*9章會(huì)計(jì)電算化概述
1．會(huì)計(jì)電算化有狹義和廣義之分。狹義的會(huì)計(jì)電算化是指以電子計(jì)算機(jī)為主體的電子信息技術(shù)在會(huì)計(jì)工作中的應(yīng)用；廣義的會(huì)計(jì)電算化是指與實(shí)現(xiàn)電算化有關(guān)的所有工作，包括會(huì)計(jì)軟件的開發(fā)應(yīng)用及其軟件市場的培育、會(huì)計(jì)電算化人才的培訓(xùn)、會(huì)計(jì)電算化的宏觀規(guī)劃和管理、會(huì)計(jì)電算化制度建設(shè)等。
2．會(huì)計(jì)信息化是指企業(yè)利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等現(xiàn)代信息技術(shù)手段開展會(huì)計(jì)核算，以及利用上述技術(shù)手段將會(huì)計(jì)核算與其他經(jīng)營管理活動(dòng)有機(jī)結(jié)合的過程。
相對于會(huì)計(jì)電算化而言，會(huì)計(jì)信息化是一次質(zhì)的飛躍。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和現(xiàn)代通信為主的信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，推動(dòng)建立了計(jì)算機(jī)技術(shù)與會(huì)計(jì)高度融合的、開放的現(xiàn)代會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)。
會(huì)計(jì)信息已經(jīng)成為一種重要的管理信息資源?，F(xiàn)代信息技術(shù)手段能夠?qū)崟r(shí)便捷地獲取、加工、傳遞、存儲(chǔ)和應(yīng)用會(huì)計(jì)信息，為企業(yè)經(jīng)營管理、控制決策和經(jīng)濟(jì)運(yùn)行提供充足、實(shí)時(shí)、全方位的信息。
3．會(huì)計(jì)軟件是專門用于會(huì)計(jì)核算、財(cái)務(wù)管理的計(jì)算機(jī)軟件、軟件系統(tǒng)及其功能模塊，包括一組指揮計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算與管理工作的程序、存儲(chǔ)數(shù)據(jù)以及有關(guān)資料。例如，會(huì)計(jì)軟件中的賬務(wù)處理模塊，不僅包括指揮計(jì)算機(jī)進(jìn)行賬務(wù)處理的程序、基本數(shù)據(jù)(會(huì)計(jì)科目、憑證等)，而且包括軟件使用手冊等有關(guān)技術(shù)資料，用以指導(dǎo)使用人員進(jìn)行賬務(wù)處理操作。
會(huì)計(jì)軟件通常具有以下主要功能：
(1)為會(huì)計(jì)核算、財(cái)務(wù)管理直接提供數(shù)據(jù)輸入。
(2)生成憑證、賬簿、報(bào)表等會(huì)計(jì)資料。
(3)對會(huì)計(jì)資料進(jìn)行轉(zhuǎn)換、輸出、分析、利用。
4．會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)(Accounting Information System，AIS)，是指利用信息技術(shù)對會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行采集、存儲(chǔ)和處理，完成會(huì)計(jì)核算任務(wù)，并提供會(huì)計(jì)管理、分析與決策相關(guān)會(huì)計(jì)信息的系統(tǒng)，其實(shí)質(zhì)是將會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為會(huì)計(jì)信息的系統(tǒng)，是企業(yè)管理信息系統(tǒng)的一個(gè)重要子系統(tǒng)。會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)根據(jù)信息技術(shù)的影響程度可劃分為手工會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)、傳統(tǒng)自動(dòng)化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)、現(xiàn)代會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)；根據(jù)其功能和管理層次的高低，可以分為會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)、會(huì)計(jì)管理系統(tǒng)和會(huì)計(jì)決策支持系統(tǒng)。
