現(xiàn)金日記賬的主要作用在于對帳,對賬就是對帳簿記錄的內(nèi)容進行核對,使帳證、帳帳和帳實相符的過程。
帳證核對:指現(xiàn)金日記賬的記錄與有關(guān)的收、付款憑證進行核對;
帳帳核對:指現(xiàn)金日記賬與現(xiàn)金總分類帳的期末余額進行核對;
帳實核對:指現(xiàn)金日記賬的余額與實際庫存數(shù)額的核對。
因此,現(xiàn)金日記賬具體是在收付款核對、總分類核對和庫存現(xiàn)金核對時使用,以下內(nèi)容是其具體情況與用法。
收付款核對
收、付款憑證是登記現(xiàn)金日記賬的依據(jù),賬目和憑證應是完全相同的。但在記賬過程中,可能會因為工作粗心等原因發(fā)生漏記、重記、記錯方向或記錯數(shù)字等情況。帳證核對要按照業(yè)務發(fā)生的先后順序一筆一筆地進行。檢查的項目主要是:
1.查對賬證金額與方向的一致性;
2.核對憑證編號;
3.復查記賬憑證與原始憑證,看兩者是否完全相符;
4.檢查如發(fā)現(xiàn)差錯,要立即按規(guī)定方法更正,確保帳證完全一致。
總分類核對
現(xiàn)金日記賬是根據(jù)收、付款憑證逐筆登記的,現(xiàn)金總分類帳是根據(jù)收、付款憑證匯總登記的,記賬的依據(jù)是一樣的,記錄的結(jié)果應該完全相同。但由于兩種帳簿是由不同人員分別記賬,而總帳一般是匯總登記,所以在匯總和登記過程中,都有可能會發(fā)生差錯。日記賬是人工一筆一筆地記的,記錄的次數(shù)多了之后,難免會發(fā)生些許的差錯。
因此,出納應定期出具“出納報告單”與總帳會計進行核對。平時要經(jīng)常核對兩帳的余額,每月終了結(jié)帳后,總分類帳各個科目的借方發(fā)生額、貸方發(fā)生額和余額都已試算平衡,一定要將總分類帳中現(xiàn)金當月借方發(fā)生額、貸方發(fā)生額以及月末余額分別同現(xiàn)金日記賬的當月收入(借方)合計數(shù)、當月支出(貸方)合計數(shù)和余額相互核對,查看帳帳之間是否完全相符。如果不符,先應查出差錯出在哪一方,如果借方發(fā)生額出現(xiàn)差錯,應查找現(xiàn)金收款憑證、銀行存款付款憑證(提取現(xiàn)金業(yè)務)和現(xiàn)金收入一方的賬目;反之則應查找現(xiàn)金付款憑證和現(xiàn)金付出一方的賬目。找出錯誤后應立即按規(guī)定的方法加以更正,做到帳帳相符。
庫存現(xiàn)金核對
出納人員在每天業(yè)務終了后,應自行清查帳款是否相符。首先結(jié)算出當天現(xiàn)金日記賬的帳面余額,然后再盤點庫存現(xiàn)金的實有數(shù),看兩者是否完全一致。在實際工作中,凡是有當天來不及登記的現(xiàn)金收、付款憑證的,都應按“庫存現(xiàn)金實有數(shù)+未記賬的收款憑證金額-未記賬的付款憑證金額=現(xiàn)金日記賬帳存余額”的公式進行核對。反復核對仍不相符的,即說明當日記賬或?qū)嶋H現(xiàn)金收、付有誤。在這種情況下,出納人員一方面應向會計負責人報告,另一方面應對當天辦理的收、付款業(yè)務努力回憶,從而快速找到出錯點。