采購材料入庫有磅差怎么辦？

購貨方往往會按照發(fā)票數(shù)量填寫入庫單，同時倉庫保管人員對此差異做好備查賬登記，待盤點時可做盤盈處理。

采購材料入庫時，庫管人員、采購人員、財務(wù)人員對材料數(shù)量(件數(shù)、重量、長度等)的核對涉及三個方面：合同數(shù)量、發(fā)票數(shù)量、驗收數(shù)量。理論上，這三個數(shù)量應(yīng)當(dāng)一致。但實際中因各種原因經(jīng)常會出現(xiàn)不一致的情況，甚至這三個數(shù)量互不相同。這就是制造型企業(yè)購入原材料驗收時經(jīng)常出現(xiàn)的“磅差”問題。針對磅差，會計賬務(wù)應(yīng)當(dāng)如何處理，本文將分不同情況進行詳細探討。

如無特殊情況，供貨方交付商品時，開具發(fā)票的數(shù)量(以下簡稱“發(fā)票數(shù)量”)應(yīng)與簽署的合同數(shù)量相等。移交商品時，若實際驗收入庫的數(shù)量(以下簡稱“驗收數(shù)量”)大于發(fā)票數(shù)量且供貨方不知情，無論差異多大，購貨方通常不會主動告知供貨方。此時購貨方往往會按照發(fā)票數(shù)量填寫入庫單，同時倉庫保管人員對此差異做好備查賬登記，待盤點時可做盤盈處理。

若實際驗收數(shù)量大于發(fā)票數(shù)量且供貨方已知情，則根據(jù)驗收數(shù)量與合同數(shù)量、發(fā)票數(shù)量間的差異大小進行處理：若差異較大且超過合同約定的差異范圍，采購人員需及時通知需求部門，決定是退掉多余部分還是接收差異部分。如擬接受多余部分，則經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后辦理合同變更，同時要求供貨方補開差異部分的發(fā)票，最終財務(wù)部門按照實際數(shù)量與供貨方進行結(jié)算;若決定退掉多余部分，則直接退回，并按合同數(shù)量、金額進行結(jié)算，以免造成資金占壓。

驗收數(shù)量與發(fā)票數(shù)量差異較小時，在供貨方不額外要求增加貨款的情況下，可遵循以下三種處理方式：①材料入庫單上的數(shù)量與實際入庫數(shù)量保持一致，總金額與發(fā)票保持一致，攤低采購單價。此方法等于將合理溢余攤?cè)氩牧蠁蝺r中，優(yōu)點為倉庫賬、財務(wù)賬與實際一致，實際操作時適用于誤差為稱重物資重量的5‰以內(nèi)的情況。②材料入庫單上的數(shù)量、金額與發(fā)票數(shù)量、金額保持一致，同時倉庫需將差異登記做備查賬，并按照該材料領(lǐng)用數(shù)量及次數(shù)，分次分?jǐn)傆嬋敫髋晤I(lǐng)料中。此方法較為合理，對于單價較高且到貨量較大的材料，不會因為將差異一次性領(lǐng)出而影響當(dāng)月產(chǎn)品成本，但操作流程較為復(fù)雜，在實際操作中不易實現(xiàn)。③材料入庫單上的數(shù)量、金額與發(fā)票數(shù)量、金額保持一致，同時在材料入庫當(dāng)月由采購人員申請?zhí)顚懖牧铣鰩靻?，?jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，將差異一次性領(lǐng)出。月底財務(wù)將合理損耗(溢余)的出庫單匯總，計入制造費用進行攤銷。此方法操作性較強，在實際中使用較多。

一般以發(fā)票數(shù)量的5‰為基準(zhǔn)，根據(jù)合同數(shù)量與驗收數(shù)量差異大小不同，可分為兩種情況。一種情況是合同(發(fā)票)數(shù)量大于驗收數(shù)量，幅度超過發(fā)票數(shù)量的5‰，此時采購人員需根據(jù)簽訂合同時與供應(yīng)商約定的結(jié)算方式(如多退少補)、交貨地以及結(jié)算要求，及時與供應(yīng)商進行協(xié)商，并以協(xié)商后的材料數(shù)量、價格開具發(fā)票。另外，也有一些公司與供應(yīng)商選擇與第三方單位簽訂合同，過磅時，以第三方單位確認(rèn)的數(shù)量作為材料入庫的數(shù)量，并開具發(fā)票，此方式避免了與供應(yīng)商發(fā)生扯皮現(xiàn)象，流程上雖處理簡單，但成本較高。

第二種情況是差異幅度小于發(fā)票數(shù)量的5‰，此差異幅度屬于合理損耗范圍，此時有三種處理方式可供選擇：①材料入庫單上的數(shù)量與實際入庫數(shù)量保持一致，總金額與發(fā)票保持一致，攤高材料單價。此方法將合理損耗攤?cè)氩牧蠁蝺r中，優(yōu)點為倉庫賬、財務(wù)賬與實際一致，適用于合理誤差為稱重物資重量的千分之一以內(nèi)的情況。若超出此范圍則易導(dǎo)致財務(wù)記賬不嚴(yán)謹(jǐn)，且具有稅務(wù)檢查風(fēng)險，必要時需將差異部分的進項稅額轉(zhuǎn)出。②材料入庫單上的數(shù)量、金額與發(fā)票數(shù)量、金額保持一致，同時倉庫需將差異做備查賬，并按照該材料領(lǐng)用數(shù)量及次數(shù)，分次分?jǐn)傆嬋敫髋晤I(lǐng)料中。此方法較為合理，對于單價較高且到貨量較大的材料，不會因為將差異一次性領(lǐng)出而影響當(dāng)月產(chǎn)品成本，但是流程較為復(fù)雜，在實際操作中不易實現(xiàn)。③材料入庫單上的數(shù)量、金額與發(fā)票數(shù)量、金額保持一致，在材料入庫當(dāng)月需由采購人員申請?zhí)顚懖牧铣鰩靻?，?jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后，將差異一次性領(lǐng)出。月底財務(wù)部門將合理損耗的出庫單匯總，計入制造費用進行攤銷，同時按年匯總各家供應(yīng)商本年“缺斤少兩”的數(shù)量及金額，可作為選擇供應(yīng)商依據(jù)之一。此方法操作性較強，在實際中使用較為普遍。

