取消會計明細(xì)賬無法防范舞弊
  假設(shè)有一銷售提貨單是假造的,倉庫管理員未能識別出來而發(fā)貨了,總之,貨被人提走了而未收到款項。此后,提貨單同時也錄入系統(tǒng),這筆存貨被扣除。單從倉庫管理的角度來看,“賬實(shí)相符”,顯得一切正常。也就是說,依靠倉庫管理系統(tǒng)的自身機(jī)制,是無法杜絕此類問題的。在當(dāng)前ERP下,會計能發(fā)現(xiàn)這一問題嗎?ERP的設(shè)計特點(diǎn)是模塊化,一般劃分為總賬、固定資產(chǎn)、銷售訂單處理、存貨控制、應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款、采購訂單處理和工資等八大塊(正應(yīng)了“大卸八塊”的成語),會計人員掌管總賬,有關(guān)的業(yè)務(wù)模塊掌管明細(xì)賬,并在業(yè)務(wù)發(fā)生時,自動生成只有金額沒有數(shù)量的總賬分錄發(fā)送到總賬模塊。所以,銷售模塊向會計的總賬模塊發(fā)送分錄“借:銀行存款(應(yīng)收賬款) 貸:主營業(yè)務(wù)收入”,倉庫模塊也向會計總賬模塊發(fā)送分錄:“借:主營業(yè)務(wù)成本 貸;庫存商品”。
  既然在ERP中,會計自身不設(shè)明細(xì)數(shù)量賬,只能依賴倉庫明細(xì)賬的查詢功能,而倉庫賬中確有其事,會計總賬模塊只好全接收了,其結(jié)果當(dāng)然是,在會計系統(tǒng)中,這筆業(yè)務(wù)沒有“借:銀行存款 貸:主營業(yè)務(wù)收入”的記錄,卻有“借;主營業(yè)務(wù)成本 貸:庫存商品”的記錄,這一票貨毫無回報地說沒就沒了,其成本則混進(jìn)其它已銷售商品的成本中,被掩蓋起來,這就是“管貨的也管明細(xì)賬,只向會計報總金額”的直接后果,可見,ERP的設(shè)計者連基本的會計常識都沒有,其思路是大有問題的!
  正確的做法應(yīng)當(dāng)是,財務(wù)會計也同時開設(shè)庫存明細(xì)賬,依據(jù)多聯(lián)式原始憑證的“財務(wù)聯(lián)”記賬,進(jìn)行數(shù)量與金額的雙重登記,并與倉管員的倉庫數(shù)量賬相互核對,通過在實(shí)物數(shù)量上的“賬賬相符”(如有差異,應(yīng)可以解釋)來保證企業(yè)的資產(chǎn)完整。上述業(yè)務(wù)有兩種可能:
  一、造假行為只局限于出貨環(huán)節(jié)。假銷售提貨單是直接交到倉庫去提貨的,屬盜竊行為,則會計手頭不可能有原始憑證的“財務(wù)聯(lián)”,在會計的庫存賬上當(dāng)然沒有任何記錄。通過倉庫存貨賬與會計存貨賬的明細(xì)數(shù)量比對,就能鎖定這一筆有差異的業(yè)務(wù),進(jìn)而采取追查報案、完善單據(jù)識別手段等措施來“亡羊補(bǔ)牢”;
  二、造假行為是系統(tǒng)性的,延伸到全套“多聯(lián)式原始憑證”,其“財務(wù)聯(lián)”也送到了會計手中,這就啟動了復(fù)式簿記的“資產(chǎn)保護(hù)機(jī)制”了:
  如果是本期銷售本期收現(xiàn),那么與之對應(yīng)的銀行存款匯進(jìn)了哪個賬號,或者誰經(jīng)手收取了現(xiàn)金?
  如果是沖銷已收的預(yù)收賬款,單據(jù)上指明的客戶在本公司賬上是否確有預(yù)收賬款余額?經(jīng)手人是否得到該客戶的授權(quán)委托?
  如果是賒銷,單據(jù)上指明的客戶是否通過了本公司的信用評估,從而可以將其欠款掛在應(yīng)收賬款上?經(jīng)手人是否得到該客戶的授權(quán)委托?
