業(yè)務(wù)活動費(fèi)管控需要考慮哪些因素

　　業(yè)務(wù)招待費(fèi)與企業(yè)銷售相關(guān)性較高，是企業(yè)最經(jīng)常發(fā)生的費(fèi)用之一，如何管控業(yè)務(wù)招待費(fèi)用也考驗(yàn)企業(yè)財(cái)務(wù)管理人員的管理水平。以下高頓財(cái)務(wù)培訓(xùn)就通過一個案例來給財(cái)務(wù)管理者介紹業(yè)務(wù)活動費(fèi)管控的一些思路。
　　案例背景
　　A 公司是一家從事IT設(shè)備制造的上市公司，傳統(tǒng)客戶是三大運(yùn)營商，主打成熟產(chǎn)品是自行開發(fā)的通訊設(shè)備產(chǎn)品，以及IT系統(tǒng)集成，該公司分設(shè)運(yùn)營商事業(yè)部、IT系統(tǒng)集成事業(yè)部負(fù)責(zé)這兩種業(yè)務(wù)的經(jīng)營。2014年面臨比較嚴(yán)峻的經(jīng)營形勢。從外部經(jīng)營環(huán)境看，運(yùn)營商通訊設(shè)備市場總需求比上年增長有限，但存在幾家產(chǎn)品同質(zhì)化程度較高的強(qiáng)有力的競爭對手，市場競爭激烈，因歷史原因有較多欠款需要回收或清理。從內(nèi)部經(jīng)營環(huán)境看，為吸引和留住人才，公司的薪酬水平需保持較強(qiáng)的競爭力，人力成本上漲壓力大，同時(shí)A公司在投入產(chǎn)出效率、人均盈利、人均收入等指標(biāo)方面落后于主要競爭對手。
　　2014年運(yùn)營商事業(yè)部擬在三大運(yùn)營商市場推廣其新開發(fā)的大數(shù)據(jù)產(chǎn)品。另外，公司新設(shè)立政企事業(yè)部，以新開發(fā)的ICT產(chǎn)品為主打產(chǎn)品進(jìn)入政企市場，并下達(dá)了具有一定挑戰(zhàn)性的經(jīng)營目標(biāo)。
　　公司總裁認(rèn)為，在目前市場競爭激烈的情況下，業(yè)務(wù)活動費(fèi)要保持一定強(qiáng)度的投入，但需要提升費(fèi)用效率，方式也要根據(jù)客戶需求的變化而改變，不能停留在低層次的吃吃喝喝，原來在市場費(fèi)用方面的投入比較粗放，基本上是需求部門提交費(fèi)用申請即滿足，效果也不太理想，要求由財(cái)務(wù)總監(jiān)牽頭好好抓一下，公司各副總及業(yè)務(wù)單位都要重視和支持。
　　財(cái)務(wù)總監(jiān)接受任務(wù)后，召集下屬部門經(jīng)理及核心骨干進(jìn)行研討，大家提出了幾個思路：
　　1、確定歸口管理部門，組織落實(shí)業(yè)務(wù)活動費(fèi)的費(fèi)用管理模式，包括目標(biāo)、組織、標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)、舉措、驅(qū)動力等六要素;
　　2、業(yè)務(wù)活動費(fèi)專項(xiàng)管控，不同的業(yè)務(wù)特點(diǎn)按不同的費(fèi)用預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)，避免一刀切;
　　3、在過程管控方法上按月預(yù)算額度內(nèi)逐項(xiàng)事前申報(bào)，列明招待事由、目的及效果、對象、方式、人數(shù)等。
　　4、完善現(xiàn)有的財(cái)務(wù)系統(tǒng)，以信息化手段進(jìn)行過程管控。
　　高頓財(cái)務(wù)培訓(xùn)認(rèn)為A公司內(nèi)部提出的思路存在如下待決策的關(guān)鍵點(diǎn)：
　　思路1：歸口管理部門確定是哪個部門?
　　思路2：不同的業(yè)務(wù)特點(diǎn)按不同的費(fèi)用預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)，確定的原則是什么?如何確定標(biāo)準(zhǔn)?
　　思路3：逐項(xiàng)事前申報(bào)，是在申報(bào)月預(yù)算時(shí)集中計(jì)劃申報(bào)，還是在每筆發(fā)生前申報(bào)?
　　思路4：信息化管控如何管控?在目前暫不能信息化管控的情況下如何管控?
　　作為財(cái)務(wù)總監(jiān)，在聽取大家的意見后，你認(rèn)為應(yīng)如何進(jìn)行業(yè)務(wù)活動費(fèi)管控?
