當(dāng)最為重要的信息是由其他部門提供、而這些部門又不在首席財(cái)務(wù)官（CFO）的管轄范圍之內(nèi)時(shí)，改進(jìn)財(cái)務(wù)工作流程就成為了一個(gè)巨大的挑戰(zhàn)。在整個(gè)會(huì)計(jì)處理流程中，依據(jù)工作能力或業(yè)務(wù)單元分工的財(cái)務(wù)部門和會(huì)計(jì)部門很少能夠有效合作。分析師和財(cái)會(huì)人員常常將時(shí)間大量耗費(fèi)在“周而復(fù)始”地理解數(shù)據(jù)差異和弄清信息上。當(dāng)問(wèn)題被發(fā)現(xiàn)時(shí)，距其產(chǎn)生往往已過(guò)去很久，此時(shí)再尋求合作糾正錯(cuò)誤就變得非常困難。天長(zhǎng)日久，后期糾錯(cuò)取代了消除根源，成為優(yōu)先考慮的事項(xiàng)。
　　你如何解決他人（其它部門）的問(wèn)題？這看似一個(gè)藏有陷阱的問(wèn)題，因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)者總是站在自己的立場(chǎng)上來(lái)看待所有的問(wèn)題。不幸的是，當(dāng)企業(yè)的工作流程和信息鏈條按照工作職能被分割時(shí)，責(zé)任共擔(dān)的意識(shí)就變得模糊。財(cái)務(wù)部門和會(huì)計(jì)部門就會(huì)過(guò)于關(guān)注本部門的內(nèi)部工作，而無(wú)暇顧及整體工作目標(biāo)。
　　例如，某個(gè)業(yè)務(wù)單元的財(cái)務(wù)主管可能因急于完成關(guān)賬工作而未正確登記日記賬；在同時(shí)解決多個(gè)需要優(yōu)先處理的工作任務(wù)時(shí)，部門經(jīng)理可能會(huì)在一項(xiàng)記錄中重復(fù)登記多項(xiàng)固定資產(chǎn)；兩名財(cái)務(wù)分析師可能會(huì)使用不同的數(shù)據(jù)來(lái)編制收入報(bào)告。這些僅僅是引發(fā)財(cái)務(wù)和會(huì)計(jì)工作重復(fù)勞動(dòng)以及無(wú)效率的諸多問(wèn)題中的一小部分案例，究其根源就是缺乏充分的協(xié)調(diào)與合作。
　　一家大型娛樂(lè)企業(yè)的CFO發(fā)現(xiàn)，在進(jìn)一步改善會(huì)計(jì)部門和財(cái)務(wù)部門的管理工作之前，任何問(wèn)題都會(huì)導(dǎo)致各個(gè)部門相互指責(zé)，而問(wèn)題本身卻極少能夠得到解決。每個(gè)部門都是在自己的工作職能框架下來(lái)解決問(wèn)題，但這對(duì)提升管理工作于事無(wú)補(bǔ)，大的問(wèn)題依然橫亙于前。當(dāng)各個(gè)部門的負(fù)責(zé)人被要求通力合作，制定一個(gè)更加完善的工作流程時(shí)，他們的*9反應(yīng)就是懷疑。
　　但在設(shè)計(jì)出“端到端”的價(jià)值流程后，各部門負(fù)責(zé)人開始意識(shí)到在傳遞清晰財(cái)務(wù)信息、及時(shí)進(jìn)行分析的過(guò)程中，每個(gè)部門都扮演著至關(guān)重要的角色。一旦洞悉工作職能的割裂正是信息流產(chǎn)生鴻溝的根源，最初的遲疑就會(huì)煙消云散。只有改善溝通、增強(qiáng)部門間的合作才能夠最終消除工作延誤和重復(fù)勞動(dòng)；只有工作流程所涉及的部門共同商討，才能夠消除改進(jìn)工作的*5阻礙；只有在所有部門都對(duì)工作結(jié)果承擔(dān)責(zé)任的情況下，質(zhì)量和時(shí)效性才能夠得到提升。
　　從“檢查和改正”到“從源頭上控制質(zhì)量”
　　財(cái)會(huì)人員的大部分工作內(nèi)容是檢查和調(diào)制信息。但是，任何花費(fèi)在追查不完整信息、修正數(shù)據(jù)以及澄清表述的時(shí)間都被認(rèn)為是重復(fù)勞動(dòng)和浪費(fèi)。在絕大多數(shù)情況下，數(shù)據(jù)在源頭就有問(wèn)題，但是這些問(wèn)題要經(jīng)過(guò)很久才被發(fā)現(xiàn)。重復(fù)勞動(dòng)會(huì)中斷工作流程，延誤報(bào)告的編制和分析工作。
　　當(dāng)*9個(gè)處理信息的人認(rèn)為他的工作準(zhǔn)確無(wú)誤，而依托該信息開展后續(xù)工作的人發(fā)現(xiàn)無(wú)法對(duì)信息進(jìn)行處理時(shí)，工作流程就會(huì)產(chǎn)生斷裂。為什么這兩個(gè)人對(duì)于信息的及時(shí)性、完整性以及準(zhǔn)確性的認(rèn)知有如此大的差異？原因就在于對(duì)何為“質(zhì)量上乘的數(shù)據(jù)”沒(méi)有清晰準(zhǔn)確的定義。
