德陽財(cái)政會(huì)計(jì)網(wǎng)：利用Excel檢索記帳憑證和核對(duì)帳證

高頓網(wǎng)校友情提示，*7德陽財(cái)政會(huì)計(jì)網(wǎng)上公布相關(guān)會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)利用Excel檢索記帳憑證和核對(duì)帳證等內(nèi)容總結(jié)如下：
　　表處理軟件是國外計(jì)算機(jī)輔助審計(jì)時(shí)最常用的工具之一，本文結(jié)合金蝶會(huì)計(jì)軟件，利用數(shù)據(jù)接口將會(huì)計(jì)軟件中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)引入Excel系統(tǒng)中，然后再利用Excel軟件就輔助檢索記帳憑證和核對(duì)帳證數(shù)據(jù)是否一致。

　　正如大家所知，現(xiàn)代審計(jì)過程包括符合性測(cè)試和實(shí)質(zhì)性測(cè)試，無論是在符合性測(cè)試階段，還是在實(shí)質(zhì)性測(cè)試階段，都需要對(duì)記帳憑證進(jìn)行抽樣檢查，特別是在實(shí)質(zhì)性測(cè)試階段，憑證抽樣的原則之一就是重要性原則，即對(duì)重要的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)要重點(diǎn)檢查。雖然我們也可以利用現(xiàn)行會(huì)計(jì)軟件中的憑證查詢功能輔助檢索，但是會(huì)計(jì)軟件查詢的一大缺點(diǎn)是無法對(duì)現(xiàn)有記帳憑證按發(fā)生金額大小進(jìn)行排序，因此其重要性也就很難被排列出來了。然而如果我們將會(huì)計(jì)軟件中的記帳憑證數(shù)據(jù)引入Excel系統(tǒng)，再利用Excel軟件提供的排序和篩選功能，就能非常方便達(dá)到這一目的。具體操作如下：

　　*9步：點(diǎn)擊“憑證查詢”后輸入的查詢條件為“全部”，并將查詢結(jié)果引入Excel系統(tǒng)（假設(shè)存放在“憑證”工作簿的“會(huì)計(jì)分錄序時(shí)簿”工作表）中。啟動(dòng)Excel系統(tǒng)，打開“會(huì)計(jì)分錄序時(shí)簿”工作表，結(jié)果如圖1所示。

　　第二步，點(diǎn)擊“原幣金額”列的任一單元后，再點(diǎn)擊由大到小的排序按鈕，則得到所有憑證發(fā)生金額的排序情況，當(dāng)然這并不是審計(jì)人員最終想要的結(jié)果，他們需要知道的是某一具體會(huì)計(jì)科目（如現(xiàn)金—人民幣現(xiàn)金）發(fā)生額的排序情況。

　　第三步，點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”菜單下“篩選”按鈕，選擇“自動(dòng)篩選”。

　　第四步，點(diǎn)擊“科目代碼”旁的下拉箭頭，選擇“自定義”功能，在彈出的窗口中輸入“會(huì)計(jì)科目等于10101”，確定后得到一張“現(xiàn)金—人民幣現(xiàn)金”按發(fā)生額由大到小進(jìn)行排序結(jié)果，如圖2所示。

　　如果想分別了解現(xiàn)金收入和現(xiàn)金支出的排序情況，只要將排序?qū)ο笥?ldquo;原幣金額”改為“借方金額”或“貸方金額”。

　　如果我們還想進(jìn)一步對(duì)非末級(jí)會(huì)計(jì)科目的發(fā)生額排序，可以利用會(huì)計(jì)軟件對(duì)帳簿的查詢功能，先生成會(huì)計(jì)帳簿（如10201明細(xì)帳簿），然后引入Excel系統(tǒng)，選定“貸方本位幣金額”或“借方本位幣金額”，點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”下的“排序”，按由大到小進(jìn)行排序；由于這時(shí)的排序結(jié)果包含了各期本月合計(jì)數(shù)、本年累計(jì)數(shù)等重復(fù)數(shù)據(jù)，所以還必須對(duì)排序結(jié)果進(jìn)行篩選；點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”菜單中的“篩選”按鈕，選擇“自動(dòng)篩選”，再點(diǎn)擊“憑證字”旁的下拉箭頭，選擇“自定義”，將“憑證字”定義為非空白后即得所要結(jié)果，如下圖所示。