*9種情況：合同數(shù)量>發(fā)票數(shù)量﹦驗收數(shù)量。

合同數(shù)量與發(fā)票數(shù)量不一致的情形較少發(fā)生，采購特殊定制材料或不易截取的材料時可能出現(xiàn)。此時若發(fā)票數(shù)量與驗收數(shù)量一致，但合同數(shù)量大于發(fā)票數(shù)量，根據(jù)差異大小有兩種處理方式：①若差異較小，且差異不足以影響公司生產(chǎn)，則辦理合同變更，并按照實際到貨數(shù)量、金額進行結(jié)算。②若驗收數(shù)量小于合同數(shù)量且差額較大，且可能影響公司生產(chǎn)，采購人員需及時與供應(yīng)商聯(lián)系，同時知會需求部門，研究是否有必要補發(fā)合同數(shù)量與驗收數(shù)量差異部分，如分析后認(rèn)為少發(fā)貨的數(shù)量可能影響公司生產(chǎn)進度，則要求供貨方盡快辦理補發(fā)貨。如已到貨數(shù)量滿足現(xiàn)階段情況，則可按照實際驗收數(shù)量、金額進行結(jié)算，同時辦理合同變更。

若是合同數(shù)量小于發(fā)票數(shù)量，而發(fā)票數(shù)量與驗收數(shù)量一致，此時也有兩種處理方式：①比較合同數(shù)量、金額與發(fā)票數(shù)量、金額的差異，如差異較小且在合同規(guī)定范圍之內(nèi)，可協(xié)商辦理合同變更，并按照實際到貨數(shù)量、金額進行結(jié)算。②若實際到貨數(shù)量大于合同數(shù)量且超出合同約定范圍時，需及時與需求部門聯(lián)系，確認(rèn)是否可接收超過合同數(shù)量部分的材料，若經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)審批后接收，則按照材料實際驗收數(shù)量辦理合同變更，并完成結(jié)算;若經(jīng)分析后，超出合同部分?jǐn)?shù)量公司暫用不了，則盡快辦理退貨，避免形成呆料或賬齡較長的存貨，造成資金占壓。

若合同數(shù)量與發(fā)票數(shù)量以及實際驗收數(shù)量均不相同，則需先聯(lián)系供應(yīng)商，再比較實際驗收數(shù)量與發(fā)票數(shù)量、合同數(shù)量的差異，根據(jù)情況選擇處理方式：

①若驗收數(shù)量大于發(fā)票數(shù)量，且差異部分在公司可接受范圍之內(nèi)，則根據(jù)實際驗收數(shù)量，補開具發(fā)票，同時辦理合同變更;②數(shù)量差異較小時，可與供應(yīng)商進行談判協(xié)商，將差異部分作為商業(yè)折扣，視同獲取相應(yīng)優(yōu)惠，同時流程上只需辦理合同變更。若供應(yīng)商有較強競爭優(yōu)勢且打算長期合作，此時可與其進行協(xié)商，按照發(fā)票數(shù)量辦理材料驗收入庫，同時將合同變更為與發(fā)票數(shù)量、金額一致，待下次采購時將差異部分計入新的合同;③若此次采購為“一錘子買賣”，則需一次結(jié)算清楚。④如因開票失誤造成，實際驗收數(shù)量大致與合同數(shù)量一致，但開票數(shù)量明顯小于驗收數(shù)量與合同數(shù)量，此時需補開(增值稅)發(fā)票，同時要求供貨方辦理合同變更。

①若驗收數(shù)量小于發(fā)票數(shù)量，且差異部分足可影響生產(chǎn)進度或因其他原因公司不可接受，則可與供應(yīng)商協(xié)商，盡快補發(fā)差異部分材料，同時辦理合同變更;②若驗收數(shù)量小于發(fā)票數(shù)量，但差異較小，可采取與供應(yīng)商協(xié)商的方式，按照發(fā)票數(shù)量辦理材料驗收入庫，同時將合同變更為與發(fā)票數(shù)量、金額一致，待下次采購時補齊差異部分;③若因開票失誤造成，當(dāng)驗收數(shù)量大致與合同數(shù)量一致，但開票數(shù)量顯著大于驗收數(shù)量，此時需退回發(fā)票，并要求供貨方以實際驗收數(shù)量為準(zhǔn)開具(增值稅)發(fā)票。如果此材料需長期采購使用，或供應(yīng)商開具的增值稅專用發(fā)票已“跨月”，考慮到稅務(wù)局辦理重新開票手續(xù)太過繁瑣，財務(wù)部門一般暫按發(fā)票數(shù)量入賬，倉庫保管人員登記差異備查賬，同時要求供貨方補齊差異部分的材料數(shù)量。