*9章會計電算化概述
1．會計電算化有狹義和廣義之分。狹義的會計電算化是指以電子計算機為主體的電子信息技術在會計工作中的應用；廣義的會計電算化是指與實現(xiàn)電算化有關的所有工作，包括會計軟件的開發(fā)應用及其軟件市場的培育、會計電算化人才的培訓、會計電算化的宏觀規(guī)劃和管理、會計電算化制度建設等。
2．會計信息化是指企業(yè)利用計算機、網(wǎng)絡通信等現(xiàn)代信息技術手段開展會計核算，以及利用上述技術手段將會計核算與其他經(jīng)營管理活動有機結合的過程。
相對于會計電算化而言，會計信息化是一次質的飛躍。計算機網(wǎng)絡和現(xiàn)代通信為主的信息技術的廣泛應用，推動建立了計算機技術與會計高度融合的、開放的現(xiàn)代會計信息系統(tǒng)。
會計信息已經(jīng)成為一種重要的管理信息資源?，F(xiàn)代信息技術手段能夠實時便捷地獲取、加工、傳遞、存儲和應用會計信息，為企業(yè)經(jīng)營管理、控制決策和經(jīng)濟運行提供充足、實時、全方位的信息。
3．會計軟件是專門用于會計核算、財務管理的計算機軟件、軟件系統(tǒng)及其功能模塊，包括一組指揮計算機進行會計核算與管理工作的程序、存儲數(shù)據(jù)以及有關資料。例如，會計軟件中的賬務處理模塊，不僅包括指揮計算機進行賬務處理的程序、基本數(shù)據(jù)(會計科目、憑證等)，而且包括軟件使用手冊等有關技術資料，用以指導使用人員進行賬務處理操作。
會計軟件通常具有以下主要功能：
(1)為會計核算、財務管理直接提供數(shù)據(jù)輸入。
(2)生成憑證、賬簿、報表等會計資料。
(3)對會計資料進行轉換、輸出、分析、利用。
4．會計信息系統(tǒng)(Accounting Information System，AIS)，是指利用信息技術對會計數(shù)據(jù)進行采集、存儲和處理，完成會計核算任務，并提供會計管理、分析與決策相關會計信息的系統(tǒng)，其實質是將會計數(shù)據(jù)轉化為會計信息的系統(tǒng)，是企業(yè)管理信息系統(tǒng)的一個重要子系統(tǒng)。會計信息系統(tǒng)根據(jù)信息技術的影響程度可劃分為手工會計信息系統(tǒng)、傳統(tǒng)自動化會計信息系統(tǒng)、現(xiàn)代會計信息系統(tǒng)；根據(jù)其功能和管理層次的高低，可以分為會計核算系統(tǒng)、會計管理系統(tǒng)和會計決策支持系統(tǒng)。
5．ERP(Enterprise Resource Planning的簡稱，譯為“企業(yè)資源計劃”)，是指利用信息技術，一方面將企業(yè)內部所有資源整合在一起，對開發(fā)設計、采購、生產(chǎn)、成本、庫存、分銷、運輸、財務、人力資源、品質管理進行科學規(guī)劃；另一方面將企業(yè)與其外部的供應商、客戶等市場要素有機結合，實現(xiàn)對企業(yè)的物資資源(物流)、人力資源(人流)、財務資源(財流)和信息資源(信息流)等資源進行一體化管理(即“四流一體化”或“四流合一”)，其核心思想是供應鏈管理，強調對整個供應鏈的有效管理，提高企業(yè)配置和使用資源的效率。
ERP系統(tǒng)通過利用計算機和網(wǎng)絡等現(xiàn)代技術，實現(xiàn)了企業(yè)內部甚至企業(yè)間的業(yè)務集成，在實現(xiàn)高效、實時地共享企業(yè)事務處理系統(tǒng)間數(shù)據(jù)和資源的同時，實現(xiàn)應用間的協(xié)同工作，并將一個個孤立的應用集成起來，形成一個協(xié)調的企業(yè)信息和管理系統(tǒng)。在功能層次上，ERP除了最核心的財務、分銷和生產(chǎn)管理等管理功能以外，還集成了人力資源、質量管理、決策支持等企業(yè)其他管理功能。會計信息系統(tǒng)已經(jīng)成為ERP系統(tǒng)的一個子系統(tǒng)。
6．XBRL以互聯(lián)網(wǎng)和跨平臺操作為基礎，專門用于財務報告編制、披露和使用，用于非結構化數(shù)據(jù)尤其是財務信息的集成、交換和*5化利用，通過對數(shù)據(jù)統(tǒng)一進行特定的識別和分類，使數(shù)據(jù)能夠直接為使用者或其他軟件所讀取和進一步處理，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的一次錄入、多次使用和信息共享的效果。
