什么是會(huì)計(jì)電算化

什么是會(huì)計(jì)電算化？會(huì)計(jì)電算化是指以電子計(jì)算機(jī)為主、將當(dāng)代電子技術(shù)和信息技術(shù)應(yīng)用到會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)中的簡(jiǎn)稱(chēng)。具體而言，它是用電子計(jì)算機(jī)代替人工記賬、算賬、報(bào)賬，以及替代部分由人腦完成的對(duì)會(huì)計(jì)信息的分析和判斷的過(guò)程。

 

一、會(huì)計(jì)電算化的產(chǎn)生

會(huì)計(jì)是以貨幣為主要計(jì)量單位，采用專(zhuān)門(mén)的方法，對(duì)企事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)資源與經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行連續(xù)、系統(tǒng)、全面的核算和監(jiān)督，并在此基礎(chǔ)上對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行分析、預(yù)測(cè)、考核和評(píng)價(jià)的一種管理活動(dòng)。會(huì)計(jì)的各項(xiàng)活動(dòng)都體現(xiàn)為對(duì)數(shù)據(jù)和信息的某種作用，彼此構(gòu)成一個(gè)有秩序的數(shù)據(jù)處理和信息生成的過(guò)程。在漫長(zhǎng)的歷史發(fā)展過(guò)程中，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理一直由“算盤(pán)為代表的手工工具來(lái)輔助，這種手工處理方式雖具有良好的適應(yīng)性。但會(huì)計(jì)人員的勞動(dòng)強(qiáng)度較高，業(yè)務(wù)處理速度較慢，工作效率較低。

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展與科技的不斷進(jìn)步，會(huì)計(jì)的理論體系逐步完善，會(huì)計(jì)的方法也日益豐富。進(jìn)入20世紀(jì)以來(lái)，隨著市場(chǎng)需求的變化和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的發(fā)展，社會(huì)各方對(duì)會(huì)計(jì)所提供的經(jīng)濟(jì)信息，不僅在需求數(shù)量上有了大幅度的增加，而且在時(shí)間上和質(zhì)量上都有了更高的要求。會(huì)計(jì)在經(jīng)濟(jì)管理中的作用越來(lái)越受到重視，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理的工作量也越來(lái)越大，從客觀上產(chǎn)生了改革會(huì)計(jì)手工處理形式的需要。

二、會(huì)計(jì)電算化的特點(diǎn)

(1)會(huì)計(jì)電算化以電子計(jì)算機(jī)取代人的非創(chuàng)造性腦力勞動(dòng)，與機(jī)器取代人的倒力勞動(dòng)如出一轍，其顯而易見(jiàn)的特點(diǎn)就是，具有手工會(huì)計(jì)所望塵莫及的數(shù)據(jù)處理翊度和準(zhǔn)確性，這是由計(jì)算機(jī)固有的特點(diǎn)所決定的。在程序的控制下，計(jì)算機(jī)可以刃不疲倦地以極高的速度對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行對(duì)人來(lái)說(shuō)純粹是枯燥無(wú)味的各種處理，如分類(lèi)、匯總、計(jì)算、傳遞等，只要程序和原始數(shù)據(jù)正確，其結(jié)果必然精確無(wú)誤，并且快速及時(shí)。

(2)會(huì)計(jì)電算化以先進(jìn)的磁帶、磁盤(pán)或光盤(pán)取代傳統(tǒng)的紙張，作為信息的主要載體，特點(diǎn)是數(shù)據(jù)容量密度極高，大大減少了所占據(jù)的自然空間，保管、攜帶相對(duì)方便，數(shù)據(jù)的檢索、傳遞異?？旖?。對(duì)人來(lái)說(shuō)，這些先進(jìn)載體中的信息不如紙載信息直觀，必須以計(jì)算機(jī)設(shè)備為媒介才能展現(xiàn)在眼前(輸出到屏幕或打印機(jī))；在保管上要采取一些特殊的措施(如防磁、防非法篡改等)；對(duì)傳統(tǒng)的審計(jì)手段也要更新其技術(shù)方法，以適應(yīng)這一先進(jìn)的信息存儲(chǔ)形式。以上兩點(diǎn)是形式上的變化特點(diǎn)，下述特點(diǎn)是實(shí)質(zhì)性變化。

