jīng)常在珠算定位時(shí)出現(xiàn)，或者會(huì)計(jì)人員疏忽造成(如將12.00看成1200)。由于位數(shù)的差錯(cuò)，使正確的數(shù)字減少了90%，或者增加了“9”偌。因此，正、誤數(shù)字之差能用“9”除盡。假設(shè)移一位，其差錯(cuò)數(shù)可以被“9”除盡，若移兩位，則差數(shù)可被99除盡，其余依此原理類(lèi)推。由于數(shù)字錯(cuò)位是提前或挪后一位，所以，可在賬內(nèi)查找所得的那個(gè)商數(shù)，如果有此數(shù)，即為記錯(cuò)的數(shù)額，將此數(shù)擴(kuò)大“10”倍，就是應(yīng)該記的正確數(shù)字;如果賬內(nèi)有此數(shù)的“10”倍數(shù)，則賬上的數(shù)字就是記錯(cuò)了的數(shù)，再把賬上的數(shù)字縮小“10”倍，則此數(shù)就是應(yīng)該記的正確的數(shù)字。
3)寫(xiě)錯(cuò)數(shù)字的錯(cuò)誤：所謂寫(xiě)錯(cuò)數(shù)字，就是由于錯(cuò)覺(jué)或疏忽，將某一個(gè)數(shù)字寫(xiě)成另一個(gè)數(shù)字。這種寫(xiě)錯(cuò)數(shù)字的錯(cuò)誤，可以根據(jù)原始資料或有關(guān)記錄來(lái)查證。另外一種寫(xiě)錯(cuò)數(shù)字是誤將相似的數(shù)字寫(xiě)錯(cuò)。例如，把1誤寫(xiě)為7，把7誤寫(xiě)為9，把3誤寫(xiě)為8，把4誤寫(xiě)為9，或者正好相反。這樣就會(huì)出現(xiàn)6、2、5、5、等差數(shù)，或6、2、5、5的十倍數(shù)、百倍數(shù)。我們可以根據(jù)產(chǎn)生這個(gè)差數(shù)的數(shù)字來(lái)查證錯(cuò)誤之所在。
3.記錯(cuò)賬戶(hù)錯(cuò)誤記錯(cuò)賬戶(hù)，就是把本來(lái)應(yīng)該記到甲賬戶(hù)的業(yè)務(wù)記入乙賬戶(hù)，這種錯(cuò)誤有三種情況：
1)記賬憑證沒(méi)有錯(cuò)誤，但在登記賬簿時(shí)，沒(méi)有記入應(yīng)記的賬戶(hù)內(nèi)，而誤記入其它賬戶(hù)。這種記賬錯(cuò)誤，一般多發(fā)生在明細(xì)分類(lèi)賬中，因?yàn)榭偡仲~是根據(jù)記賬憑證匯總表或科目匯總表登記的，每月登記業(yè)務(wù)筆數(shù)相對(duì)較少，發(fā)生錯(cuò)誤的機(jī)率也相對(duì)較小，即使發(fā)生錯(cuò)誤，查找也較方便。這種錯(cuò)誤將使總分類(lèi)賬中有兩個(gè)賬戶(hù)的本期發(fā)生額與其所屬的明細(xì)分類(lèi)賬發(fā)生額不等、其差數(shù)即為記錯(cuò)賬戶(hù)的數(shù)字。當(dāng)通過(guò)查對(duì)，在某個(gè)明細(xì)賬中找到這個(gè)數(shù)字，就說(shuō)明該賬戶(hù)多記了這筆賬，另一明細(xì)賬戶(hù)少記了這筆賬(為了慎重起見(jiàn)，您*4根據(jù)這筆賬的憑證號(hào)數(shù)去查找記賬憑證，以確認(rèn)是否記錯(cuò)了賬戶(hù))。
2)記賬憑證沒(méi)有錯(cuò)誤，在登記賬簿時(shí)，登錯(cuò)了欄次。即記反了方向，本該記借方的，誤記貸方，或者相反。這種錯(cuò)誤的結(jié)果是賬戶(hù)的一方合計(jì)數(shù)增加，另一方合計(jì)數(shù)減少，使得該賬戶(hù)變動(dòng)前后的借貸雙方都產(chǎn)生了差錯(cuò)。這兩個(gè)差數(shù)的差，正好是記錯(cuò)方向的數(shù)字的“2”倍。
