報銷是財務(wù)的一項基礎(chǔ)工作。在企業(yè)財務(wù)管理中，費用報銷與控制是企業(yè)“節(jié)流”的關(guān)鍵點，是成本控制的重要內(nèi)容，也是企業(yè)良好內(nèi)控機制建設(shè)中不可或缺的部分。優(yōu)化企業(yè)費用報銷流程，將給企業(yè)的成本攤銷、費用管理、預(yù)算控制帶來諸多好處。
建息化報銷體系的主要目標(biāo)是完善以全面預(yù)算管理為重要內(nèi)容的內(nèi)部控制體系，即在全面預(yù)算的指導(dǎo)下，通過信息化技術(shù)手段實現(xiàn)環(huán)節(jié)監(jiān)督，保障報銷流程通暢流轉(zhuǎn)，實現(xiàn)報銷處理過程的追蹤;實現(xiàn)對報銷事項、人員及單據(jù)的跟蹤回溯，解決報銷中票據(jù)集中、信息分散的難題;促進財務(wù)規(guī)定的具體落實。同時通過數(shù)量分析，建立預(yù)算反饋體系，為管理決策、量化管理、逐步完善基層財務(wù)考核評價體系提供依據(jù)。
在信息化環(huán)境下，對報銷流程的優(yōu)化主要從預(yù)算執(zhí)行和落實來入手，通過對流程的優(yōu)化，進一步推進預(yù)算管理的落實。因而，信息化支持下的報銷體系建設(shè)和改進，主要關(guān)注以下3個方面。
一是預(yù)算貫徹執(zhí)行。主要通過信息化支持，實現(xiàn)全程實時費用動態(tài)監(jiān)管，掌握費用支出流向;促進財務(wù)與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的有效結(jié)合，加強部門之間信息溝通，控制費用支出的合理 性，嚴(yán)格執(zhí)行預(yù)算情況控制，達到管理協(xié)調(diào)統(tǒng)一;提供動態(tài)的預(yù)算執(zhí)行控制和預(yù)警機制，各級管理層可以隨時監(jiān)督支出執(zhí)行情況。
二是流程優(yōu)化。流程優(yōu)化主要通過建息化網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的方式，實現(xiàn)在線報銷審批。電子審批的好處在于可以對報銷實現(xiàn)實時監(jiān)控，對重大、超標(biāo)報銷行為增加審批環(huán)節(jié)等，增加日常報銷行為控制，通過流程的流轉(zhuǎn)，自動接受各級部門的監(jiān)督審核，確保整個流程的公正和嚴(yán)謹(jǐn)，從而提高財務(wù)報銷過程透明度，加大成本控制力度。
三是及時的信息分析。既然建息化下支持的報銷體系，即要求能夠提供實時的數(shù)據(jù)分析能力，能夠為基層報銷考核和管理提供準(zhǔn)確數(shù)據(jù)分析和支持。
從成本控制上看，實現(xiàn)財務(wù)報銷管理信息化將進一步降低財務(wù)成本，如審批成本、付款成本、信息重復(fù)成本、報告成本等。
從管理的效率上看，報銷管理的信息化將提升財務(wù)部門的標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)水平，降低手工化財務(wù)工作的出錯率，使得財務(wù)人員從重復(fù)繁瑣的財務(wù)工作中解放出來，把工作重心轉(zhuǎn)移到預(yù)算制定、成本控制及費用分析上。
從企業(yè)內(nèi)控質(zhì)量上看，通過實現(xiàn)財務(wù)預(yù)算管理和費用報銷操作自動化、審批過程系統(tǒng)化、費用分析實時化，將提升企業(yè)內(nèi)控的效率和質(zhì)量。
因此，建息化財務(wù)報銷體系，有利于對企業(yè)財務(wù)管理水平的提升。在決策、執(zhí)行、監(jiān)督、反饋等各個環(huán)節(jié)上通過流程實現(xiàn)相互監(jiān)督的機制，幫助企業(yè)實現(xiàn)集權(quán)有道、分權(quán)有序、授權(quán)有章、用權(quán)有度的企業(yè)內(nèi)控體制，同時也強化了與部門及基層單位之間的協(xié)作。
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