普洱會計實務考試指導：選擇ERP軟件時應避免的5大錯誤

　　愛普瑞斯首席顧問張純女士根據(jù)其多年的信息化經(jīng)驗， 提出選擇ERP軟件時應避免的5大錯誤 ，助力甲方企業(yè)更好開展系統(tǒng)選型：1.不了解企業(yè)對ERP軟件的真正需求 2. 沒有意識到企業(yè)業(yè)務需求的獨特性； 3.沒有挑選最適合企業(yè)的ERP軟件供應商4. 不重視ERP軟件的安裝實施5. 沒有從企業(yè)長遠發(fā)展的角度挑選ERP軟件

　　1. 不了解企業(yè)對ERP軟件的真正需求

　　在選擇解決方案前，您必須花時間了解企業(yè)真正需要的是什么樣的軟件。首先，要決定您需要的是全面整合的ERP系統(tǒng)，還是具有單項優(yōu)勢的軟件。這取決于您希望解決什么樣的業(yè)務瓶頸及問題，或是您要通過軟件贏得什么樣的商業(yè)機遇及競爭力，當然，這同時也取決于企業(yè)的具體規(guī)模與部門結構。例如，對一家中型規(guī)模的企業(yè)而言，采購預算有限，企業(yè)內部能提供的相應資源也有限，那么您很可能需要一套具有全面整合功能的ERP軟件系統(tǒng)，因為這類軟件系統(tǒng)能夠幫助企業(yè)在投入更低成本和更少資源的同時，大大簡化業(yè)務處理流程、高效提升生產力。

　　同時，讓我們也來看看具備單項優(yōu)勢的軟件對企業(yè)意味著什么。要安裝及使用此類軟件，您需要掌握業(yè)務流程中每一套應用程序的業(yè)務規(guī)則和數(shù)據(jù)庫構造。這是因為，所有的獨立軟件要一致運行，才能保證整個業(yè)務運營流程中的數(shù)據(jù)連貫一致且準確無誤。然而，創(chuàng)建不同系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)對接，通常需要各個部門的大量協(xié)同作業(yè)，如果企業(yè)還沒有準備好足夠的人力、物力和財力來應對這一局面，那么一套全面整合的ERP軟件系統(tǒng)才是您的a1選擇。

　　在愛普瑞斯26年的發(fā)展歷程中，遇到過很多中型企業(yè)客戶，最初這些企業(yè)往往都已經(jīng)在使用一套獨立的軟件系統(tǒng)，如財務、倉庫或銷售管理系統(tǒng)等，但隨著公司業(yè)務的不斷發(fā)展，功能單一的獨立系統(tǒng)無法滿足公司運營需要。這時候，大部分管理者希望對原有系統(tǒng)進行“加固”，即增加另外一些獨立的系統(tǒng)以滿足眼前的需求。然而普遍的結果卻是，多個獨立系統(tǒng)的共存，不僅沒有為企業(yè)節(jié)省成本，反而成為管理的負擔。當在使用多個獨立系統(tǒng)出現(xiàn)問題時，要與多個不同供應商周旋，在他們的客戶支持中找到最合適的解決方案，通常耗時耗力。而采用愛普瑞斯高度整合的ERP系統(tǒng)后，實現(xiàn)了業(yè)務運作自動化，改善了對供應鏈實時信息的掌控和管理，最終幫助客戶提高生產率和盈利水平。

　　一般說來，一套全面整合的ERP解決方案的總體擁有成本（TCO）低于單項軟件。使用多個獨立的單項軟件，通常會大幅提高整體的用戶許可使用費和安裝實施成本，更不用說會降低整體運營效率。單項軟件也不能保證版本永不被快速發(fā)展的IT領域淘汰，而版本過時會導致日后更多的額外花費。

　　綜合而論，最適合中型企業(yè)的ERP軟件通常是全面整合的ERP軟件。當然，這一整套解決方案必須能夠滿足公司絕大部分的主要業(yè)務需求，從而公司無須額外進行單個功能定制。要找到這樣的解決方案，您只要選擇一位積累了豐富行業(yè)經(jīng)驗的合作伙伴，這樣的合作伙伴會對您的行業(yè)特殊需求了如指掌，能提供給您充份滿足主要業(yè)務需求的軟件解決方案。