3)記賬憑證的賬戶(hù)對(duì)應(yīng)關(guān)系發(fā)生錯(cuò)誤，致使總分類(lèi)賬戶(hù)發(fā)生相應(yīng)的錯(cuò)誤。這種錯(cuò)賬，如果總分類(lèi)賬和記賬憑證登記一致，不影響賬目的平衡關(guān)系，所以不易被發(fā)現(xiàn)。4)重記或漏記錯(cuò)誤重記或漏記錯(cuò)誤，就是在登記賬簿時(shí)，將記賬憑證的雙方重記或漏記;或者只登記一方，重記或漏記另一方，前者重記或漏記，不影響賬目的平衡關(guān)系，在試算表上無(wú)從發(fā)現(xiàn)。因此，這種錯(cuò)誤較難查找，需根據(jù)原始憑證或有關(guān)賬目加以詳細(xì)查核，才能發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤所在。后者部分重記或漏記，將影響賬目的平衡關(guān)系，在作試算表時(shí)，很容易被發(fā)現(xiàn)。
三、由于對(duì)有關(guān)的會(huì)計(jì)及財(cái)經(jīng)制度、法規(guī)不熟悉造成的賬目差錯(cuò)
新的會(huì)計(jì)制度和財(cái)務(wù)制度及法規(guī)頒布后，會(huì)計(jì)人員未及時(shí)學(xué)習(xí)，仍按原有制度法規(guī)處理有關(guān)會(huì)計(jì)事項(xiàng)，就會(huì)造成錯(cuò)誤;對(duì)有關(guān)制度法規(guī)的精神吃得不透，理解有出入，在執(zhí)行中也會(huì)產(chǎn)生偏差。比如，勞動(dòng)保險(xiǎn)費(fèi)，新制度改革以前，記入營(yíng)業(yè)外支出，新制度實(shí)施以后，要求記入管理費(fèi)用，不理解這一點(diǎn)，必然會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤。再有，對(duì)于有關(guān)的稅務(wù)法規(guī)，如果吃不透，搞錯(cuò)了應(yīng)稅產(chǎn)品的品種及稅率，必然造成稅金計(jì)算的不正確。
四、由于管理混亂、制度不健全造成的賬目差錯(cuò)
單位財(cái)會(huì)部門(mén)、物資供銷(xiāo)保管部門(mén)、物資使用部門(mén)之間若在管理制度與工作程序上不配套不協(xié)調(diào)，就往往會(huì)造成會(huì)計(jì)賬證、賬賬、賬實(shí)不符的賬目錯(cuò)誤。如有的單位在材料領(lǐng)用手續(xù)上，不是根據(jù)生產(chǎn)任務(wù)制定用料計(jì)劃，再根據(jù)用料計(jì)劃和生產(chǎn)進(jìn)度填制領(lǐng)料憑證，經(jīng)生產(chǎn)班組、車(chē)間簽證后到倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)料;而是隨意領(lǐng)發(fā)材料，既沒(méi)有科學(xué)的手續(xù)程序作保證，也沒(méi)有部門(mén)之間、人員之間的互相牽制，這種情況就必然會(huì)造成材料及生產(chǎn)成本賬證、賬賬、賬實(shí)不符的問(wèn)題。又如某單位會(huì)計(jì)部門(mén)由于在會(huì)計(jì)憑證傳遞程序上沒(méi)有做出統(tǒng)一、合理的規(guī)定，則會(huì)造成會(huì)計(jì)憑證傳遞速度慢以至丟失會(huì)計(jì)憑證的情況，從而影響正常經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的記錄。
在生產(chǎn)過(guò)程中，由于企業(yè)管理混亂，生產(chǎn)計(jì)劃不周密，產(chǎn)品成本無(wú)目標(biāo)，材料耗用無(wú)定額，工時(shí)消耗無(wú)記錄或記錄不準(zhǔn)不全，半成品轉(zhuǎn)移交接手續(xù)不嚴(yán)，也必然引起成本費(fèi)用計(jì)算、核算錯(cuò)誤。