財(cái)務(wù)軟件的使用技巧

　　[摘 要]本文針對(duì)用友ERP-U8財(cái)務(wù)軟件?通過對(duì)幾個(gè)操作技巧的詳細(xì)講解?使大家能更好地掌握財(cái)務(wù)軟件的正確使用方法。

　　會(huì)計(jì)電算化正在飛速地替代傳統(tǒng)的手工記賬方式?并且給企業(yè)的財(cái)務(wù)管理帶來了前所未有的便捷和效益。目前很多人只會(huì)對(duì)財(cái)務(wù)軟件進(jìn)行一些簡(jiǎn)單的操作?所以在使用財(cái)務(wù)軟件進(jìn)行財(cái)務(wù)管理后并沒有給企業(yè)帶來顯著的效益甚或令企業(yè)感到無所適從?不知道該做些什么和該怎么做?浪費(fèi)了人力和物力。因此在會(huì)計(jì)軟件使用過程中?恰當(dāng)?shù)剡\(yùn)用會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)提供的功能?掌握財(cái)務(wù)軟件的使用技巧?建立一套合理的會(huì)計(jì)電算化的使用技巧可成倍地提高工作效率。下面介紹一下用友ERP-U8財(cái)務(wù)軟件的一些使用技巧。

　　會(huì)計(jì)科目代碼是填制會(huì)計(jì)憑證、登記會(huì)計(jì)賬簿、編制會(huì)計(jì)報(bào)表的基礎(chǔ)。會(huì)計(jì)科目設(shè)置的完整性影響著會(huì)計(jì)過程的順利實(shí)施?會(huì)計(jì)科目設(shè)置的層次深度直接影響會(huì)計(jì)核算的詳細(xì)、準(zhǔn)確程度。除此之外?對(duì)于電算化系統(tǒng)會(huì)計(jì)科目的設(shè)置是用戶應(yīng)用系統(tǒng)的基礎(chǔ)?它是實(shí)施各個(gè)會(huì)計(jì)手段的前提。因此?科目設(shè)置的完整性、詳細(xì)程度對(duì)于整個(gè)財(cái)務(wù)電算化系統(tǒng)尤其重要?應(yīng)在創(chuàng)建科目、科目屬性描述、賬戶分類上盡可能為用戶提供方便和校驗(yàn)保障?而代碼設(shè)置規(guī)則是在建賬時(shí)確定的?確定代碼規(guī)則時(shí)要特別注意協(xié)調(diào)簡(jiǎn)潔性和可擴(kuò)充性?簡(jiǎn)潔性要求每層代碼盡可能短?而可擴(kuò)充性要求每層代碼間留有一定的空間?以備日后會(huì)計(jì)科目增多時(shí)各層代碼仍適用。這就要求在確定每層代碼長(zhǎng)度時(shí)要在這二者間協(xié)調(diào)、平衡。一級(jí)總賬科目的代碼通常已在會(huì)計(jì)制度中規(guī)定?需要用戶自行確定代碼長(zhǎng)度的是二級(jí)以下明細(xì)科目?大部分明細(xì)科目的科目數(shù)量變化不大?科目數(shù)量不確定性較大的是明細(xì)科目?如往來科目、材料科目等?但在同一級(jí)的明細(xì)科目中?其代碼長(zhǎng)度是以同一上級(jí)科目下科目數(shù)量最多的一個(gè)來確定的?即使只有一個(gè)這種科目的明細(xì)科目數(shù)量較多?其他同級(jí)科目的代碼長(zhǎng)度也要與其一致。例如?二級(jí)明細(xì)科目代碼的長(zhǎng)度確定?首先要逐個(gè)分析總賬科目下明細(xì)科目數(shù)?如“現(xiàn)金”可不設(shè)明細(xì)科目?“銀行存款”通常以開戶賬號(hào)為明細(xì)科目?科目數(shù)一般不會(huì)達(dá)百個(gè)?其他的明細(xì)科目也不會(huì)超過百個(gè)?兩位的代碼長(zhǎng)度應(yīng)能滿足需要?但“應(yīng)收賬款”、“應(yīng)付賬款”等通常以客戶名和供應(yīng)商名稱設(shè)置明細(xì)科目?明細(xì)科目的數(shù)量較多?接近或超過100個(gè)?兩位代碼就不能滿足要求?所以二級(jí)科目的代碼長(zhǎng)度就應(yīng)設(shè)定為3位。