XBRL的主要作用在于將財務和商業(yè)數(shù)據(jù)電子化，促進了財務和商業(yè)信息的顯示、分析和傳遞。XBRL通過定義統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式標準，規(guī)定了企業(yè)報告信息的表達方法。會計信息生產(chǎn)者和使用者可以通過XBRL，在互聯(lián)網(wǎng)上有效處理各種信息，并且迅速將信息轉化成各種形式的文件。
企業(yè)應用XBRL的優(yōu)勢主要有：
(1)能夠提供更精確的財務報告與更具可信度和相關性的信息；
(2)能夠降低數(shù)據(jù)采集成本，提高數(shù)據(jù)流轉及交換效率；
(3)能夠幫助數(shù)據(jù)使用者更快捷方便地調用、讀取和分析數(shù)據(jù)；
(4)能夠使財務數(shù)據(jù)具有更廣泛的可比性；
(5)能夠增加資料在未來的可讀性與可維護性；
(6)能夠適應變化的會計準則制度的要求。
我國的XBRL發(fā)展始于證券領域。
7．會計電算化具有以下特征：
(1)人機結合。在會計電算化方式下，會計人員填制電子會計憑證并審核后，執(zhí)行“記賬”功能，計算機將根據(jù)程序和指令在極短的時間內自動完成會計數(shù)據(jù)的分類、匯總、計算、傳遞及報告等工作。
(2)會計核算自動化、集中化。在會計電算化方式下，試算平衡、登記賬簿等以往依靠人工完成的工作，都由計算機自動完成，大大減輕了會計人員的工作負擔，提高了工作效率。計算機網(wǎng)絡在會計電算化中的廣泛應用，使得企業(yè)能將分散的數(shù)據(jù)統(tǒng)一匯總到會計軟件中進行集中處理，既提高了數(shù)據(jù)匯總的速度，又增強了企業(yè)集中管控的能力。
(3)數(shù)據(jù)處理及時準確。利用計算機處理會計數(shù)據(jù)，可以在較短的時間內完成會計數(shù)據(jù)的分類、匯總、計算、傳遞和報告等工作。得益于計算機的運算優(yōu)勢，使會計處理流程更為簡便，核算結果更為精確。此外，在會計電算化方式下，會計軟件運用適當?shù)奶幚沓绦蚝瓦壿嬁刂?，能夠避免在手工會計處理方式下出現(xiàn)的一些錯誤。
(4)內部控制多樣化。在會計電算化方式下，與會計工作相關的內部控制制度也將發(fā)生明顯的變化。內部控制由過去的純粹人工控制發(fā)展成為人工與計算機相結合的控制形式，一部分控制措施融入會計信息系統(tǒng)，使得會計電算化環(huán)境下人工控制和軟件控制并存，內部控制的內容更加豐富，范圍更加廣泛，要求更加嚴格，實施更加有效。
8．企業(yè)配備會計軟件的方式主要有購買、定制開發(fā)、購買與開發(fā)相結合等方式。
其中，定制開發(fā)包括企業(yè)自行開發(fā)、委托外部單位開發(fā)、企業(yè)與外部單位聯(lián)合開發(fā)三種具體開發(fā)方式。
(1)通用會計軟件是指軟件公司為會計工作而專門設計開發(fā)，并以產(chǎn)品形式投入市場的應用軟件。企業(yè)作為用戶，付款購買即可獲得軟件的使用、維護、升級以及人員培訓等服務。
(2)自行開發(fā)是指企業(yè)自行組織人員進行會計軟件開發(fā)。
采用這種方式的優(yōu)點主要有：①企業(yè)能夠在充分考慮自身生產(chǎn)經(jīng)營特點和管理要求的基礎上，設計最有針對性和適用性的會計軟件，避免了通用軟件在功能上與企業(yè)需求不能完全匹配的不足；②會計軟件在出現(xiàn)問題或需要改進時，由于企業(yè)內部員工對系統(tǒng)充分了解，企業(yè)能夠快速反應，及時高效地糾錯和調整，保證系統(tǒng)使用的流暢性。
(3)企業(yè)與外部單位聯(lián)合開發(fā)是指企業(yè)聯(lián)合外部單位進行軟件開發(fā)，由本單位財務部門和網(wǎng)絡信息部門進行系統(tǒng)分析，外單位負責系統(tǒng)設計和程序開發(fā)工作，開發(fā)完成后，對系統(tǒng)的重大修改由網(wǎng)絡信息部門負責，日常維護工作由財務部門負責。
采用這種方式的優(yōu)點主要有：①開發(fā)工作既考慮了企業(yè)的自身需求，又利用了外單位的軟件開發(fā)力量，開發(fā)的系統(tǒng)質量較高；②企業(yè)內部人員參與開發(fā)，對系統(tǒng)的結構和流程較熟悉，有利于企業(yè)日后進行系統(tǒng)維護和升級。
