備用金是指付給單位內(nèi)部各部門或工作人員用作零星開支、零星采購、售貨找零或差旅費等用的款項。
  (1)備用金的領用
  單位內(nèi)部各部門或工作人員因零星開支、零星采購等需要領田備用金,一般應由經(jīng)辦人填寫借款憑證。借款憑證一式三聯(lián),*9聯(lián)為付款憑證,財務部門作為記賬依據(jù);第二聯(lián)為結算憑證,借款期間由出納員留存,報銷時作為核對依據(jù),報銷后隨同報銷單據(jù)作為記賬憑證的附件;第三聯(lián)交借款人保存,報銷時由出納員簽字旨作為借款結算及交回借款的收據(jù)。經(jīng)辦人在填寫借款憑證時,應當如實認真地填寫借款事由、金額和借款日期并簽名,送有關領導審批后根據(jù)借款憑證編制現(xiàn)金付款記賬憑證。
  對于企業(yè)來說,借用備用金的現(xiàn)金付款憑證,其貸方科目自然為“庫存現(xiàn)金”科目,借方科目則為“其他應收款——備用金”科目;對于預算單位,借用備用金的,其貸方科目自然為“經(jīng)費現(xiàn)金”或“庫存現(xiàn)金”科目,借方科目則為“暫付款”科目。出納員根據(jù)現(xiàn)金付款憑證付給現(xiàn)金(或現(xiàn)金支票)。
  【例】某公司銷售科領借備用金400元,作零星采購和開支使用,經(jīng)辦人為××。××在領用備用金時,應按規(guī)定填制借款憑證,有關人員編制現(xiàn)金付款記賬憑證,出納員根據(jù)現(xiàn)金付款憑證支付現(xiàn)金(或現(xiàn)金支票),其會計分錄為:
  借:其他應收款——備用金 400
  貸:庫存現(xiàn)金 400
  (2)備用金的報銷
  備用金可以分為定額備用金和非定額備用金兩種。定額備用金的核算如下:
  所謂定額備用金是指單位對經(jīng)常使用備用金的內(nèi)部各部門或工作人員根據(jù)其零星開支、零星采購等的實際需要而核定一個現(xiàn)金數(shù)額,并保證其經(jīng)常保持核定的數(shù)額。實行定額備用金制度,使用定額備用金的部門或工作人員應按核定的定額填寫借款憑證,一次性領出全部定額現(xiàn)金,用后憑發(fā)票等有關憑證報銷,出納員將報銷金額補充原定額,從而保證該部門或工作人員經(jīng)常保持核定的現(xiàn)金定額。
  有關部門或工作人員報銷時,應編制現(xiàn)金付款記賬憑證,其貸方科目自然為現(xiàn)金,借方為相應科目。出納員應將報銷的金額用現(xiàn)金補給報銷的部門或工作人員。這樣報銷后有關部門或工作人員手中的現(xiàn)金又達到核定的限額。
  【例】某商店供應科使用定額備用金,定額為1200元。5月14日用現(xiàn)金購買商品800元,其備用金只剩下400元,次日到財務科報銷,出納員補給現(xiàn)金800元,這樣供應科的備用金又達到了1200元。
  不同的單位,其內(nèi)部各部門或工作人員使用備用金的業(yè)務性質(zhì)不同,會計制度的規(guī)定也不同,因而在報銷備用金時,其編制的現(xiàn)金付款憑證的借方科目有很大的差別。
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