　　在新增會(huì)計(jì)科目過程中可能會(huì)遇到新增會(huì)計(jì)科目的下級(jí)科目與一個(gè)已設(shè)置好的科目的下級(jí)明細(xì)科目類似?在這種情況下如果設(shè)置一批新下級(jí)明細(xì)科目?非常浪費(fèi)時(shí)間和人力?所以U8產(chǎn)品提供了成批復(fù)制下級(jí)明細(xì)科目的功能?？梢詫⒈举~套或其他賬套中的相似的下級(jí)科目復(fù)制給某一科目?減少重復(fù)設(shè)置的工作量?并提高正確率和一致性。例如一個(gè)公司的短期投資1101和長(zhǎng)期投資1401的下級(jí)明細(xì)科目基本相同?那么在設(shè)置長(zhǎng)期投資科目時(shí)?只需將短期投資1101的所有下級(jí)科目復(fù)制為長(zhǎng)期投資1401的下級(jí)即可?如果需要復(fù)制攜帶輔助核算、數(shù)量核算和外幣核算的?則在3個(gè)輔助核算前打勾即可。即使1401的下級(jí)科目與 1101有不同之處?只需稍作修改?也比重新設(shè)置快捷方便。

　　如果系統(tǒng)中已有上年的數(shù)據(jù)?在使用“結(jié)轉(zhuǎn)上年余額”后?上年各賬戶余額將自動(dòng)結(jié)轉(zhuǎn)到本年。如果是*9次使用財(cái)務(wù)系統(tǒng)?必須輸入科目年初余額。對(duì)于年初啟用的會(huì)計(jì)核算軟件?年初余額就是期初余額?數(shù)據(jù)輸入工作量較少。年中啟用?數(shù)據(jù)輸入工作量相對(duì)較大?但可以利用數(shù)據(jù)間的關(guān)系盡量減少輸入量?如只輸入最低級(jí)明細(xì)科目的年初余額和借貸方累計(jì)發(fā)生額?然后利用核算軟件提供的功能匯總有明細(xì)科目的上級(jí)科目和總賬科目的年初余額和發(fā)生額?并計(jì)算出期初余額。

　　憑證摘要多為中文?如果你的打字速度不快?輸入憑證的速度就會(huì)受到影響?提高輸入速度的重要技巧是常用摘要的編輯。首先增加常用摘要?可點(diǎn)擊【增加】按鈕?新增一條常用摘要?錄入常用摘要編碼(用以標(biāo)識(shí)某常用摘要。在制單中錄入摘要時(shí)?用戶只要在摘要區(qū)輸入該常用摘要的編碼?系統(tǒng)即自動(dòng)調(diào)入該摘要正文和相關(guān)科目)、常用摘要正文內(nèi)容(結(jié)合本單位的實(shí)際情況?輸入常用摘要的正文)、相關(guān)科目(如果某條常用摘要對(duì)應(yīng)某科目?則可以在此輸入?在調(diào)用常用摘要的同時(shí)?也將被一同調(diào)入?以提高錄入速度)?這些信息可任意設(shè)定并在調(diào)用后可以修改補(bǔ)充。那么在填制憑證時(shí)?在調(diào)用常用摘要的同時(shí)?自動(dòng)調(diào)入相關(guān)科目?提高憑證錄入效率。其次增加常用摘要?只需選擇某條常用摘要?點(diǎn)擊【選入】按鈕即可以調(diào)用常用摘要。這樣可以提高憑證輸入工作效率。

　　會(huì)計(jì)軟件中的科目代碼是為提高會(huì)計(jì)軟件的運(yùn)算速度和精度而設(shè)計(jì)的。輸入記賬憑證時(shí)只需輸入科目代碼?操作較簡(jiǎn)單。但要求用戶輸入確定的科目代碼?而用戶對(duì)會(huì)計(jì)科目較熟悉?對(duì)科目代碼卻不一定能記得準(zhǔn)確?如果用戶輸入了未經(jīng)定義的科目代碼?軟件系統(tǒng)將提示科目不在?需重新輸入?如果用戶輸入的科目代碼并非所需?可從軟件系統(tǒng)中的科目代碼表中查找所需科目?更改科目代碼。如果科目數(shù)量較多?人工逐頁查找也很費(fèi)事。事實(shí)上?許多會(huì)計(jì)軟件的科目代碼表都能模糊快速定位?會(huì)計(jì)人員記不準(zhǔn)確的科目多為明細(xì)科目?其所屬總賬科目或上級(jí)科目一般較明確?輸入此類科目時(shí)?干脆只輸入到其上級(jí)科目的代碼?由于系統(tǒng)只能接受最明細(xì)的科目?此時(shí)將打開科目代碼表?并指向剛輸入的上級(jí)科目?所要查找的明細(xì)科目應(yīng)就在附近?省去多余的翻頁查找操作。還有一個(gè)更為簡(jiǎn)捷的方法?是在科目設(shè)置時(shí)的“助記碼”中輸入能夠幫助你記憶的代碼?比如“工商銀行”明細(xì)科目可以設(shè)置成為“GH”代碼?那么你輸入“工商銀行”明細(xì)科目時(shí)可以輸入 “GH”代碼。

　　按照會(huì)計(jì)制度的有關(guān)規(guī)定?記賬憑證可以一借多貸?多借一貸?在輸入完多借或多貸的分錄后?輸入一貸或一借分錄的金額時(shí)可參照合計(jì)欄中的金額輸入?省去人工計(jì)算合計(jì)的麻煩?有些商品軟件還提供了自動(dòng)獲取金額的功能鍵。