采用這種方式的缺點主要有：①軟件開發(fā)工作需要外部技術人員與內部技術人員、會計人員充分溝通，系統(tǒng)開發(fā)的周期較長；②企業(yè)支付給外單位的開發(fā)費用相對較高。
9．完整的會計軟件的功能模塊包括賬務處理模塊，固定資產(chǎn)管理模塊，工資管理模塊，應收、應付管理模塊，成本管理模塊，報表管理模塊，存貨核算模塊，財務分析模塊，預算管理模塊，項目管理模塊，其他管理模塊。
10．會計軟件是由各功能模塊共同組成的有機整體，為實現(xiàn)相應功能，相關模塊之間相互依賴，互通數(shù)據(jù)。
11．會計軟件和服務的規(guī)范：
會計軟件的界面應當使用中文并且提供對中文處理的支持，可以同時提供外國或者少數(shù)民族文字界面對照和處理支持。
會計軟件應當提供符合國家統(tǒng)一會計準則制度的會計科目分類和編碼功能。
會計軟件應當提供不可逆的記賬功能，確保對同類已記賬憑證的連續(xù)編號，不得提供對已記賬憑證的刪除和插入功能，不得提供對已記賬憑證日期、金額、科目和操作人的修改功能。
12．企業(yè)會計信息化的工作規(guī)范：
大型企業(yè)、企業(yè)集團開展會計信息化工作，應當注重整體規(guī)劃，統(tǒng)一技術標準、編碼規(guī)則
和系統(tǒng)參數(shù)，實現(xiàn)各系統(tǒng)的有機整合，消除信息孤島。
企業(yè)應當促進會計信息系統(tǒng)與業(yè)務信息系統(tǒng)的一體化，通過業(yè)務的處理直接驅動會計記賬，減少人工操作，提高業(yè)務數(shù)據(jù)與會計數(shù)據(jù)的一致性，實現(xiàn)企業(yè)內部信息資源共享。
企業(yè)會計信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)服務器的部署應當符合國家有關規(guī)定。數(shù)據(jù)服務器部署在境外的，應當在境內保存會計資料備份，備份頻率不得低于每月一次。境內備份的會計資料應當能夠在境外服務器不能正常工作時，獨立滿足企業(yè)開展會計工作的需要以及外部會計監(jiān)督的需要。
13．企業(yè)內部生成的會計憑證、賬簿和輔助性會計資料，同時滿足下列條件的，可以不輸出紙面資料：
(1)所記載的事項屬于本企業(yè)重復發(fā)生的日常業(yè)務；
(2)由企業(yè)信息系統(tǒng)自動生成；
(3)可及時在企業(yè)信息系統(tǒng)中以人類可讀形式查詢和輸出；
(4)企業(yè)信息系統(tǒng)具有防止相關數(shù)據(jù)被篡改的有效機制；
(5)企業(yè)對相關數(shù)據(jù)建立了電子備份制度，能有效防范自然災害、意外事故和人為破壞的影響；
(6)企業(yè)對電子和紙面會計資料建立了完善的索引體系。
14．企業(yè)獲得的需要外部單位或者個人證明的原始憑證和其他會計資料，同時滿足下列條件的，可以不輸出紙面資料：
(1)會計資料附有外部單位或者個人的、符合《中華人民共和國電子簽名法》的可靠的電子簽名；
(2)電子簽名經(jīng)符合《中華人民共和國電子簽名法》的第三方認證；
(3)所記載的事項屬于本企業(yè)重復發(fā)生的日常業(yè)務；
(4)可及時在企業(yè)信息系統(tǒng)中以人類可讀形式查詢和輸出；
(5)企業(yè)對相關數(shù)據(jù)建立了電子備份制度，能有效防范自然災害、意外事故和人為破壞的影響；
(6)企業(yè)對電子和紙面會計資料建立了完善的索引體系。
15．會計信息化的監(jiān)督管理：
(1)企業(yè)使用會計軟件不符合《企業(yè)會計信息化工作規(guī)范》要求的，由財政部門責令限期改正。限期不改的，財政部門應當予以公示，并將有關情況通報同級相關部門或其派出機構。
(2)財政部采取組織同行評議，向用戶企業(yè)征求意見等方式對軟件供應商提供的會計軟件遵循《規(guī)范》的情況進行檢查。省、自治區(qū)、直轄市人民政府財政部門發(fā)現(xiàn)會計軟件不符合《規(guī)范》的，應當將有關情況報財政部。
任何單位和個人發(fā)現(xiàn)會計軟件不符合《規(guī)范》的，有權向所在地省、自治區(qū)、直轄市人民政府財政部門反映，財政部門應當根據(jù)反映開展調查，發(fā)現(xiàn)會計軟件不符合《規(guī)范》的，應當將有關情況報財政部。
(3)軟件供應商提供的會計軟件不符合《規(guī)范》的，財政部可以約談該供應商主要負責人，責令限期改正。限期內未改正的，由財政部予以公示，并將有關情況通報相關部門。