5．ERP(Enterprise Resource Planning的簡稱，譯為“企業(yè)資源計(jì)劃”)，是指利用信息技術(shù)，一方面將企業(yè)內(nèi)部所有資源整合在一起，對開發(fā)設(shè)計(jì)、采購、生產(chǎn)、成本、庫存、分銷、運(yùn)輸、財(cái)務(wù)、人力資源、品質(zhì)管理進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃；另一方面將企業(yè)與其外部的供應(yīng)商、客戶等市場要素有機(jī)結(jié)合，實(shí)現(xiàn)對企業(yè)的物資資源(物流)、人力資源(人流)、財(cái)務(wù)資源(財(cái)流)和信息資源(信息流)等資源進(jìn)行一體化管理(即“四流一體化”或“四流合一”)，其核心思想是供應(yīng)鏈管理，強(qiáng)調(diào)對整個(gè)供應(yīng)鏈的有效管理，提高企業(yè)配置和使用資源的效率。
ERP系統(tǒng)通過利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)部甚至企業(yè)間的業(yè)務(wù)集成，在實(shí)現(xiàn)高效、實(shí)時(shí)地共享企業(yè)事務(wù)處理系統(tǒng)間數(shù)據(jù)和資源的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)應(yīng)用間的協(xié)同工作，并將一個(gè)個(gè)孤立的應(yīng)用集成起來，形成一個(gè)協(xié)調(diào)的企業(yè)信息和管理系統(tǒng)。在功能層次上，ERP除了最核心的財(cái)務(wù)、分銷和生產(chǎn)管理等管理功能以外，還集成了人力資源、質(zhì)量管理、決策支持等企業(yè)其他管理功能。會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)已經(jīng)成為ERP系統(tǒng)的一個(gè)子系統(tǒng)。
6．XBRL以互聯(lián)網(wǎng)和跨平臺(tái)操作為基礎(chǔ)，專門用于財(cái)務(wù)報(bào)告編制、披露和使用，用于非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)尤其是財(cái)務(wù)信息的集成、交換和*5化利用，通過對數(shù)據(jù)統(tǒng)一進(jìn)行特定的識(shí)別和分類，使數(shù)據(jù)能夠直接為使用者或其他軟件所讀取和進(jìn)一步處理，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的一次錄入、多次使用和信息共享的效果。
XBRL的主要作用在于將財(cái)務(wù)和商業(yè)數(shù)據(jù)電子化，促進(jìn)了財(cái)務(wù)和商業(yè)信息的顯示、分析和傳遞。XBRL通過定義統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)定了企業(yè)報(bào)告信息的表達(dá)方法。會(huì)計(jì)信息生產(chǎn)者和使用者可以通過XBRL，在互聯(lián)網(wǎng)上有效處理各種信息，并且迅速將信息轉(zhuǎn)化成各種形式的文件。
企業(yè)應(yīng)用XBRL的優(yōu)勢主要有：
(1)能夠提供更精確的財(cái)務(wù)報(bào)告與更具可信度和相關(guān)性的信息；
(2)能夠降低數(shù)據(jù)采集成本，提高數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)及交換效率；
(3)能夠幫助數(shù)據(jù)使用者更快捷方便地調(diào)用、讀取和分析數(shù)據(jù)；
(4)能夠使財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)具有更廣泛的可比性；
(5)能夠增加資料在未來的可讀性與可維護(hù)性；
(6)能夠適應(yīng)變化的會(huì)計(jì)準(zhǔn)則制度的要求。
我國的XBRL發(fā)展始于證券領(lǐng)域。
7．會(huì)計(jì)電算化具有以下特征：
