高頓網(wǎng)校友情提示,*7宿遷會計繼續(xù)教育網(wǎng)上總結信息Excel數(shù)據(jù)表格中的分分合合等內(nèi)容公布如下:
  《三國演義》開宗明義的*9句話就是“天下大勢,分久必合,合久必分”,這句帶有辯證思想的名言揭示了世間萬物在不斷變化的規(guī)律。作為Office中人,經(jīng)常需要處理一些分分合合的數(shù)據(jù),若沒有幾下高招,有人恐怕一個回合就要繳械投降。
 
  一、數(shù)據(jù)的拆分與提取
  學員小劉是一名業(yè)績非常出色的銷售經(jīng)理,他在記錄客戶的通訊地址和郵政編碼時,將它們放在了一個單元格中,到了年底想利用Word中的“郵件合并”功能給每位客戶發(fā)送賀卡郵件時,看著三四千條客戶信息,才發(fā)現(xiàn)這樣的記錄方式有問題,趕緊發(fā)郵件向我求助。幸運的是,這個Excel文檔中填寫地址和郵政編碼數(shù)據(jù)的中間有一個空格,所以可以在10秒鐘之內(nèi)輕松搞定。
  (1)數(shù)據(jù)拆分操作
  由于數(shù)據(jù)量較大,所以要先通過列號將整列全部選中。進入“數(shù)據(jù)→分列”命令,選擇默認的“分隔符號”選項,單擊“下一步”按鈕。然后將中間“空格”的選項選中,會在下方看到分列的預覽。再進入“下一步”,單擊“完成”按鈕,好了,大功告成。
  如果中間沒空格,前面的客戶地址信息文本長度又不一致呢?也不難,15秒即可完成。無法使用“分列”命令,就使用Excel的文本提取函數(shù)。在Excel中文本提取函數(shù)常用的有3種:“LEFT”、“RIGHT”和“MID”,可以分別從“左”、“右”和“中間”提取單元格中的文本字符。本例中,分別使用“LEFT”和“RIGHT”來提取客戶地址信息和郵政編碼。
  (2)文本提取函數(shù)的操作
  先來看看右側“郵政編碼”數(shù)據(jù)的提取。將光標定在B2單元格中,輸入公式“=RIGHT(A2,6)”,回車后,就能自動提取出數(shù)據(jù)源A2單元格右側第6位文本字符,也就是郵政編碼數(shù)據(jù)信息,最后填充柄填充就能計算出下方地址中所有右側的6位郵政編碼信息面再來看看左側“客戶地址”數(shù)據(jù)的提取。將光標定在第1個客戶地址單元格后面C2單元格中,然后在單元格中輸入公式“=LEFT(A2,LEN(A2)-6)”?;剀?,再用填充柄向下填充所有客戶地址信息。
  小提示:由于左側的文本字符長度不一致,所以要在“LEFT函數(shù)”的第2個參數(shù)中嵌套一個“LEN函數(shù)”。“LEN函數(shù)”的作用是計算出A2單元格的總字符個數(shù),然后用總的字符數(shù)減去6位郵政編碼,計算出地址的文本字符數(shù)。
  二、數(shù)據(jù)的合并
  除了把數(shù)據(jù)進行拆分或提取,數(shù)據(jù)常常需要合并,有兩種常用方法。
  下面來看一個例子,客戶所在的“城市”和“地址”信息分別記錄在了兩個單元格中,現(xiàn)在需要將它們合并到一起,生成一個“通訊地址”,如何實現(xiàn)?
  將光標定在C2單元格中,然后在其中輸入公式“=A2&"市"&B2”(這個公式說明有3個文本相加,分別是城市名稱、“市”字符和客戶地址信息)?;剀嚭?,銷售城市地區(qū)和客戶地址信息就合并到了一起,最后用填充柄向下填充。如果使用“CONCATENATE函數(shù)”,在B2單元格中輸入“=CONCATENATE(A2,"市",B2)”,也可以把多個文本進行合并,大家可根據(jù)個人喜好自由選擇。
  名師點睛:
  很多公司或人員都把Excel當作小型數(shù)據(jù)庫來使用,數(shù)據(jù)查詢工作必不可少。這些查詢功能有一個相同的前提,就是盡可能地將數(shù)據(jù)按照不同的內(nèi)容分類,把數(shù)據(jù)拆分成信息單一的“字段”表的形式。例如,為通訊地址信息分別建立“城市”和“地址”2個字段,為電話信息分別建立區(qū)號”、“總機”和“分機”3個字段。這樣才能按照字段進行排序、篩選、數(shù)據(jù)透視表、甚至使用一些查找函數(shù)來查詢和檢索數(shù)據(jù)。
  在使用或查看數(shù)據(jù)信息時,有時又需要較完整的數(shù)據(jù)信息,那么就需要將數(shù)據(jù)進行合并。無論拆分還合并只是一種操作手段,目的是利用Excel將數(shù)據(jù)信息管理好,讓它為我們的應用提供便利,成為我們辦公中的得力助手。
     
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