武穴市審計局關(guān)于如何做好審計機關(guān)的檔案工作的講話

　　淺談如何做好審計機關(guān)的檔案工作

　　通過橫向和縱向了解，多數(shù)審計機關(guān)對檔案工作較為重視。但整體而言，對審計業(yè)務(wù)檔案(不論是電子檔案、還是紙質(zhì)檔案)十分重視，對行政公文性檔案就不那么的了。我認為，審計機關(guān)的行政文書檔案和審計業(yè)務(wù)檔案同樣重要，都務(wù)必重視。
　　檔案反映了歷史的真實面貌，反映了一項工作的發(fā)展過程，反映了同一年度所做的工作，反映了同一內(nèi)設(shè)機構(gòu)的情況，反映了一類問題的基本面貌。然而高效率與高質(zhì)量的檔案工作，在工作決策中給我們提供了更多參考和值得借鑒的信息。因此，檔案管理工作人員認真做好檔案收集、整理、管理、利用等各個環(huán)節(jié)的工作十分重要。在這里就紙質(zhì)檔案，淺談幾點如何做好管理工作：
 
　　一、規(guī)范公文處理，把好公文形成關(guān)。檔案一般是完成了文書處理程序，完成了傳達和記述使命而備查的歷史文件。因此公文形成是檔案工作的起點，規(guī)范公文處理，把好公文形成關(guān)，是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)，而公文擬制則是公文形成的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。不同單位的文件擬制部門各不同，有些單位的公文是由辦公室統(tǒng)一擬制的，有的則是由相關(guān)部門起草后交由辦公室負責印發(fā)。由于各職能部門寫作人員的寫作水平、素質(zhì)各不相同，對公文起草工作相關(guān)要求的理解存在差異，導(dǎo)致起草文件的質(zhì)量也就大不一樣。在公文擬制過程中一般存在的問題集中反映在以下幾個方面：
　　1.文種使用不當。主要有請示、報告不分；一文請示多件事情；生造文種或不規(guī)范使用紅頭文件等。
　　2.附件標識比較混亂。有的公文注有附件，但既不在規(guī)定的位置做出標識，也不在附件名稱前標識出具體的序號，行文程序混亂。
　　3.公文主題詞標注不準確，不利于檢索查找。
　　4.數(shù)字使用不規(guī)范等等。上述情況，嚴重影響了公文轉(zhuǎn)化為檔案的立卷和歸檔。
　　因此，作為辦公室一名專門負責公文擬制人員，平時有責任也有義務(wù)對各部門呈送的公文初稿進行規(guī)范處理，依照有關(guān)規(guī)定，全面審核，嚴格核稿，特別是對那些突出表達主題思想的關(guān)鍵字、詞、句等要嚴格把關(guān)，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)盡快與提供初稿的職能部門進行銜接，共同磋商，盡量將各種問題都解決在核稿階段，決不能將問題推給簽發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)定奪，以確保公文的高質(zhì)量、高水平，以及檔案的高質(zhì)量、高水平。
 