　　 2. 沒有意識到企業(yè)業(yè)務需求的獨特性

　　每個行業(yè)都有其行業(yè)獨特性。如果使用的軟件缺少行業(yè)特定功能，通常會導致ERP軟件安裝實施無法順利完成。通用的“大眾化”解決方案通常服務于許多不同的行業(yè)，但當您希望它能配合您獨特的業(yè)務模式及公司內部其他系統(tǒng)使用時，您不得不花費大量的資金對它進行許多個性化定制。另外，您可能會被此類“大眾化”解決方案最初較低的軟件初裝費和初始維護費用所吸引，但值得注意的是，當您真正開始使用這類軟件之后，您會發(fā)現(xiàn)軟件最終的實際運營成本遠比預期成本高的多，這是因為您不得不支付后期高額的個性化定制費用，以及因太多個性化定制而帶來的軟件升級費用和日常維護費用，同時，軟件的安裝實施周期也會因太多的定制而一再拖延，從而將大大降低并延遲您的總體投資回報率。

　　挑選軟件時，一定要避免選擇那些阻礙企業(yè)業(yè)務發(fā)展的系統(tǒng)。相反地，您所選擇的解決方案應該是為企業(yè)及所屬行業(yè)專門設計的，您的軟件供應商應該和您一樣對您所屬的行業(yè)了如指掌，這樣他才能更好地為您提供專業(yè)化建議及解決方案。挑選到適合企業(yè)的解決方案，將有助于企業(yè)在降低運營成本的同時，提升業(yè)務營運效率，從而實現(xiàn)企業(yè)盈利的*5化以及資本投資的高效回報率。

　　愛普瑞斯曾經(jīng)服務過一家中型北美家具進口商，該客戶尋找的ERP解決方案，必須對市場需求和采購計劃具有準確的預測和規(guī)劃，除了可根據(jù)零售客戶要求調整可用庫存外，還需要跟蹤和管理來自海外的集裝箱和貨運信息。這是典型的分銷業(yè)務需求，大多數(shù)大眾化ERP軟件需要進行二次開發(fā)才能實現(xiàn)這些特定的功能。而愛普瑞斯長期專注于研究分銷行業(yè)特性，系統(tǒng)內已擁有了完整的需求規(guī)劃與采購、商品進出口管理模塊，能夠幫助客戶優(yōu)化業(yè)務處理流程，實現(xiàn)從需求規(guī)劃到倉儲物流的整合化運營管理，確保提供實時信息的訪問和讀取渠道。這正是客戶跟蹤和管理業(yè)務運營所需要的。該客戶最近已經(jīng)將愛普瑞斯系統(tǒng)升級至*7版本，以使用其中的*7功能，包括有效完善提單和分揀需求的功能，以及自動化的倉庫分揀警報功能等。

　　 3. 沒有挑選最適合企業(yè)的ERP軟件供應商

　　購買ERP軟件時，您需要選擇適合企業(yè)需求的軟件供應商，這將從根本上決定軟件的安裝實施能否順利完成。成功安裝適合企業(yè)的軟件，能夠為企業(yè)營運錦上添花；而那些無法滿足企業(yè)業(yè)務需求的軟件安裝，多以失敗告終。選擇軟件供應商時最常見的錯誤之一，就是選擇了不了解自己企業(yè)業(yè)務運營的ERP軟件供應商。決策者們通常會被“大品牌”概念所誤導，認為選擇大品牌的軟件即可收到較高的投資回報率（ROI）。然而，大多數(shù)大品牌軟件供應商因為涉及的業(yè)務層面太過廣泛，而無法為特定行業(yè)提供專業(yè)化的行業(yè)知識。選擇ERP軟件時，要避免讓自己陷入這樣一種困境：需要給軟件合作伙伴做關于您業(yè)務運營流程的普及教育。企業(yè)應該選擇的是一個已經(jīng)對企業(yè)所屬行業(yè)具有深入了解的合作伙伴，這樣將達到事半功倍的效果，有助于更快地開展業(yè)務、更好地擴大成本效益、更有效地使用ERP軟件解決方案。而大眾化軟件的中間代理商卻需要先學習了解您的業(yè)務運營流程，然后在大眾化標準軟件的基礎上給您做客戶定制來滿足您的獨特業(yè)務需求，最終會大大提高了您的成本開銷。綜合而論，您需要選擇的是已使用行業(yè)a1實踐方案的合作伙伴，而不是只能提供無行業(yè)針對性、大眾化業(yè)務流程處理方案的供應商。