(3)會(huì)計(jì)電算化基于工具的變革，與手工會(huì)計(jì)相比，人的工作側(cè)重點(diǎn)及其工作程序均有較大變化。在手工條件下，人的主要精力放在記賬憑證以后的分類(lèi)、匯總、登賬、核對(duì)、結(jié)賬、計(jì)算、報(bào)表等周而復(fù)始的瑣碎事務(wù)上。在這過(guò)程中，重復(fù)抄錄數(shù)據(jù)和大量的簡(jiǎn)單加減計(jì)算浪費(fèi)了大量的人力，同時(shí)也是產(chǎn)生錯(cuò)誤的根源。實(shí)際上，整個(gè)會(huì)計(jì)核算過(guò)程從記賬憑證生成之后，其處理流程基本上是固定的，記賬憑證可看成是原始的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)記錄。各賬簿中的數(shù)據(jù)只不過(guò)是根據(jù)核算要求從憑證中整理匯集而成。在電算化的條件下，上述會(huì)計(jì)核算過(guò)程，從對(duì)記賬憑證的處理直至?xí)?jì)報(bào)表生成的整個(gè)實(shí)質(zhì)性過(guò)程均由計(jì)算機(jī)代勞，無(wú)須人的干預(yù)。會(huì)計(jì)人員的主要工作，一方面放在加強(qiáng)對(duì)原始單據(jù)和記賬憑證的整理和審核上，保證其能夠正確無(wú)誤地輸入計(jì)算機(jī)(在與其他電算系統(tǒng)共同運(yùn)行的情況下，在完成一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的同時(shí)即能生成合格的憑證，通過(guò)磁盤(pán)或聯(lián)網(wǎng)能直接傳遞，亦省卻了人工)；另一方面將把主要精力放在對(duì)會(huì)計(jì)信息的分析、研究上，充分發(fā)揮會(huì)計(jì)人員的管理職能，利用計(jì)算機(jī)處理的結(jié)果，對(duì)生產(chǎn)進(jìn)行有效的輔助調(diào)控、計(jì)劃和決策，提高經(jīng)濟(jì)效益。會(huì)計(jì)人員從數(shù)據(jù)的奴隸變成數(shù)據(jù)的主宰者。

(4)會(huì)計(jì)電算化可以使會(huì)計(jì)循環(huán)程序統(tǒng)一，避免了各單位為了減少登錄數(shù)據(jù)的工作量而各取所需的做法，從而使核算方法規(guī)范一致。會(huì)計(jì)循環(huán)程序是將經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)通過(guò)會(huì)計(jì)憑證記到賬簿，再匯總到會(huì)計(jì)報(bào)表的步驟。在手工條件下，會(huì)計(jì)循環(huán)程序有多種形式，其目的在于，不同單位可根據(jù)實(shí)際情況，采取那些既能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地提供完整、系統(tǒng)的核算資料，又能提高工作效率的形式。“記賬憑證核算形式循環(huán)程序”是最基本的一種，其總分類(lèi)賬是直接根據(jù)記賬憑證登記的，能較為詳細(xì)地反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生情況、賬戶(hù)的對(duì)應(yīng)關(guān)系和經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的來(lái)龍去脈了。電算化一般采取這種形式，雖然其工作量較大。

(5)會(huì)計(jì)電算化的組織機(jī)構(gòu)及對(duì)人員的素質(zhì)要求和配備，有其自身的特點(diǎn)。新形勢(shì)首先要求會(huì)計(jì)人員既要掌握會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)知識(shí)，又要掌握電子計(jì)算機(jī)的使用知識(shí)；其次，在組織機(jī)構(gòu)系統(tǒng)中是以會(huì)計(jì)事務(wù)的不同性質(zhì)來(lái)劃分和設(shè)置會(huì)計(jì)崗位，如工資、成本、材料、固定資產(chǎn)、銷(xiāo)售等；在電算化系統(tǒng)，所有會(huì)計(jì)事務(wù)均由計(jì)算機(jī)程序?qū)崿F(xiàn)，人員組織一般按照會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的不同形式或機(jī)器處理數(shù)據(jù)的不同階段來(lái)劃分，如憑證編制、數(shù)據(jù)錄入、審核記賬、數(shù)據(jù)輸出、系統(tǒng)維護(hù)等，當(dāng)會(huì)計(jì)電算化達(dá)到第二、第三層次時(shí)，還應(yīng)將財(cái)務(wù)分析、決策計(jì)劃納入會(huì)計(jì)組織機(jī)構(gòu)。