　　4.常用憑證

　　在單位里?會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)都有其規(guī)范性?因而在日常填制憑證的過程中?經(jīng)常會(huì)有許多憑證完全相同或部分相同?如果將這些常用的憑證存儲(chǔ)起來?在填制會(huì)計(jì)憑證時(shí)可隨時(shí)調(diào)用?必將大大提高業(yè)務(wù)處理的效率。關(guān)鍵是如何增加常用憑證?點(diǎn)擊【增加】按鈕?新增一張常用憑證?輸入編號(hào)?編號(hào)是調(diào)用常用憑證的依據(jù)?所以必須*10。必須選擇憑證類別?方便以后參照調(diào)用常用憑證時(shí)?只顯示該憑證類別范圍內(nèi)的常用憑證。另外如何調(diào)用常用憑證也很重要?調(diào)用方法一:在制單時(shí)單擊 “編輯”菜單下的“調(diào)用常用憑證”?根據(jù)提示輸入常用憑證的編號(hào)?即可調(diào)出該常用憑證。若調(diào)出的常用憑證與當(dāng)時(shí)處理的業(yè)務(wù)有出入或缺少部分信息?則可直接將其修改成所需的憑證。調(diào)用方法二:在制單時(shí)單擊“編輯”菜單下的“調(diào)用常用憑證”?在輸入常用憑證的編號(hào)處按[F2] 鍵?屏幕顯示常用憑證定義窗?將光標(biāo)移到要調(diào)用的常用憑證?點(diǎn)【選入】按鈕或按[F3] 鍵?可選入要調(diào)用的常用憑證。

　　(1)會(huì)計(jì)分錄盡可能細(xì)。記賬憑證是賬務(wù)處理的原始資料?所有賬簿都是根據(jù)記賬憑證的分錄來登記的?分錄越詳細(xì)?賬簿也越詳細(xì)。為日后查賬方便、快捷?在編制記賬憑證時(shí)?應(yīng)盡可能詳細(xì)?甚至可以每張?jiān)紤{證編制成一條分錄?摘要也應(yīng)詳細(xì)說明。不過這樣會(huì)使記賬憑證的輸入量加大?但為日后用賬考慮?這樣做還是值得的。

　　(2)沖減收入或費(fèi)用以紅字或負(fù)數(shù)反映。在輸入收入和費(fèi)用類科目的記賬憑證時(shí)?如果發(fā)生額的方向與該類科目余額方向相反?如沖減收入或費(fèi)用?應(yīng)將金額以紅字或負(fù)數(shù)方式輸入到與該類科目的余額相同的方向?收入類為貸方?費(fèi)用類為借方。這樣做的目的是為編制報(bào)表公式簡(jiǎn)捷?有些報(bào)表需要取某一會(huì)計(jì)期間某些科目的發(fā)生額?如損益表?損益類科目期末結(jié)轉(zhuǎn)后沒有余額?必須用科目的發(fā)生額填報(bào)。如果沖減費(fèi)用金額記入貸方?報(bào)表所需的期間借方發(fā)生額就不正確?還應(yīng)扣除沖減的費(fèi)用?如取借貸方發(fā)生額的差?由于貸方發(fā)生額中包括期末結(jié)轉(zhuǎn)金額?差為0?由計(jì)算機(jī)識(shí)別自動(dòng)匯總沖減的費(fèi)用比較困難?不如在編制會(huì)計(jì)分錄時(shí)以紅字或負(fù)數(shù)反映沖減的費(fèi)用和收入。

　　發(fā)生錯(cuò)賬?如果是當(dāng)月的未登賬記賬憑證?可直接修改?如果是已登賬甚至以前月份的記賬憑證?可沖銷錯(cuò)誤憑證?然后重新填制正確的記賬憑證。這是正常的錯(cuò)賬更正方法。事實(shí)上?有不少會(huì)計(jì)核算軟件還提供反登賬、反結(jié)賬的功能?反結(jié)賬功能可將會(huì)計(jì)期間推前?然后將未結(jié)賬的記賬憑證用反登賬功能返回到未登賬狀態(tài)?再加以修改。

　　每月打印的賬簿會(huì)有許多空白?紙張浪費(fèi)驚人?每月將同一個(gè)科目的賬頁歸集起來也相當(dāng)費(fèi)事。會(huì)計(jì)電算化后?輸入記賬憑證?并經(jīng)登賬、結(jié)賬?賬簿即已在電腦中形成?只要及時(shí)做好備份?數(shù)據(jù)相對(duì)安全?查賬、用賬也方便、快捷?如有需要也可單獨(dú)打印出指定科目的賬頁?年終結(jié)賬后再打印出全部賬頁?裝訂成賬簿。

　　采用清單式打印可進(jìn)一步減少賬頁間的空白?壓縮各科目間的賬簿頭?節(jié)省紙張?可以連續(xù)打印?減少打印中的人工操作?省時(shí)、省事、省紙。