高頓網(wǎng)校友情提示,*7黃岡財政會計網(wǎng)上公布相關(guān)會計實務(wù)會計電算化替換手工賬及試運行等內(nèi)容總結(jié)如下:  一、試運行
  電算化會計信息系統(tǒng)正式使用之前,必須與手工并行運行一段時間,以檢驗其是否達到預定目標,軟件是否有缺陷或錯誤,以及系統(tǒng)的合法性、安全性、可靠性等。這一階段稱為試運行階段。
  1、試運行的目的
  會計核算軟件,無論是自己研制或是購買的,一般在開發(fā)時已對軟件的功能及有關(guān)性能進行了測試和鑒定。但是,首先,這些測試一般是采用數(shù)據(jù)模擬方式,與單位實際會計業(yè)務(wù)相差很遠;其次,對一些通用軟件,大量的初始化定義工作如成本核算、報表編制等,都由用戶定義,也難免出現(xiàn)差錯;此外,會計軟件是一種待殊軟件,使用時要確保萬無一失。因此,會計核算軟件必須經(jīng)過試運行才能投入正式作用。
 ?。?)會計核算軟件的功能檢查。通過試運行,檢查核算軟件所能完成的功能是否達到了原設(shè)計的要求,每一功能模塊是否按規(guī)定的處理程序及方法完成核算業(yè)務(wù)。
 ?。?)正確性檢查。通過試運行,并與手工比較,檢驗會計核算軟件在記帳、編制報表、成本核算、工資計算等業(yè)務(wù)處理的正確與否。
  (3)合法性檢查。檢查會計核算軟件是否符合財政部關(guān)于會計核算軟件的幾項規(guī)定的有關(guān)要求,是否符合財政部門制定的財務(wù)會計制度。
 ?。?)可靠性、安全性檢查。檢查整個系統(tǒng)在運行過程中是否安全可靠,能否保證會計核算工作的正常進行,能否防止一些意外事故等等。
  (5)及時性。系統(tǒng)運轉(zhuǎn),能否保證及時提供、上報有關(guān)會計信息,包括帳、表等。
 ?。?)例外情況檢查。通過試運行,及時發(fā)現(xiàn)一些原先設(shè)計時未加考慮的例外事件,并及時采取措施,改進完善軟件。
  總之,通過試運行,及時發(fā)現(xiàn)設(shè)計中的一些錯誤、問題,排除一些隱患,完善功能,保證會計核算軟件在投入使用后盡量不發(fā)生或少發(fā)生問題。
  2、試運行階段的主要工作
  財政部規(guī)定,會計核算軟件要經(jīng)過三個月以上的試運行。對于由財政部主持評審的商品化會計核算軟件,要求在四個以上用戶跨年度運行半年以上。
  在試運行階段,一方面手工核算工作仍要繼續(xù),另一方面要花力量組織并輸入計算機會計核算所需的當月數(shù)據(jù),包括記帳憑證、成本核算數(shù)據(jù)、職工考勤等,操作計算機完成有關(guān)會計核算業(yè)務(wù),并輸出所有總帳、明細帳、報表和有關(guān)核算中間結(jié)果。分析計算機輸出結(jié)果與手工帳表數(shù)據(jù)比較,查找差異原因,若屬軟件設(shè)計原因,就必須由有關(guān)人員修改程序,改正缺陷。
  3、試運行階段應(yīng)注意的問題:
  (1)試運行階段,手工和計算機兩套系統(tǒng)同時運轉(zhuǎn)。這勢必增加財會人員的工作量。
  一般會計人員除了需多編制憑證外,還負責輸入或復核和結(jié)果分析比較等任務(wù),工作量十分大,因此,一定要加強管理,做好思想工作,領(lǐng)導要大力支持,全力以赴,協(xié)調(diào)好各方面的關(guān)系,贏得有關(guān)人員特別是財會人員的理解和支持,保證試運行工作順利進行。
  (2)試運行要取得預期效果,除了軟件性能外,還要依靠慎密的組織、嚴格的管理和較好的人員素質(zhì)。因此在此階段,要按照有關(guān)要求,有計劃有步驟開展工作,并嚴格遵照系統(tǒng)使用操作說明書和有關(guān)管理制度。并必須配備熟悉本單位會計核算業(yè)務(wù)和電子計算機知識、系統(tǒng)開發(fā)知識的系統(tǒng)管理人員。目前,許多單位試運行時間拖得很長,有的超過幾年,甚至最后失敗,往往不是軟件本身設(shè)計問題,而是應(yīng)用部門在這些方面跟上不,最后不得不甩掉計算機,回到手工核算狀態(tài)。
 ?。?)輸入的數(shù)據(jù)尤其是憑證數(shù)據(jù)準確與否是保證手工與計算機輸出結(jié)果一致的關(guān)鍵。
  記帳憑證編制必須嚴格按照系統(tǒng)有關(guān)規(guī)定,不得省略有關(guān)項目、內(nèi)容,科目必須明細到規(guī)定的最低級數(shù),保證憑證輸入的質(zhì)量,所有記帳憑證在記帳前必須復檢,杜絕憑證重輸、漏輸。
 ?。?)電算化會計信息系統(tǒng)可能在某些方面改變了原手工處理習慣和方法,因此,必須敦促會計人員按新的要求、新的方法處理,以保證核算結(jié)果的可比性。