(1)人機(jī)結(jié)合。在會(huì)計(jì)電算化方式下，會(huì)計(jì)人員填制電子會(huì)計(jì)憑證并審核后，執(zhí)行“記賬”功能，計(jì)算機(jī)將根據(jù)程序和指令在極短的時(shí)間內(nèi)自動(dòng)完成會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的分類、匯總、計(jì)算、傳遞及報(bào)告等工作。
(2)會(huì)計(jì)核算自動(dòng)化、集中化。在會(huì)計(jì)電算化方式下，試算平衡、登記賬簿等以往依靠人工完成的工作，都由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成，大大減輕了會(huì)計(jì)人員的工作負(fù)擔(dān)，提高了工作效率。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)在會(huì)計(jì)電算化中的廣泛應(yīng)用，使得企業(yè)能將分散的數(shù)據(jù)統(tǒng)一匯總到會(huì)計(jì)軟件中進(jìn)行集中處理，既提高了數(shù)據(jù)匯總的速度，又增強(qiáng)了企業(yè)集中管控的能力。
(3)數(shù)據(jù)處理及時(shí)準(zhǔn)確。利用計(jì)算機(jī)處理會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，可以在較短的時(shí)間內(nèi)完成會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的分類、匯總、計(jì)算、傳遞和報(bào)告等工作。得益于計(jì)算機(jī)的運(yùn)算優(yōu)勢，使會(huì)計(jì)處理流程更為簡便，核算結(jié)果更為精確。此外，在會(huì)計(jì)電算化方式下，會(huì)計(jì)軟件運(yùn)用適當(dāng)?shù)奶幚沓绦蚝瓦壿嬁刂?，能夠避免在手工?huì)計(jì)處理方式下出現(xiàn)的一些錯(cuò)誤。
(4)內(nèi)部控制多樣化。在會(huì)計(jì)電算化方式下，與會(huì)計(jì)工作相關(guān)的內(nèi)部控制制度也將發(fā)生明顯的變化。內(nèi)部控制由過去的純粹人工控制發(fā)展成為人工與計(jì)算機(jī)相結(jié)合的控制形式，一部分控制措施融入會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)，使得會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下人工控制和軟件控制并存，內(nèi)部控制的內(nèi)容更加豐富，范圍更加廣泛，要求更加嚴(yán)格，實(shí)施更加有效。
8．企業(yè)配備會(huì)計(jì)軟件的方式主要有購買、定制開發(fā)、購買與開發(fā)相結(jié)合等方式。
其中，定制開發(fā)包括企業(yè)自行開發(fā)、委托外部單位開發(fā)、企業(yè)與外部單位聯(lián)合開發(fā)三種具體開發(fā)方式。
(1)通用會(huì)計(jì)軟件是指軟件公司為會(huì)計(jì)工作而專門設(shè)計(jì)開發(fā)，并以產(chǎn)品形式投入市場的應(yīng)用軟件。企業(yè)作為用戶，付款購買即可獲得軟件的使用、維護(hù)、升級(jí)以及人員培訓(xùn)等服務(wù)。
采用這種方式的優(yōu)點(diǎn)主要有：①企業(yè)投入少，見效快，實(shí)現(xiàn)信息化的過程簡單；②會(huì)計(jì)軟件公司集中了計(jì)算機(jī)專業(yè)技術(shù)人員和會(huì)計(jì)專業(yè)人員，由他們共同研發(fā)的會(huì)計(jì)軟件性能穩(wěn)定，質(zhì)量可靠，運(yùn)行效率高，能夠滿足企業(yè)的大部分需求；③軟件的維護(hù)和升級(jí)由軟件公司負(fù)責(zé)，企業(yè)在使用過程中遇到問題可以向軟件公司求助，能夠大大減輕維護(hù)軟件的負(fù)擔(dān)；④商品化軟件安全保密性強(qiáng)，用戶只能執(zhí)行軟件功能，不能訪問和修改源程序，軟件不易被惡意修改，安全性高。
采用這種方式的缺點(diǎn)主要有：①軟件的針對性不強(qiáng)，通常針對一般用戶設(shè)計(jì)，如果企業(yè)有較為特殊的業(yè)務(wù)或流程，通用軟件可能沒有對應(yīng)的功能模塊，即便有對應(yīng)的功能模塊，也可能難以適應(yīng)企業(yè)自身的處理流程或方式；②軟件功能設(shè)置過于復(fù)雜，常常設(shè)置了較多的業(yè)務(wù)處理方法和參數(shù)配置選項(xiàng)，業(yè)務(wù)流程簡單的企業(yè)可能感到通用會(huì)計(jì)軟件過于復(fù)雜，不易操作。