　　如果所有記帳憑證都是由審計(jì)單位或財(cái)政部門經(jīng)過檢測(cè)的會(huì)計(jì)軟件進(jìn)行正常記帳（即更新科目余額），那么記帳憑證與科目余額是肯定一致的，但是我們不能排除有人繞開會(huì)計(jì)軟件，直接打開數(shù)據(jù)庫修改科目余額，因此對(duì)電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的審計(jì)，應(yīng)當(dāng)對(duì)現(xiàn)有系統(tǒng)中的記帳憑證與科目余額的一致性進(jìn)行檢查?，F(xiàn)行的檢查方法：一是利用會(huì)計(jì)軟件提供的帳簿與記帳憑證的聯(lián)查功能抽樣核對(duì)；二是繞過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，直接通過人工抽樣核對(duì)。雖然抽樣審計(jì)是現(xiàn)代審計(jì)的一大特點(diǎn)，但是這也是審計(jì)成本的一種制約，如果我們能利用計(jì)算機(jī)工具實(shí)現(xiàn)部分審計(jì)工作自動(dòng)化，借此在某一方面實(shí)現(xiàn)全面審核，顯然要比抽樣審核效果更好。全面審核的辦法也有二：一是利用現(xiàn)行的會(huì)計(jì)軟件進(jìn)行驗(yàn)算，基本思路是重新建立一個(gè)帳套，引入被審帳套的全部會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，再利用會(huì)計(jì)軟件提供的反結(jié)帳、反記帳功能，重新倒回后再演算一遍，看看與原來結(jié)果是否一致。利用會(huì)計(jì)軟件雖然技術(shù)可行，但其基本前提是會(huì)計(jì)軟件的功能必須是正確，然而我們無法保證所使用的會(huì)計(jì)軟件未被非法修改或被不正確修改過，所以必須在此之前，對(duì)會(huì)計(jì)軟件功能作一測(cè)試；二是利用Excel軟件來驗(yàn)算，這種方法不僅能驗(yàn)算記帳憑證與科目余額是否一致，而且還能據(jù)此測(cè)試現(xiàn)行會(huì)計(jì)軟件是否正確，因此更具有實(shí)用性。其具體操作過程如下：

　　*9步，從會(huì)計(jì)軟件“憑證查詢”功能檢索出截止到本期期末所有本年發(fā)生的記帳憑證，再引入Excel系統(tǒng)（假設(shè)在“驗(yàn)算”工作簿的“會(huì)計(jì)分錄序時(shí)簿”工作表）中。

　　第二步，從會(huì)計(jì)軟件的報(bào)表模塊中將所有科目的科目余額檢索出后，引入Excel系統(tǒng)（假設(shè)在“驗(yàn)算”工作簿的“科目余額”工作表）中，并對(duì)引入的結(jié)果作如下調(diào)整：若本帳套為非年初建帳，這時(shí)需要考慮將建帳前本年已經(jīng)發(fā)生的借、貸累計(jì)發(fā)生額單獨(dú)列示。在本例中建帳日期為2月1日，為此將“科目余額”工作表中的本期發(fā)生額的借、貸方欄改為建帳前發(fā)生額的借、貸發(fā)生額欄，用來存放建帳前本年累計(jì)發(fā)生借、貸金額；考慮到金蝶會(huì)計(jì)軟件是按期計(jì)算科目余額，而我們只需要年初借/貸余額、建帳前借/貸累計(jì)發(fā)生額和建帳后借/貸累計(jì)發(fā)生額，因此必須刪除建帳之后的所有科目余額內(nèi)容；清空所有會(huì)計(jì)科目本年累計(jì)發(fā)生額的借/貸欄的內(nèi)容，結(jié)果如圖3所示。

　　第三步，參照以下公式計(jì)算“科目余額”工作表中的G列和H列各單元的值（其中會(huì)計(jì)分錄序時(shí)簿的H列為科目代碼，會(huì)計(jì)分錄序時(shí)簿的Q列為會(huì)計(jì)科目借方發(fā)生額，會(huì)計(jì)分錄序時(shí)簿的R列為會(huì)計(jì)科目貸方發(fā)生額，單元行數(shù)為1000表示公式能夠容納足夠的科目余額，實(shí)際可根據(jù)情況調(diào)整，101＊表示以101開頭的所有末級(jí)科目）：

　　G2=SUMIF（會(huì)計(jì)分錄序時(shí)簿！＄H＄2：＄H＄1000，“101＊”，會(huì)計(jì)分錄序時(shí)簿！Q＄2：Q＄1000）+E2

　　H2=SUMIF（會(huì)計(jì)分錄序時(shí)簿！＄H＄2：＄H＄1000，“101＊”，會(huì)計(jì)分錄序時(shí)簿！R＄2：R＄1000）+F2

　　第四步，將“科目余額”工作表中的最后兩列，修改為“期末余額”一列，并參照公式I2=C2－D2+G2－H2計(jì)算其他各單元值，結(jié)果如圖4所示。

　　最后，將用Excel軟件計(jì)算的結(jié)果，與會(huì)計(jì)軟件計(jì)算的結(jié)果（在科目余額表相應(yīng)的會(huì)計(jì)期間內(nèi)）相比較，核查會(huì)計(jì)軟件內(nèi)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)是否正確，并以此來判斷記帳憑證數(shù)據(jù)與科目余額數(shù)據(jù)是否一致。這里我們將會(huì)計(jì)軟件中的科目余額（如圖5所示）與上圖Excel計(jì)算的結(jié)果相比較后，我們可以認(rèn)定該單位的記帳憑證數(shù)據(jù)與科目余額數(shù)據(jù)是一致。

 　　　　

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　　Note 3:  Free learning resources includes IAS Plus (Deloitte), CAS Plus (Deloitte), KPMG's Virtual Library,  KPMG's Faculty Portal, EY resources for IFRS, PwC's Ideas and Insights, etc. Please click here for details.
 

　　Note 4:  Member can claim a maximum of 5 non-verifiable CPD hours per year for newspaper reading.
 

　　Note 5:  Member can claim a maximum of 5 non-verifiable CPD hours in total per year for "networking" and "observation, feedback and reflection" together (not 5 hours individually) in addition to any networking time included in verifiable CPD events such as conference, seminars, etc. with effect from 1 December 2013.
        高頓網(wǎng)校小編寄語：世人缺乏的是毅力，而非氣力。