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會計檔案管理方法是什么

2020-06-15 CMA 672人瀏覽
老師回答
　　為了加強會計檔案的科學(xué)管理，統(tǒng)一全國會計檔案管理制度，做好會計檔案的管理工作，國家財政部、國家檔案局于1998年8月發(fā)布了《會計檔案管理辦法》，統(tǒng)一規(guī)定了會計檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀等具體內(nèi)容。
　　1.歸檔。各單位每年形成的會計檔案，應(yīng)由會計機構(gòu)按歸檔的要求,負責整理立卷，裝訂成冊，加具封面、編號，編制會計檔案保管清冊。當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當由會計機構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機構(gòu)的,應(yīng)當在會計機構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。
　　2.存檔。檔案部門對接收的會計檔案，原則上應(yīng)保持原卷冊的封裝,個別需要拆封重新整理的，應(yīng)當會同原會計機構(gòu)和經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責任。
　　3.保管。各單位對會計檔案必須進行科學(xué)管理，做到妥善保管，存放有序，查找方便。嚴格執(zhí)行安全和保密制度，不得隨意堆放,嚴防毀損、散失和泄密。
　　4.使用。保存會計檔案的最終目的是為了利用，因此，必須重視和加強會計檔案的利用工作。各單位保存的會計檔案應(yīng)為本單位服務(wù)，調(diào)閱會計檔案應(yīng)履行登記手續(xù)，一般應(yīng)在檔案室查閱。各單位保存的會計檔案原件不得借出，如有特殊需要，須報經(jīng)上級主管部門批準，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱或復(fù)制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。
　　5.移交。凡關(guān)、停、并、轉(zhuǎn)單位的會計檔案要根據(jù)不同情況，分別編制移交清冊，列明移交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容，移交給上級主管部門或指定的接受單位保管。交接雙方在移交清冊上簽章，會計檔案管理人員變更時，也須按規(guī)定辦理正式交接手續(xù)。
　　6.保管期限。會計檔案的保管期限，分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年五種。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。目前企業(yè)會計檔案的保管期限如表11.3所示。
　　7.銷毀。會計檔案保管期滿，需要銷毀時，須由本單位檔案機構(gòu)會同會計機構(gòu)提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。銷毀會計檔案時應(yīng)由檔案機構(gòu)和會計機構(gòu)共同派員監(jiān)銷。
　　對于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)、債務(wù)的原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，應(yīng)單獨抽出，另行立卷，由檔案部門保管到未了事項完結(jié)時為止。
　　建設(shè)單位在建設(shè)期內(nèi)的會計檔案，不得銷毀。
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鳳夙

CMA、MBA、USCPA

高頓管理會計研究院主任、《CMA中文教材》主編

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