(2)自行開發(fā)是指企業(yè)自行組織人員進(jìn)行會(huì)計(jì)軟件開發(fā)。
采用這種方式的優(yōu)點(diǎn)主要有：①企業(yè)能夠在充分考慮自身生產(chǎn)經(jīng)營特點(diǎn)和管理要求的基礎(chǔ)上，設(shè)計(jì)最有針對性和適用性的會(huì)計(jì)軟件，避免了通用軟件在功能上與企業(yè)需求不能完全匹配的不足；②會(huì)計(jì)軟件在出現(xiàn)問題或需要改進(jìn)時(shí)，由于企業(yè)內(nèi)部員工對系統(tǒng)充分了解，企業(yè)能夠快速反應(yīng)，及時(shí)高效地糾錯(cuò)和調(diào)整，保證系統(tǒng)使用的流暢性。
采用這種方式的缺點(diǎn)主要有：①系統(tǒng)開發(fā)要求高、周期長、成本高，系統(tǒng)開發(fā)完成后，還需要較長時(shí)間的試運(yùn)行；②自行開發(fā)軟件系統(tǒng)需要大量的計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，普通企業(yè)難以維持一支穩(wěn)定的高素質(zhì)軟件人才隊(duì)伍。
(3)企業(yè)與外部單位聯(lián)合開發(fā)是指企業(yè)聯(lián)合外部單位進(jìn)行軟件開發(fā)，由本單位財(cái)務(wù)部門和網(wǎng)絡(luò)信息部門進(jìn)行系統(tǒng)分析，外單位負(fù)責(zé)系統(tǒng)設(shè)計(jì)和程序開發(fā)工作，開發(fā)完成后，對系統(tǒng)的重大修改由網(wǎng)絡(luò)信息部門負(fù)責(zé)，日常維護(hù)工作由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)。
采用這種方式的優(yōu)點(diǎn)主要有：①開發(fā)工作既考慮了企業(yè)的自身需求，又利用了外單位的軟件開發(fā)力量，開發(fā)的系統(tǒng)質(zhì)量較高；②企業(yè)內(nèi)部人員參與開發(fā)，對系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)和流程較熟悉，有利于企業(yè)日后進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)和升級(jí)。
采用這種方式的缺點(diǎn)主要有：①軟件開發(fā)工作需要外部技術(shù)人員與內(nèi)部技術(shù)人員、會(huì)計(jì)人員充分溝通，系統(tǒng)開發(fā)的周期較長；②企業(yè)支付給外單位的開發(fā)費(fèi)用相對較高。
9．完整的會(huì)計(jì)軟件的功能模塊包括賬務(wù)處理模塊，固定資產(chǎn)管理模塊，工資管理模塊，應(yīng)收、應(yīng)付管理模塊，成本管理模塊，報(bào)表管理模塊，存貨核算模塊，財(cái)務(wù)分析模塊，預(yù)算管理模塊，項(xiàng)目管理模塊，其他管理模塊。
10．會(huì)計(jì)軟件是由各功能模塊共同組成的有機(jī)整體，為實(shí)現(xiàn)相應(yīng)功能，相關(guān)模塊之間相互依賴，互通數(shù)據(jù)。
11．會(huì)計(jì)軟件和服務(wù)的規(guī)范：
會(huì)計(jì)軟件的界面應(yīng)當(dāng)使用中文并且提供對中文處理的支持，可以同時(shí)提供外國或者少數(shù)民族文字界面對照和處理支持。
會(huì)計(jì)軟件應(yīng)當(dāng)提供符合國家統(tǒng)一會(huì)計(jì)準(zhǔn)則制度的會(huì)計(jì)科目分類和編碼功能。
會(huì)計(jì)軟件應(yīng)當(dāng)提供不可逆的記賬功能，確保對同類已記賬憑證的連續(xù)編號(hào)，不得提供對已記賬憑證的刪除和插入功能，不得提供對已記賬憑證日期、金額、科目和操作人的修改功能。
12．企業(yè)會(huì)計(jì)信息化的工作規(guī)范：
大型企業(yè)、企業(yè)集團(tuán)開展會(huì)計(jì)信息化工作，應(yīng)當(dāng)注重整體規(guī)劃，統(tǒng)一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、編碼規(guī)則
和系統(tǒng)參數(shù)，實(shí)現(xiàn)各系統(tǒng)的有機(jī)整合，消除信息孤島。
