當工作量增加的時侯，發(fā)生差錯在所難免。因此，新門律師事務(wù)所（NewGate）的律師兼管理合伙人R·彼得·方丹（R.Peter Fontaine）建議CPA Mutual的成員在業(yè)務(wù)旺季時關(guān)注四個常規(guī)的責任領(lǐng)域。深入了解這些風險和進行謹慎的業(yè)務(wù)管理將有助于將責任問題和索賠發(fā)生的可能性降至最低。
降低事務(wù)所業(yè)務(wù)旺季風險的四種方法
事務(wù)所員工
對責任管理來說，僅保持數(shù)量充足的員工是不夠的。員工必須擁有足夠的專業(yè)知識，得到恰當?shù)呐嘤?xùn)和監(jiān)管，并且熟知現(xiàn)有的法規(guī)和專業(yè)準則。
雇傭臨時或兼職員工的老辦法還不夠。要明確每個員工的工作范圍，通過一定程度的監(jiān)督來確保準確性。要將臨時或兼職員工納入工作流程，以便保持工作效率和和信息安全。確保根據(jù)工資和勞動工時法，以及其他與加班有關(guān)的新法規(guī)對雇員或其他類別的員工進行了恰當?shù)姆诸悺?/div>
不是每個員工都會堅持到底的。準備好應(yīng)急計劃來處理雇傭合同的終止，并與客戶進行溝通。
信息安全
在應(yīng)對網(wǎng)絡(luò)安全威脅方面，根據(jù)“第3屆年度會計事務(wù)所營運和技術(shù)”的調(diào)查，2016年，注冊會計師事務(wù)所在IT升級和基礎(chǔ)設(shè)施方面花費了大部分預(yù)算。然而，大多數(shù)安全漏洞是人為錯誤造成的。如果你所在的事務(wù)所為了收集或存儲公司和客戶數(shù)據(jù)而對云技術(shù)進行了投資，那么就需要了解是誰最終控制了數(shù)據(jù)，這一點非常重要。你所在的事務(wù)所必須深入了解備份措施和安全協(xié)議，以便能夠在業(yè)務(wù)旺季快速做出響應(yīng)。
要識別對數(shù)據(jù)安全威脅*5的風險。是員工在運行多個客戶任務(wù)時訪問信息的個人設(shè)備（自帶辦公設(shè)備，BYOD）數(shù)量？是否有必要測試遠程工作協(xié)議，看看它們是否經(jīng)得起考驗？抑或信息讀取權(quán)限應(yīng)該更多的限定于管理層或高級專業(yè)人士？
同樣的，如果你所在的事務(wù)所在業(yè)務(wù)旺季考慮與新的或不同的數(shù)據(jù)安全服務(wù)提供商建立關(guān)系，請花費一定的時間來詢問他們的信息安全措施以及將如何保護公司的數(shù)據(jù)。在黑客通過數(shù)據(jù)安全服務(wù)提供商的系統(tǒng)訪問公司的數(shù)據(jù)之后，找出由誰來承擔最終的法律責任?；〞r間閱讀合同文本，或者等待到4月中旬后再與新的數(shù)據(jù)安全服務(wù)提供商簽約。
業(yè)務(wù)協(xié)議書
一份精心撰寫的業(yè)務(wù)業(yè)務(wù)協(xié)議書是會計師事務(wù)所最有效的風險管理工具。然而，絕大多數(shù)業(yè)務(wù)協(xié)議書在以下幾個方面都存在缺陷。
由于時間的關(guān)系，事務(wù)所通常都會從舊的業(yè)務(wù)協(xié)議書中截取部分內(nèi)容用于新的業(yè)務(wù)協(xié)議書，但這樣做可能會導(dǎo)致截取的內(nèi)容與新協(xié)議書無關(guān)，或者該截取的信息沒有截取。
讓缺乏經(jīng)驗的員工來準備業(yè)務(wù)協(xié)議書似乎很有效率，但也蘊藏著危險。與客戶直接面對面的員工需要向客戶詳細地解釋業(yè)務(wù)協(xié)議書的每一個條款，如有必要還要就部分內(nèi)容進行協(xié)商。某些條款和風險管理內(nèi)容只允許高級職員或法務(wù)代表更改。例如，我們發(fā)現(xiàn)有些業(yè)務(wù)協(xié)議書忽略了《會計準則及檢查聲明第21條——財務(wù)報表編制的現(xiàn)代指南》（SSARS 21）中的第70條規(guī)定，而該條款與財務(wù)報表編制有關(guān)。我們還看到，業(yè)務(wù)協(xié)議書中的工作范圍含糊不清，進而導(dǎo)致應(yīng)交付的成果不明確——這會讓企業(yè)很容易陷入與客戶的爭議之中。
在發(fā)送業(yè)務(wù)協(xié)議書之前，請用全新視角來審查和發(fā)現(xiàn)是否存在不一致的地方、不必要的信息抑或遺漏了什么信息。如果這樣做了，通常情況下，會讓你避免發(fā)生錯誤。
質(zhì)量標準
質(zhì)量是所有業(yè)務(wù)關(guān)注的焦點。業(yè)務(wù)旺季帶來的壓力會損害通常情況下的高質(zhì)量業(yè)績。請注意以下幾點：
流程和程序——它們的存在有原因的。不要為了速度而抄近道或忽略一些步驟。
多任務(wù)——雖然在開展工作時能與同事交談是一件很愉快的事情，但這很有可能會導(dǎo)致錯誤的發(fā)生。一次只做一件事情。
假設(shè)——即使你已經(jīng)為同一客戶提供了多年的稅收或財務(wù)報表服務(wù)，也不意味著今年和往常一樣。你需要跟進關(guān)鍵問題，尋找新的機會并保持必要的職業(yè)懷疑態(tài)度。這可能需要與客戶進行艱難的對話，但總比遺漏關(guān)鍵信息要好。
壓力——有些會計師可能對自己即使睡眠很少但仍具有很強的生產(chǎn)力而沾沾自喜。不要被這種自豪感所愚弄。身體的壓力會導(dǎo)致記憶力、判斷力和生產(chǎn)力的下降。不是疲勞，而是良好的休息、充足的睡眠和營養(yǎng)膳食讓你更好地工作。
校對：張曉泉
中國會計視野  2017年3月20日16:18發(fā)布，轉(zhuǎn)載請注明來源和作者。
原文鏈接：4 Ways Accounting Firms Can Reduce Risk During Busy Season

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