　　挑選軟件供應商時，還要盡量避免選擇不與時俱進的供應商。相反，您選擇的軟件供應商應該相當了解您所屬的行業(yè)，并且深知行業(yè)的未來發(fā)展趨勢。您的軟件供應商應該非常熟悉新的行業(yè)標準，能夠將相關的處理程序納入標準的ERP軟件解決方案中，以滿足類似于RFID等的行業(yè)合規(guī)需求。此外，您要確保所選擇的ERP軟件供應商提供的解決方案包含所有滿足企業(yè)獨特需求的必需模塊，如EDI、RFID和扣款管理模塊等。

　　從一開始挑選ERP軟件，您就必須計劃挑選一個值得長期保持合作伙伴關系的ERP軟件合作商。這樣的合作商要能夠與您的企業(yè)攜手并進，讓您可以持續(xù)拓展業(yè)務。同樣的，您挑選的軟件供應商也應該同樣懷抱著與您建立長期合作伙伴關系的信念，這樣，它才能提供專業(yè)的商業(yè)解決方案和增值服務，比如反饋迅速的產品客戶支持、持續(xù)不斷的產品版本發(fā)布，以及提供如在線電子公告牌及客戶會議等不同形式的用戶論壇。

　　?4. 不重視ERP軟件的安裝實施

　　在ERP軟件安裝實施過程中常見的問題之一是缺少為客戶專門配備的項目經(jīng)理。多數(shù)情況下，軟件成功安裝實施需要一位為客戶專門配備的項目經(jīng)理將自己80-90%的工作時間全部投入在該項目上，他的工作職責在于簡化程序實施、控制事態(tài)發(fā)展。作為企業(yè)而言，之所以投入大量的資金與時間來安裝實施一套軟件系統(tǒng)，是希望能看到所有投入換來業(yè)務績效的明顯提升。一個對于企業(yè)而言如此龐大而有意義的項目，難道不值得為其專門配備一位項目經(jīng)理以保證整套系統(tǒng)實施安裝的順利完成嗎？！

　　另外一個關于企業(yè)無法成功安裝實施軟件的常見原因是，軟件安裝缺乏公司高層的支持。在實施軟件的過程中，公司總裁或其他高級主管也應參與其中。參與并不意味著需要他們主導項目的日常作業(yè)——這些是項目經(jīng)理的職責所在，總裁或高級主管應更多地參與項目進程會議，與項目經(jīng)理共同探討軟件的安裝實施進程。公司高層的鼎力支持可以使得軟件的安裝實施過程更加順利地進行。

　　除此之外，影響ERP軟件系統(tǒng)無法成功安裝實施的另一個常見錯誤是，企業(yè)的業(yè)務職能部門不愿意接受或探究新的發(fā)展變化。如果企業(yè)樂于接受有利于改善其業(yè)務處理流程的新想法和新概念，這將對ERP軟件的成功安裝實施起到推波助瀾的作用，有助于企業(yè)長期地從新系統(tǒng)中獲益。一個好的ERP軟件合作伙伴，不僅能為您提供一套助您實現(xiàn)主要業(yè)務目標的軟件系統(tǒng)，而且能夠給您提供行業(yè)a1實踐經(jīng)驗的建議和[*{c}*]，讓您更好地經(jīng)營業(yè)務。