企業(yè)應(yīng)當(dāng)促進(jìn)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)與業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的一體化，通過業(yè)務(wù)的處理直接驅(qū)動(dòng)會(huì)計(jì)記賬，減少人工操作，提高業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的一致性，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部信息資源共享。
企業(yè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)服務(wù)器的部署應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)規(guī)定。數(shù)據(jù)服務(wù)器部署在境外的，應(yīng)當(dāng)在境內(nèi)保存會(huì)計(jì)資料備份，備份頻率不得低于每月一次。境內(nèi)備份的會(huì)計(jì)資料應(yīng)當(dāng)能夠在境外服務(wù)器不能正常工作時(shí)，獨(dú)立滿足企業(yè)開展會(huì)計(jì)工作的需要以及外部會(huì)計(jì)監(jiān)督的需要。
13．企業(yè)內(nèi)部生成的會(huì)計(jì)憑證、賬簿和輔助性會(huì)計(jì)資料，同時(shí)滿足下列條件的，可以不輸出紙面資料：
(1)所記載的事項(xiàng)屬于本企業(yè)重復(fù)發(fā)生的日常業(yè)務(wù)；
(2)由企業(yè)信息系統(tǒng)自動(dòng)生成；
(3)可及時(shí)在企業(yè)信息系統(tǒng)中以人類可讀形式查詢和輸出；
(4)企業(yè)信息系統(tǒng)具有防止相關(guān)數(shù)據(jù)被篡改的有效機(jī)制；
(5)企業(yè)對相關(guān)數(shù)據(jù)建立了電子備份制度，能有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響；
(6)企業(yè)對電子和紙面會(huì)計(jì)資料建立了完善的索引體系。
14．企業(yè)獲得的需要外部單位或者個(gè)人證明的原始憑證和其他會(huì)計(jì)資料，同時(shí)滿足下列條件的，可以不輸出紙面資料：
(1)會(huì)計(jì)資料附有外部單位或者個(gè)人的、符合《中華人民共和國電子簽名法》的可靠的電子簽名；
(2)電子簽名經(jīng)符合《中華人民共和國電子簽名法》的第三方認(rèn)證；
(3)所記載的事項(xiàng)屬于本企業(yè)重復(fù)發(fā)生的日常業(yè)務(wù)；
(4)可及時(shí)在企業(yè)信息系統(tǒng)中以人類可讀形式查詢和輸出；
(5)企業(yè)對相關(guān)數(shù)據(jù)建立了電子備份制度，能有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響；
(6)企業(yè)對電子和紙面會(huì)計(jì)資料建立了完善的索引體系。
15．會(huì)計(jì)信息化的監(jiān)督管理：
(1)企業(yè)使用會(huì)計(jì)軟件不符合《企業(yè)會(huì)計(jì)信息化工作規(guī)范》要求的，由財(cái)政部門責(zé)令限期改正。限期不改的，財(cái)政部門應(yīng)當(dāng)予以公示，并將有關(guān)情況通報(bào)同級(jí)相關(guān)部門或其派出機(jī)構(gòu)。
(2)財(cái)政部采取組織同行評議，向用戶企業(yè)征求意見等方式對軟件供應(yīng)商提供的會(huì)計(jì)軟件遵循《規(guī)范》的情況進(jìn)行檢查。省、自治區(qū)、直轄市人民政府財(cái)政部門發(fā)現(xiàn)會(huì)計(jì)軟件不符合《規(guī)范》的，應(yīng)當(dāng)將有關(guān)情況報(bào)財(cái)政部。
任何單位和個(gè)人發(fā)現(xiàn)會(huì)計(jì)軟件不符合《規(guī)范》的，有權(quán)向所在地省、自治區(qū)、直轄市人民政府財(cái)政部門反映，財(cái)政部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)反映開展調(diào)查，發(fā)現(xiàn)會(huì)計(jì)軟件不符合《規(guī)范》的，應(yīng)當(dāng)將有關(guān)情況報(bào)財(cái)政部。
(3)軟件供應(yīng)商提供的會(huì)計(jì)軟件不符合《規(guī)范》的，財(cái)政部可以約談該供應(yīng)商主要負(fù)責(zé)人，責(zé)令限期改正。限期內(nèi)未改正的，由財(cái)政部予以公示，并將有關(guān)情況通報(bào)相關(guān)部門。