紅字記賬憑證在會(huì)計(jì)日常核算中屬于非主流記賬憑證，數(shù)量有限，但每張記賬憑證，無(wú)不傳遞著使用者的管理理念和對(duì)會(huì)計(jì)工作精益求精的追求，同時(shí)，它又是對(duì)傳統(tǒng)會(huì)計(jì)學(xué)原理在會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)中運(yùn)用的延伸，提升了記賬憑證在會(huì)計(jì)核算和管理中的地位，對(duì)還原會(huì)計(jì)事項(xiàng)本來(lái)面目，體現(xiàn)交易實(shí)質(zhì)等方面均發(fā)揮了重要作用。
下列情況，可以用紅字記賬：
1.在三欄式賬戶的余額欄前，如未印明余額方向的，在余額欄內(nèi)登記負(fù)數(shù)余額；
2.在不設(shè)借貸等欄的多欄式賬頁(yè)中，登記減少數(shù)；
3.按照紅字沖賬的記賬憑證，沖銷錯(cuò)誤記錄；
4.根據(jù)國(guó)家統(tǒng)一會(huì)計(jì)制度的規(guī)定可以用紅字登記的其他會(huì)計(jì)記錄。
在這幾種情況下使用紅字記賬是會(huì)計(jì)工作中的慣例。另外還有在“應(yīng)交稅費(fèi)——應(yīng)交增值稅”明細(xì)賬戶的設(shè)置中：在“進(jìn)項(xiàng)稅額”專欄中用紅字登記退回所購(gòu)貨物應(yīng)沖銷的進(jìn)項(xiàng)稅額；在“已交稅金”專欄中用紅字登記退回多交的增值稅額；在“銷項(xiàng)稅額”專欄中用紅字登記退回銷售貨物應(yīng)沖銷的銷項(xiàng)稅額，以及在“出口退稅”專欄中用紅字登記出口貨物辦理退稅后發(fā)生退貨或者退關(guān)而補(bǔ)交已退的稅款。