　　業(yè)務(wù)活動費(fèi)的內(nèi)涵與特點(diǎn)
　　在業(yè)務(wù)活動費(fèi)范圍上，不論是財(cái)務(wù)會計(jì)制度還是新舊稅法都未給予準(zhǔn)確的界定。
　　在稅務(wù)執(zhí)法實(shí)踐中，業(yè)務(wù)招待費(fèi)具體范圍如下：
　　(1)因企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營需要而宴請或工作餐(外部人員餐費(fèi))的開支;
　　(2)因企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營需要贈送紀(jì)念品的開支;
　　(3)因企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營需要而發(fā)生的旅游景點(diǎn)參觀費(fèi)和交通費(fèi)及其他費(fèi)用的開支;
　　(4)因企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營需要而發(fā)生的業(yè)務(wù)關(guān)系人員的差旅費(fèi)開支。
　　A企業(yè)經(jīng)常采用的營銷手段是陪客戶吃喝玩樂，但這種營銷手段的效果很有限。因此該企業(yè)決定改變原來效率低下的營銷手段，改為在費(fèi)用可控且合理的基礎(chǔ)上，挖掘、滿足客戶更高層次的需求，例如邀請客戶參加公司作為主要參展商的國際、國內(nèi)高端科技展會，從而提升客戶對公司品牌的認(rèn)識和認(rèn)同。
　　業(yè)務(wù)活動費(fèi)的特點(diǎn)及應(yīng)注意的問題
　　1)無法區(qū)分商業(yè)招待與個人消費(fèi);
　　對企業(yè)而言，需妥善處理員工把個人消費(fèi)報(bào)銷在公司賬上，否則會影響工作效率與氛圍、引起員工的反感與抵觸。
　　2)業(yè)務(wù)活動費(fèi)有限制注：中國企業(yè)所得稅實(shí)施條例規(guī)定，將企業(yè)發(fā)生的與生產(chǎn)經(jīng)營活動有關(guān)的業(yè)務(wù)活動費(fèi)，按照發(fā)生額的60%扣除，且扣除總額全年*6不得超過當(dāng)年銷售(營業(yè))收入的5‰)。
　　在激烈的市場競爭中，稅法規(guī)定可稅前列支的業(yè)務(wù)活動費(fèi)明顯不夠，因此企業(yè)要嚴(yán)格控制業(yè)務(wù)活動費(fèi)的列支，杜絕列支可以不屬于業(yè)務(wù)活動費(fèi)的費(fèi)用，減少稅收損失。
　　3)信息安全，業(yè)務(wù)活動費(fèi)雖是正常的商業(yè)做法但在實(shí)際操作中，尺度不易把握，很容易與商業(yè)賄賂掛鉤。高頓認(rèn)為應(yīng)嚴(yán)格明確賄賂與正常業(yè)務(wù)往來的界限。例如贈禮是否為100元價(jià)值以下。
　　費(fèi)用管控模式
　　費(fèi)用管控模式要素包括：目標(biāo)、組織、標(biāo)準(zhǔn)、驅(qū)動力、數(shù)據(jù)、舉措。
　　目標(biāo)：費(fèi)用管理(包括公司整體費(fèi)用或某項(xiàng)費(fèi)用的管理)預(yù)期達(dá)到的目的與效果。目標(biāo)應(yīng)定量為主、定性為輔。
　　組織：公司整體費(fèi)用管控必須有清晰的管理架構(gòu)。公司費(fèi)用由財(cái)務(wù)總監(jiān)總體負(fù)責(zé)、公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)日常操作，各項(xiàng)費(fèi)用的管理團(tuán)隊(duì)由相應(yīng)的非管理部門負(fù)責(zé)和組建。
　　數(shù)據(jù)：費(fèi)用數(shù)據(jù)的歸集，包括數(shù)據(jù)的來源、分析、管理、決策。
　　標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)費(fèi)用特性制定標(biāo)準(zhǔn)。
　　舉措：費(fèi)用的節(jié)約和管理優(yōu)化措施。
　　驅(qū)動力：通過考核、獎勵、文化促使費(fèi)用管理部門、費(fèi)用發(fā)生部門主動實(shí)施費(fèi)用管控舉措，提升內(nèi)在動力。
　　其中目標(biāo)和驅(qū)動力是核心要素，組織是保障，標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)、舉措是關(guān)鍵。
　　管控目標(biāo)
　　1)在控制和效率之間找平衡點(diǎn);
　　2)合理稅收籌劃;
　　3)信息安全;
　　4)費(fèi)用水平控制在合理范圍內(nèi)。
　　管控組織
　　管控團(tuán)隊(duì)構(gòu)建的原則是由專業(yè)的人做專業(yè)的事。
　　管控團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)部門由財(cái)務(wù)部門先行考慮，然后與相關(guān)部門協(xié)商確定，管控團(tuán)隊(duì)則由各項(xiàng)費(fèi)用的負(fù)責(zé)部門組建。比如案例中的公司，由于該公司是跨國企業(yè)且銷售人員占公司員工比重較大，銷售管理部對于銷售的各種業(yè)務(wù)很清楚，且銷售管理部中有部分曾是財(cái)務(wù)人員。
　　所以公司決定業(yè)務(wù)活動費(fèi)的領(lǐng)導(dǎo)小組是銷售管理部。
　　確定了領(lǐng)導(dǎo)小組之后，公司構(gòu)建了費(fèi)用管控團(tuán)隊(duì)：
　　執(zhí)行小組：費(fèi)用專員為主，主要職責(zé)是費(fèi)用管理舉措的執(zhí)行及跟蹤分析;
　　信息小組：預(yù)算管理辦公室成員為主，主要職責(zé)是費(fèi)用預(yù)算管控及執(zhí)行監(jiān)控、成效反饋;
　　基層支持小組：包括財(cái)務(wù)經(jīng)理、各體系預(yù)算管理辦公室成員，主要職責(zé)是費(fèi)用控制舉措在各體系執(zhí)行的倡導(dǎo)及貫徹。
　　費(fèi)用管控團(tuán)隊(duì)的工作主要包括三個方面：
　　1.目標(biāo)管理與過程控制，對于需要分解到費(fèi)用單位的目標(biāo)，在進(jìn)行監(jiān)控的時(shí)候，需要設(shè)置費(fèi)用的關(guān)鍵指標(biāo)。
　　2.費(fèi)用的分析，管理團(tuán)隊(duì)要對管理的科目進(jìn)行多維度的分析，而不是簡單的與歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行對比，更多的是從業(yè)務(wù)動因的角度進(jìn)行分析。
　　3.制度的完善與經(jīng)驗(yàn)分享，建立完善的費(fèi)用管理制度，及時(shí)總結(jié)推廣好的工作經(jīng)驗(yàn)。
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