會計從業(yè)


  五、會計檔案
  (一)會計檔案的種類(★單選、多選)
  1.會計憑證類:原始憑證、記賬憑證、匯總憑證,其他會計憑證。
  2.會計賬簿類:總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿,其他會計賬簿。
  3.財務(wù)報告類:月度、季度、年度財務(wù)報告,包括會計報表、附表、附注及文字說明,其他財務(wù)報告。
  4.其他類:銀行存款余額調(diào)節(jié)表,銀行對賬單,應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料,會計檔案移交清冊,會計檔案保管清冊,會計檔案銷毀清冊。
  【注意】各單位的財務(wù)預(yù)算、計劃、制度等文件材料屬于文書檔案,不屬于會計檔案。
 
  【例題·多選題】下列各項(xiàng)中,屬于會計檔案的有(    )。
  A.購貨發(fā)票
  B.應(yīng)收賬款明細(xì)賬
  C.資產(chǎn)負(fù)債表
  D.銀行存款余額調(diào)節(jié)表
  【答案】:ABCD
  【解析】:本題考核會計檔案的范圍和種類。根據(jù)《會計檔案管理辦法》的規(guī)定,會計檔案包括會計憑證類、會計賬簿類、財務(wù)報告類及其他類。購貨發(fā)票屬于原始憑證,應(yīng)收賬款明細(xì)賬屬于會計賬簿,資產(chǎn)負(fù)債表屬于會計報表,而銀行存款余額調(diào)節(jié)表屬于其他類會計檔案。
 
  【例題·多選題】下列各項(xiàng)中,不屬于會計檔案的為(    )。
  A.會計檔案移交清冊
  B.銀行對賬單
  C.工商營業(yè)執(zhí)照
  D.年度工作計劃
  【答案】:CD
  【解析】:工商營業(yè)執(zhí)照屬于營業(yè)證照,年度工作計劃屬于文書檔案,二者均不屬于會計檔案。
 
  (二)會計檔案的指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查部門
  各級人民政府財政部門和檔案行政管理部門共同負(fù)責(zé)會計檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。
 
  (三)會計檔案管理的要求(★多選)
  1.各單位每年形成的會計檔案,應(yīng)當(dāng)由會計機(jī)構(gòu)按照歸檔要求,負(fù)責(zé)整理立卷,裝訂成冊,編制會計檔案保管清冊。
  【注意】不是檔案機(jī)構(gòu)編。
  2.當(dāng)年形成的會計檔案,在會計年度終了后,可暫由會計機(jī)構(gòu)保管一年,期滿之后,應(yīng)當(dāng)由會計機(jī)構(gòu)編制移交清冊,移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管;未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的,應(yīng)當(dāng)在會計機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。
  3.移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會計檔案,原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的,檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)會同會計機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理,以分清責(zé)任。
  4.各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要,經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),可以提供查閱或者復(fù)制,并辦理登記手續(xù)。
  【鏈接】原始憑證的保管:原始憑證不得外借,其他單位如因特殊原因需要使用原始憑證時,經(jīng)本單位會計機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人(會計主管人員)批準(zhǔn),可以復(fù)制。
  5.采用電子計算機(jī)進(jìn)行會計核算的單位,應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計檔案。
 
  【例題·單選題】其他單位因特殊原因需要使用會計檔案時,經(jīng)本單位(    )批準(zhǔn),可以復(fù)制。
  A.會計機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人
  B.總會計師
  C.檔案部門負(fù)責(zé)人
  D.負(fù)責(zé)人
  【答案】:D
  【解析】:會計檔案需經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)可以復(fù)制。
 
  (四)會計檔案保管的期限
  會計檔案保管期限分為永久和定期兩類。
  定期保管期限分為3年、5年、l0年、l5年和25年5類。
  保管期限從會計年度終了后第一天算起。
 
  【例題·單選題】會計檔案保管期限分為永久和定期兩類,定期保管會計檔案的最長期限是(    )。
  A.10年
  B.15年
  C.25年
  D.永久保管
  【答案】:C
  【解析】:定期保管期限分為3年、5年、10年、15年和25年5類。
 