　　在軟件安裝實施完成時不對整套業(yè)務處理流程進行整理歸檔，是又一個軟件實施的常見錯誤。在實施過程中，為每一個部門把實施流程和業(yè)務處理流程進行書面歸檔，這將有利于企業(yè)在軟件安裝實施的培訓和過渡期間，能同時*5限度地開發(fā)潛力、正常開展日常業(yè)務。此外，在實施過程中，如果有人員離職或公司內部職位變更，手頭的書面文檔即可作為培訓材料，接任者可以憑借此類文檔很快熟悉工作職責，更有效地完成工作。

　　另外，不要以為單靠軟件供應商在軟件安裝初期對員工的培訓就能滿足員工日后的日常工作需求，這個錯誤觀念同樣會導致ERP軟件安裝運行的失敗。在軟件安裝實施后，員工仍需要繼續(xù)接受培訓，書面文檔也可用作輔助性培訓材料。一旦新系統(tǒng)上線，持續(xù)跟進地對企業(yè)內操作軟件的員工進行培訓是很重要的，每次培訓時間可以間隔4個月、6個月或8個月。通過這樣的培訓，企業(yè)能夠及時發(fā)現(xiàn)某些在軟件初裝時中可有可無的應用程序，在企業(yè)日益發(fā)展的業(yè)務需求面前，顯得越來越重要。

　　全面周全的軟件測試是ERP 軟件安裝實施過程中容易被疏忽的一個重要步驟。在軟件上線前，讓公司內各個部門的軟件用戶通過真實數(shù)據(jù)對所有應用程序進行軟件測試是很必要的，這樣才能找出業(yè)務處理流程中可能出現(xiàn)的問題以及雙方對企業(yè)需求和解決方案的誤解。及時在軟件上線前的測試過程中將這類問題找出來，軟件供應商就能夠通過做簡單的程序更改將問題解決。為了將問題的發(fā)生幾率降至最低，并且讓新ERP系統(tǒng)發(fā)揮出對企業(yè)的*5貢獻，在正式投入使用軟件前，全面細致地測試您的所有數(shù)據(jù)、程序和處理流程是至關重要的。

　　 5. 沒有從企業(yè)長遠發(fā)展的角度挑選ERP軟件

　　選擇ERP軟件時，要理清楚成本投入與期望產出值之間的關系——永遠記得，軟件投資是為了改善和提升業(yè)務運營狀況。因此，大量資金成本的投入是必不可少的，但關鍵還在于選對合適的ERP軟件和合作伙伴。只有這樣，您的軟件安裝實施才能快速高效，并且在安裝實施后給您帶來更高的投資回報率（ROI）和更低的總體擁有成本（TCO）。當然，無論是在生活還是工作中，人們都希望買東西時花出去的成本是最低的，都喜歡討價還價。然而，對于ERP軟件，成本較低的解決方案往往意味著后期更高金額資本的投入。因此，在對比多家軟件報價時，如果您發(fā)現(xiàn)有一家軟件供應商的報價遠遠低于其他家，請考慮清楚天上會有餡兒餅掉嗎。

　　這樣的軟件供應商通常無法提供與其他候選供應商功能收益相當?shù)能浖到y(tǒng)。選擇這樣的軟件系統(tǒng)，您會發(fā)現(xiàn)在軟件安裝實施后，卻沒有最基本的應用工具來幫助您管理開展日常業(yè)務。此外，還有一些高折扣的軟件系統(tǒng)提供的解決方案缺乏靈活性，很難幫助您滿足客戶和業(yè)務的獨特需求。如果選擇此類軟件供應商，日后您可能要花費大量的額外資金，比如用于軟件升級乃至時間不久就替換整套系統(tǒng)，來滿足您靈活的業(yè)務需求。最終，您會發(fā)現(xiàn)這樣的軟件投資成本反倒被大大增加了。

　　比較供應商成本時，請相信您的直覺和良好的商業(yè)判斷力。選擇能夠幫助您運營業(yè)務的應用程序，助您實現(xiàn)企業(yè)的主要戰(zhàn)略目標?？刂祁A算固然重要，但要了解清楚軟件投資后的發(fā)展前景以及您的投資回報比。倉促地選擇成本最低的ERP軟件或解決方案，可能會帶來日后隱性成本的增加，延誤削減了您的業(yè)務投資回報率（ROI）。

 　　　　

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