在企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)中，可能存在盲目采購(gòu)而積壓浪費(fèi)，或存在采購(gòu)不足而停工待料，或存在驗(yàn)收不嚴(yán)導(dǎo)致以少報(bào)多、質(zhì)次價(jià)高等問題。因此，加強(qiáng)采購(gòu)成本的控制及節(jié)約對(duì)于企業(yè)管理水平的提高有著重要的意義。
了解相關(guān)知識(shí)管控采購(gòu)成本
要管控好采購(gòu)成本，需要熟悉整個(gè)采購(gòu)業(yè)務(wù)流程，只有把業(yè)務(wù)流程搞清楚，才能談得上控制。采購(gòu)業(yè)務(wù)流程主要涉及編制需求計(jì)劃和采購(gòu)計(jì)劃、請(qǐng)購(gòu)、選擇供應(yīng)商、確定采購(gòu)價(jià)格、訂立框架協(xié)議或采購(gòu)合同、管理供應(yīng)過程、驗(yàn)收、退貨、付款、會(huì)計(jì)控制等環(huán)節(jié)。對(duì)相關(guān)環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)了解后，方可做到“知己知彼，百戰(zhàn)不殆”。
一是了解合同法的主要條款，包括標(biāo)的、數(shù)量和質(zhì)量、價(jià)款和酬金、履行的期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任等。尤其是要注意價(jià)款的描述及采購(gòu)方違約責(zé)任，否則會(huì)影響到企業(yè)的采購(gòu)成本。
二是了解海關(guān)法律及貿(mào)易術(shù)語(yǔ)。比如交易方式是CIF(到岸價(jià))，F(xiàn)OB(離岸價(jià))，DDP(目的地交貨)等。這些都會(huì)涉及到運(yùn)費(fèi)由買方或賣方哪一方來承擔(dān)的問題。如果沒有理清這些貿(mào)易術(shù)語(yǔ)，企業(yè)要多付相關(guān)費(fèi)用，如果進(jìn)口繳稅基數(shù)不足，還有可能會(huì)被海關(guān)稽查并處以罰款而增加額外成本。
三是對(duì)本單位采購(gòu)物品的種類要做到心中有數(shù)。對(duì)于原材料采購(gòu)，需要知曉BOM(物料清單)包括什么內(nèi)容;對(duì)于非原材料類的消耗品采購(gòu)要知道用于什么地方以及消耗周期等。
圍繞著會(huì)計(jì)職能來加強(qiáng)控制
一是發(fā)揮核算的職能，以證據(jù)———會(huì)計(jì)憑證說話。加強(qiáng)對(duì)購(gòu)買、驗(yàn)收、付款業(yè)務(wù)的各會(huì)計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制。
二是在發(fā)揮核算職能的同時(shí)，還要關(guān)注監(jiān)督職能的運(yùn)用，更多地體現(xiàn)出管理會(huì)計(jì)的思維：日常采購(gòu)中是否按物料需求計(jì)劃(MRP)預(yù)算量與單價(jià)采購(gòu)。
如果不是，要分析其中的原因，是否按更新的物料需求計(jì)劃預(yù)測(cè)數(shù)據(jù)采購(gòu)。
三是發(fā)揮會(huì)計(jì)的分析、評(píng)價(jià)作用。
對(duì)于采購(gòu)相關(guān)指標(biāo)，每月需要財(cái)會(huì)部門與采購(gòu)部門定期分析比較，找出差異的原因，提出建議，并落實(shí)于以后的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)之中。
四是發(fā)揮參與經(jīng)營(yíng)決策的職能，學(xué)會(huì)用全新的思維考慮問題，圍繞下列的“五要四不要”做好文章
“五要”指的是要“涇渭分明”，采與購(gòu)的相關(guān)環(huán)節(jié)要分開。要“三心二意”，超過規(guī)定金額的采購(gòu)要找二家或以上的供應(yīng)商報(bào)價(jià)以降低采購(gòu)成本。要“抓主要矛盾”，對(duì)于重點(diǎn)材料的采購(gòu)，要擺在優(yōu)先的位置考慮，不能“眉毛胡子一把抓”。要“庖丁解牛”，了解成本結(jié)構(gòu)的基本要素，對(duì)采購(gòu)者是非常重要的。要“獎(jiǎng)罰分明”，對(duì)完成降低公司采購(gòu)成本任務(wù)的采購(gòu)人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)沒有完成采購(gòu)成本下降任務(wù)的采購(gòu)人員，分析原因，確定對(duì)其獎(jiǎng)懲的措施。
“四不要”指的是不要“舍近求遠(yuǎn)”，在質(zhì)量相當(dāng)?shù)那闆r下，能本地買的就不在或少在外地買;能國(guó)內(nèi)買的就不要在境外或少在境外買。不要“單打獨(dú)斗”，常規(guī)化的采購(gòu)可從年需求量與年采購(gòu)總金額考慮，形成較好的議價(jià)優(yōu)勢(shì)。不要“顧此失彼”，采購(gòu)不能單純地考慮進(jìn)價(jià)成本，更要考慮綜合成本，如運(yùn)費(fèi)、倉(cāng)儲(chǔ)、損耗、質(zhì)量等方面因素。不要“鼠目寸光”，一味地壓縮采購(gòu)材料等的買價(jià)，結(jié)果可能導(dǎo)致供應(yīng)商服務(wù)及質(zhì)量的下降，反過來則不利于本企業(yè)的發(fā)展。
本文來源：中國(guó)會(huì)計(jì)報(bào)；作者：劉作華