現(xiàn)金交易和收支在管理中最容易產(chǎn)生漏洞,對于現(xiàn)金交易頻繁的中小企業(yè)來說,如果缺乏嚴謹?shù)默F(xiàn)金管理控制方法,最容易產(chǎn)生舞弊情形。為了加強對現(xiàn)金交易的控制,中小企業(yè)應(yīng)當抓住以下重點進行控制:
  一、設(shè)立擔保制度,對現(xiàn)金經(jīng)手人加以控制
  中小企業(yè)內(nèi)部的各種員工,只要經(jīng)手現(xiàn)金,就必須有擔保。擔保方式包括“保證人”、 “擔保物”、 “公司重要人物的保證”等,而且保證書填寫后,企業(yè)還要加以核查,以確認事實。保證在職期間不做損及公司利益的行為,此為企業(yè)最基本的*9道防御原則。
  二、加強現(xiàn)金收入的記錄與核查
  當收入現(xiàn)金時,應(yīng)立刻產(chǎn)生某種記錄,例如開立連續(xù)編號的發(fā)票,或開立出貨單,或使用收銀機等。銷售部門*4設(shè)有集中收款處,由該處人員開發(fā)票,或?qū)⒁验_好的發(fā)票上蓋“發(fā)票章”。如果每筆收入都有記錄,自然容易核對。而且事經(jīng)兩人以上,作弊的機會便會減少。
  三、定時查詢賬務(wù)收支情況
  對于銷售部門的現(xiàn)金控管工作,要求銷售主管每日匯報前一日銷售的發(fā)票總額,以及存人銀行的存款金額,并于當日上午l0時以前將前日現(xiàn)金所得存人附近的銀行;公司的出納人員于上午11時到銀行去列印存折,或是在電腦上借著網(wǎng)絡(luò)銀行查詢賬務(wù)收支狀況,以確定各部門所有的現(xiàn)金已確實匯人公司賬戶,如有異常狀況,在當日要迅速解決。
  四、建立“零用金"制度,專款專用
  管理重點是“一切收款,悉存銀存。所有支出,統(tǒng)一付款。現(xiàn)金收入,不得移用支付。*10庫存現(xiàn)金,只有零用基金”。對于銷售部門的費用支出,可建立零用金制度,在銀行開立另一個賬戶來處理零用金支出,每天支付款,除了零用金之外,盡量開具支票等,這是內(nèi)部控制的要點之一。不要在同一個銀行賬戶內(nèi)同時處理發(fā)票和現(xiàn)金收支工作,還要禁止主管每日將零用金支出充抵現(xiàn)金收入再將凈現(xiàn)金余額存人銀行的做法。
  五、“管財”人與“管賬”人職務(wù)分離
  經(jīng)手現(xiàn)金收支的出納工作,與管理現(xiàn)金及簿記等會計工作,要由不同的人員擔任,以收互相牽制之效。
  六、設(shè)專職拆信員
  如果企業(yè)開展的是郵購業(yè)務(wù),數(shù)量較大時,*4專設(shè)拆信員;如無專設(shè)人員,亦應(yīng)由非會計及非出納人員兼任。拆閱后,應(yīng)根據(jù)信內(nèi)匯票支票,填具匯款清單,交與出納存款,再由會計根據(jù)該匯款清單及送款簿存根人賬。
  七、加強支票和往來賬款的管理
  每月發(fā)出賬單清款時,應(yīng)請客戶盡速核對。收款時,應(yīng)請客戶開立劃線抬頭支票。如是即期支票,應(yīng)請客戶注明“禁止背書轉(zhuǎn)讓”字樣。對于每一客戶賬余額,會計或稽核人員應(yīng)隨時加以核對,檢查是否尚有未收到的賬款并催收。此外,必須運用抽查辦法,發(fā)出對賬單,請客戶回簽對賬??蛻糍~款由專人收取的做法較為理想,但目前各企業(yè)常由業(yè)務(wù)人員兼收,極易發(fā)生挪用吞沒的情況,因此客戶賬款應(yīng)勤于核對檢查。
  八、設(shè)立臨時突擊抽查制度
  企業(yè)主管(或內(nèi)部稽核人員)要不定期地突擊檢查零用基金及現(xiàn)金以及現(xiàn)金交易的流程與做法,督促管理人員和記錄人員保持警戒而不至于疏忽。
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