  【例題·判斷題】會計檔案保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年。(    )
  【答案】:×
  【解析】:會計檔案保管期限分為永久和定期,定期保管會計檔案期限分為3年、5年、10年、15年、25年。
 
  (五)會計檔案的銷毀(★★)
  會計檔案保管期滿需要銷毀的,可以按照規(guī)定程序予以銷毀。
  1.編制會計檔案銷毀清冊
  單位負(fù)責(zé)人對所要銷毀的會計檔案進(jìn)行復(fù)核后在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。
  2.專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷
  (1)銷毀會計檔案時,應(yīng)當(dāng)由單位的檔案機(jī)構(gòu)和會計機(jī)構(gòu)共同派人監(jiān)銷;
  (2)國家機(jī)關(guān)銷毀會計檔案時,還應(yīng)當(dāng)有同級財政、審計部門派人監(jiān)銷;
  (3)各級財政部門銷毀會計檔案時,應(yīng)當(dāng)由同級審計部門派人監(jiān)銷。
  【注意】銷毀后,監(jiān)銷人應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽章,并將監(jiān)銷情況向本單位負(fù)責(zé)人報告。
  3.不得銷毀的會計檔案(多)
  (1)對于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證,不得銷毀,而應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷,保管到未了事項(xiàng)完畢時為止。
  (2)正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位,其保管期滿的會計檔案也不得銷毀。
 
  【例題·多選題】某企業(yè)擬銷毀一批保管期滿的會計檔案,其中包括兩張未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證,主管會計工作的副廠長在會計檔案銷毀清冊上簽署銷毀意見后,由該企業(yè)的檔案管理部門負(fù)責(zé)對該批會計檔案進(jìn)行銷毀,銷毀后遂向單位負(fù)責(zé)人報告。請問下列各項(xiàng)中,屬于該企業(yè)在檔案銷毀過程中錯誤做法的有(    )。
  A.銷毀了會計檔案中未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證
  B.銷毀會計檔案由副廠長在銷毀清冊上簽署意見
  C.會計檔案的銷毀由檔案管理部門負(fù)責(zé)
  D.會計檔案銷毀后向單位負(fù)責(zé)人報告
  【答案】:ABC
  【解析】:根據(jù)《會計檔案管理辦法》的規(guī)定,未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證不得銷毀,應(yīng)抽出單獨(dú)裝訂,待未了事項(xiàng)結(jié)清后才能銷毀。銷毀會計檔案應(yīng)當(dāng)由單位負(fù)責(zé)人簽署意見,副廠長不是單位負(fù)責(zé)人,因此無權(quán)簽署意見。對于一般企業(yè)、事業(yè)單位和組織,銷毀會計檔案時,應(yīng)當(dāng)由單位檔案機(jī)構(gòu)和會計機(jī)構(gòu)雙方共同派員監(jiān)銷,而不是僅僅由檔案管理機(jī)構(gòu)一方進(jìn)行銷毀;銷毀后,應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章,并及時將監(jiān)銷情況向本單位負(fù)責(zé)人報告。
 
  【例題·多選題】下列關(guān)于會計檔案的表述中,符合《會計檔案管理辦法》規(guī)定的有(    )。
  A.單位會計檔案經(jīng)本單位會計機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后可以對外提供查詢
  B.單位會計檔案銷毀后單位負(fù)責(zé)人應(yīng)在會計檔案銷毀清冊上簽署意見
  C.保管期滿但未結(jié)清債權(quán)債務(wù)的原始憑證,不得銷毀
  D.正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位,其保管期滿的會計檔案不得銷毀
  【答案】:CD
  【解析】:單位會計檔案經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后可以對外提供查詢;單位會計檔案銷毀前單位負(fù)責(zé)人應(yīng)在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

《財經(jīng)法規(guī)》第章重點(diǎn)知識點(diǎn)(3.1)
《財經(jīng)法規(guī)》第章重點(diǎn)知識點(diǎn)(3.2)
《財經(jīng)法規(guī)》第章重點(diǎn)知識點(diǎn)(3.3)
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