　　二、檔案整理工作，從公文的評估分類做起。公文形成后，經(jīng)過一段時間的歸整處理，待文件涉及的事務(wù)辦理完畢，文書人員即可以對公文的保存進行價值評估，根據(jù)公文的類別和重要程度分別進行初步的篩選和整理：6種情形文件不用歸檔：重份文件、普發(fā)性文件、未生效文件、不重要的過程性文件、一般的參考性材料、內(nèi)容已被其他文件包含的文件(但不能立即或隨意銷毀，而是放到別處)；將涉及本單位改革、發(fā)展、穩(wěn)定的大事、要事、新事及代表本單位成就的文件留存下來，以備隨時查閱和調(diào)用。評估工作對文書人員是個嚴峻的挑戰(zhàn)，它要求文書人員有發(fā)展的眼光和敏銳的洞察能力，能夠在數(shù)量眾多、內(nèi)容龐雜的文件中挑選出那些具有保存價值的文件進行歸檔，供日后的工作查考利
　　而要做好此項工作，檔案工作人員可以從以下幾個方面進行：
　　1.要有高度的認識，要實現(xiàn)從公文到檔案的成功轉(zhuǎn)化，就必須重視公文的規(guī)范化管理，實現(xiàn)文秘工作和檔案工作組織制度的真正交融，加強檔案部門對文件管理的超前控制，這樣才能保證檔案的質(zhì)量，減少檔案部門的工作程序和煩瑣的移交手續(xù)，避免重復(fù)立卷，使文書工作流程更加科學(xué)化、合理化。
　　2.要有高度的職業(yè)責任感。檔案工作人員要有較強的職業(yè)悟性，要隨時將“檔案”裝在自己的頭腦里，要有對歷史負責的態(tài)度，使檔案工作平?；Ｒ虼?，務(wù)必要規(guī)范地、科學(xué)地辦理好每一份文件，對每一份文件做出科學(xué)的評估。
　　3.要不斷提高自己的專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)。文秘工作和檔案工作具有較強的專業(yè)性和技術(shù)性。在日常工作中，文秘人員要重視檔案知識的學(xué)習(xí)，加強檔案意識的培養(yǎng)，*4的辦法就是常備一本專業(yè)書籍，《檔案管理學(xué)》、《檔案管理基礎(chǔ)》等，以便需要時查閱，真正做到邊工作，邊學(xué)習(xí)，在工作實踐中逐步提高自己的理論水平。在日常工作中，很多檔案工作人員都兼任秘書工作，因此一定要重視對形成檔案的公文進行科學(xué)地評估歸類。
 
　　三、完善公文材料，做好檔案收集工作。文書部門在公文最初歸檔時要認真檢查形成公文的一系列材料，發(fā)現(xiàn)有附件而未歸檔的要及時催，同一事項有外來文件未按時上交的要跟蹤收回，以避免長時間留在個人手中而遺失。具體可以從以下幾點著手：
　　1.檔案整理工作必須從平時做起。對于上級發(fā)文，做完收文登記后，首先應(yīng)鑒別該文件是否具有保存價值，如果其中一部分隨著現(xiàn)行效用的完成，便失去其保存的社會價值而被淘汰；而另一部分文件，退出現(xiàn)行領(lǐng)域之后，卻具有儲存價值，能使后人通過其載錄進行借鑒和利用，因此應(yīng)按檔案整理規(guī)范要求，用不銹鋼釘子重新裝訂，后進行傳閱，閱辦完畢后，已初步進入歸檔程序，進一步歸整，以備平時查閱。
　　2.檔案整理工作應(yīng)注重細節(jié)。對于本單位自生文件，領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，應(yīng)將形成該文件的所有資料收集齊全，按照從上到下，依次為正式文件、簽發(fā)文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整，并統(tǒng)一裝訂成冊，初步完成“件”，由零散“頁”到集中歸整為“件”，到正式整理時裝盒為“卷”。初步做好檔案入庫前的各項準備工作。
 
　　四、善于交流，接受新信息，達到資源共享。檔案管理工作人員在檔案工作中要不斷總結(jié)自己的工作經(jīng)驗，對遇到的困難要多請教上級檔案主管部門，不能憑主觀臆斷文檔的歸檔價值，一定要結(jié)合本單位的職業(yè)特色，創(chuàng)造性地使用歸檔方法進行歸檔。同時檔案工作人員必須強化責任意識，樹立精品意識，培育職業(yè)意識。不斷接受新信息，擴大知識視野，提高自己的鑒別能力，充分利用各種媒體和機會，主動向用戶推薦和宣傳自己編纂的各種檔案史料匯編和參考資料，如大事記、組織嚴格、專題概要、統(tǒng)計數(shù)字匯集、會議簡介等，從而達到資源共享的目的。（武穴市審計局  查國 卜健 陸非）
 
　　消息來源：中國內(nèi)部審計協(xié)會

 
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