　　如果你向發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的人詢問(wèn)是依據(jù)什么來(lái)判定數(shù)據(jù)的正確與否，他們會(huì)詳盡地列舉出種種標(biāo)準(zhǔn)。理想情況是，針對(duì)每一項(xiàng)缺陷都有特定的測(cè)試方法，而采用何種測(cè)試方法則取決于接受信息的人。
　　此時(shí)，工作流程中互動(dòng)關(guān)系的重要性就突顯出來(lái)了：信息的接收人是消費(fèi)者，信息的制造人是供應(yīng)商。內(nèi)外部消費(fèi)者最終必須對(duì)好信息和壞信息進(jìn)行界定，而供應(yīng)商必須遵從消費(fèi)者對(duì)于質(zhì)量的界定。
　　CFO一旦識(shí)別出最為常見的錯(cuò)誤，每個(gè)人就應(yīng)該明確如何對(duì)工作進(jìn)行檢查，以確保他們的工作符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。數(shù)據(jù)供應(yīng)商的檢查方法應(yīng)與其消費(fèi)者所采用的方法保持一致，以確保所提供的信息具備適用性。檢查工作必須嚴(yán)格按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，只有這樣，所有的工作差錯(cuò)才會(huì)在源頭上被發(fā)現(xiàn)，不會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤數(shù)據(jù)被傳遞到下一個(gè)工作階段的情況，這一點(diǎn)非常重要。
　　在數(shù)據(jù)源頭上就甄別出錯(cuò)誤讓信息制造者有機(jī)會(huì)將重復(fù)勞動(dòng)的負(fù)面影響降到最低，能夠及時(shí)并且不斷地完善工作流程，減少或消除工作差錯(cuò)。
　　“穿流”檢查提升效率、明確責(zé)任
　　在源頭設(shè)立質(zhì)量控制點(diǎn)是為了實(shí)現(xiàn)信息流能夠不斷向前流動(dòng)。將質(zhì)量檢查工作回溯至數(shù)據(jù)源能夠減少數(shù)據(jù)從消費(fèi)者向供應(yīng)商的后向傳遞事件的發(fā)生，從而大大提升信息流的流轉(zhuǎn)速度和效能。雖然錯(cuò)誤不可能在一夜之間就被消除，但是下游的財(cái)務(wù)和會(huì)計(jì)活動(dòng)可以采用通過(guò)詳細(xì)描述取代完整準(zhǔn)確數(shù)據(jù)的方式來(lái)完成。
　　在每個(gè)質(zhì)量低下的源數(shù)據(jù)被發(fā)現(xiàn)的環(huán)節(jié)上，對(duì)數(shù)據(jù)源進(jìn)行質(zhì)量回溯檢查，辨別出理想狀態(tài)應(yīng)得到的信息，將之與會(huì)產(chǎn)生問(wèn)題、導(dǎo)致重復(fù)勞動(dòng)的所有情況和變量進(jìn)行對(duì)照，然后據(jù)此來(lái)確定恰當(dāng)?shù)奶娲椒ǎㄈ缫环N描述性的替代處理方法），這種方法能夠確保所有的變量都可為下游消費(fèi)者接受和使用，不會(huì)導(dǎo)致他們重復(fù)勞動(dòng)。
　　在我們的客戶中，有一家全球性的商業(yè)服務(wù)公司就將上述方法作為其兩階段工作法的組成部分，以此來(lái)改善固定資產(chǎn)折舊工作流程和數(shù)據(jù)質(zhì)量。在最容易產(chǎn)生數(shù)據(jù)問(wèn)題的關(guān)鍵檢查點(diǎn)上，該公司對(duì)可能會(huì)導(dǎo)致重復(fù)勞動(dòng)的所有最常見差錯(cuò)和疏漏進(jìn)行了甄別。然后，旨在揭示問(wèn)題的測(cè)試方法在提供數(shù)據(jù)的相關(guān)人員之間共享，他們共同制定了檢查標(biāo)準(zhǔn)，以及明確了當(dāng)理想數(shù)據(jù)無(wú)法獲得時(shí)的替代信息。
　　最后，數(shù)據(jù)供應(yīng)商探尋減少或消除數(shù)據(jù)波動(dòng)根源。采用這一方法，該公司將折舊流程周期縮短近半，提高了工作質(zhì)量和效率。
　　會(huì)計(jì)和財(cái)務(wù)職能轉(zhuǎn)變的一個(gè)重要啟示就是工作流程中的每一個(gè)人都對(duì)整體工作結(jié)果負(fù)有責(zé)任。參與其中的每個(gè)人都不能推卸責(zé)任，而應(yīng)該通力合作，為消費(fèi)者服務(wù)。只有那時(shí)，CFO才能真正獲得質(zhì)量上乘的數(shù)據(jù)。
 　
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