  (5)手工核算與計算機核算結(jié)果的一致性問題。一般情況下,這兩者結(jié)果應(yīng)該一致。
  但由于計算機精度高,通過計算機計算出來的一些數(shù)據(jù),與手工有一定誤差。如成本核算中的水電汽暖費、材料差異、工資、車間經(jīng)費、企業(yè)管理費等費用分配,可能會出現(xiàn)幾分、幾角的誤差,導致手工與計算機核算對不起來,也影響到有關(guān)總帳、明細帳,最后影響有關(guān)報表。這種誤差屬正常的,不應(yīng)是問題。因此對于手工與計算機核算結(jié)果不一致問題,首先應(yīng)分析差異原因,是正常的還是不正常的,對不正常的,還要看是人工原因還是軟件問題,然后糾正。
  二、替代手工核算程序
  1、替代手工核算的基本條件
  當電算化會計信息系統(tǒng)經(jīng)過一定時期的試運行,達到有關(guān)要求規(guī)定,就應(yīng)甩掉手工,由計算機完成會計核算工作。會計電算化的首要目的,就是要使財會人員擺脫繁瑣的記帳、算帳、報帳工作。但是對通過試運行沒有發(fā)現(xiàn)問題或發(fā)現(xiàn)問題及時得到改進的會計軟件,不能保證在正式運行中不出問題。要保證正常運轉(zhuǎn),還需要具備相應(yīng)的條件,因此,財政部在"會計核算軟件管理的幾項規(guī)定中規(guī)定,替代手工記帳必須具備以下條件:
 ?。?)單位獲得“會計工作達標單位”證書。
 ?。?)采用的會計核算軟件已通過評審。
 ?。?)與手工并行運行三個月以上,保存有完整的與手工核算相一致的數(shù)據(jù)。
 ?。?)配有專門或主要用于會計核算工作的計算機可計算機終端,并配有指定的專職或兼職的上機操作人員。
 ?。?)有嚴格的操作管理制度,包括操作人員工作職責和工作權(quán)限;預防記帳憑證等數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而輸入計算機的措施;預防已輸入計算機的記帳憑證未經(jīng)復核而登帳的措施;必要的上機操作記錄制度。
  (6)有嚴格的硬件、軟件管理制度,包括保證機房設(shè)備安全和計算機正常運轉(zhuǎn)的措施;會計數(shù)據(jù)和會計軟件安全保密的措施;修改會計核算軟件的審批、監(jiān)督制度。
 ?。?)有嚴格的電算化會計檔案管理制度。
  2、替代手工核算的審批程序和要求
  各單位替代手工記帳的審批,分別由以下單位辦理:
 ?。?)地方各單位由同級財政部門或其授權(quán)單位審批。
 ?。?)國務(wù)院直屬單位由國務(wù)院各業(yè)務(wù)主管部門批準,年末一次匯總,報財政部備案。
 ?。?)軍隊各單位的審批權(quán)限由總后勤部財務(wù)部規(guī)定。
  申請單位應(yīng)提交以下資料:有關(guān)會計電算化的內(nèi)部管理資料;計算機會計科目代碼和其它有關(guān)代碼及編制說明;試運行簡況及輸出的帳、證、表樣本。
  3、替代手工核算的二種方式
  從試運行向計算機系統(tǒng)轉(zhuǎn)換,替代手工核算,一般有兩種方式:一種方式是全部核算業(yè)務(wù)一次性完成轉(zhuǎn)換;另一種方式是分階段逐步轉(zhuǎn)換,以保證系統(tǒng)可靠,平衡過度。對于會計業(yè)務(wù)量大,處理復雜的系統(tǒng),宜采用分階段轉(zhuǎn)換方式,先易后難。對于那些業(yè)務(wù)簡單或單項應(yīng)用的核算業(yè)務(wù),可用一次性轉(zhuǎn)換方式。
  三、電算化會計信息系統(tǒng)的使用
  電算化會計信息系統(tǒng)替代手工核算后,大部分會計核算工作就由計算機完成。在這一階段,會計人員的主要工作有:
 ?。?)安軟件要求在計算機上完成各種帳、表的月、季、年初始化工作;
  (2)記帳憑證編制及審核工作;
 ?。?)輸入日常核算數(shù)據(jù),包括記帳憑證、成本核算數(shù)據(jù)、職工考勤、新增固定資產(chǎn)卡片等,并復核;
 ?。?)操作計算機完成各項核算業(yè)務(wù);
 ?。?)查詢和打印輸出有關(guān)會計帳目、憑證、報表及其他有關(guān)會計數(shù)據(jù);
 ?。?)保管好會計檔案資料;
 ?。?)做好軟件、硬件日常維護工作。
  系統(tǒng)運行過程中,必須嚴格按照操作管理制度、維護管理制度、會計檔案管理制度和操作規(guī)程的規(guī)定要求,不得有半點馬虎。
     
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