  為該筆出貨配上對應(yīng)科目的努力,也是尋求對這些問題解答的過程,加上與相關(guān)客戶的及時對賬溝通,很輕易地就能揭露舞弊行為,這就是復(fù)式簿記在企業(yè)對外交易中所發(fā)揮的,難以繞過去的“保護(hù)資產(chǎn)”的作用。
  取消會計明細(xì)賬易導(dǎo)致賬賬不符
  取消會計明細(xì)賬的另一嚴(yán)重后果是,ERP下的庫存明細(xì)賬與會計總賬不符。我們先來考察類似的例子,從銀行存款調(diào)節(jié)表的編制說起。它是從銀行對賬單和企業(yè)銀行存款賬開始的,這兩個余額可能不一致,因為同一筆款項會有一方已收、已付而另一方未收、未付,或某一方錯記、漏記和重記的情況。查清后,調(diào)節(jié)表為雙方分別補(bǔ)上已方未記的款項,改正單方錯記、漏記和重記的款項,直至兩個余額相等為止。這就說明,銀行與企業(yè)的兩套賬具有重迭性或相似性,但在一定時點(diǎn)上,兩者之間又可能存在差異。編制銀行存款調(diào)節(jié)表的過程,并不是去修改雙方的賬面記錄使其一致,而是要達(dá)到“差異可解釋”的狀態(tài)。
  與此類似,倉庫存貨賬與會計庫存賬之間當(dāng)然也有差異,原因至少有:
  一、錯誤的業(yè)務(wù)處理。雙方難免會發(fā)生單方的錯記、漏記和重記
  二、未達(dá)業(yè)務(wù)。會計和倉庫在相同業(yè)務(wù)的處理上存在著“時間差”,如在月末“貨已到,款未付”。倉庫是一定要記錄的;會計則由于發(fā)票等單據(jù)未到無法及時記錄。
  三、主體差異。倉庫管理員的實(shí)物保管責(zé)任,是以他能夠控制的物理空間范圍為限的,如上鎖的庫房和堆場等。其中,除了企業(yè)自有的存貨,可能還有代管顧客未及提走的存貨,暫管尚未通過驗收的存貨等諸多情況,這都必須構(gòu)成倉庫賬的內(nèi)容;而在會計的存貨賬上,只記錄屬于會計主體所有權(quán)的存貨。兩者之間因統(tǒng)計口徑上的不同而形成“永久性差異”。
  四、制度差別。由于制度規(guī)定不一致而引起的雙方差異也常發(fā)生,表現(xiàn)在:
  1.會計上規(guī)定的原材料成本口徑不僅限于發(fā)票價格,可能還要加上其它費(fèi)用;而倉庫對進(jìn)貨金額的記錄只能依據(jù)發(fā)票價格,對于其它費(fèi)用單據(jù)并不知情;
  2.除了有數(shù)量也有金額的業(yè)務(wù)必須登記以外,會計還必須對只涉及金額不涉及數(shù)量的業(yè)務(wù)也加以記錄,如購貨進(jìn)倉后又收到供應(yīng)商退回的折扣金額,或因故補(bǔ)付給供應(yīng)商的差價款等,這些業(yè)務(wù)金額都要調(diào)整相應(yīng)的存貨成本;而倉庫只登記有實(shí)物進(jìn)出的數(shù)量和金額,對上述業(yè)務(wù)無從得知,更不用說調(diào)整了;
  3.“款已收,貨未付”的未達(dá)業(yè)務(wù),在跨月時也有麻煩,會計核算要求當(dāng)月必須結(jié)轉(zhuǎn)銷售成本,從而在帳上立即注銷相應(yīng)的存貨,無論是否已經(jīng)發(fā)貨;而從實(shí)物角度看,很可能這些存貨根本還沒有被提走,倉庫當(dāng)然還保持著原有的記錄。
  五、舞弊行為。往往單方反映在倉庫記錄上。
  由此可見,倉庫和會計對于同一業(yè)務(wù)的記錄脫節(jié),是極為正常的現(xiàn)象。甚至可以說,兩者一致只是偶然的,兩者不一致才是必然的。所以,最簡明的方法當(dāng)然是,采用兩套賬分別記錄,然后定期核對和解釋差異。我們常說“賬賬相符,賬實(shí)相符”,所謂“賬實(shí)相符”,是指倉庫賬要與實(shí)物數(shù)量相符,所謂“賬賬相符”,是指會計賬與倉庫賬經(jīng)過核對后,要達(dá)到“差異可以解釋”的狀態(tài),如果有錯弊,要及時處理。
  下表中,我們以A材料為例,列舉一些完全可能發(fā)生的,導(dǎo)致雙方賬面差異的業(yè)務(wù)分別在倉庫存貨賬與會計存貨賬中登記。請讀者觀察一下,從“故事開始時”的雙方完全一致,到“故事結(jié)束時”的分道揚(yáng)鑣,差異是如何產(chǎn)生的。再試著設(shè)想,有什么格式能用一套賬來同時滿足兩家的要求,就可以體會ERP設(shè)計思想的荒唐了。
  也許您會說,這些業(yè)務(wù)未必發(fā)生,也未必都發(fā)生在A材料上,好象哪壺不開偏提哪壺,故意找出來“抬杠”似的。確實(shí)是這樣的,在技術(shù)上,這叫“測試業(yè)務(wù)”,常用來檢查軟件設(shè)計是否潛伏著錯誤,通不過測試的,就是有缺陷的產(chǎn)品了。您的公司沒有發(fā)現(xiàn)不符,可能只是因為沒有發(fā)生這些業(yè)務(wù),不代表軟件設(shè)計就沒有問題。
  “一賬獨(dú)大”的實(shí)質(zhì),就是只考慮倉庫賬,而沒有考慮與之有差異的會計賬。但差異是客觀存的,其中,倉庫賬以保管責(zé)任為重,有實(shí)物數(shù)量為據(jù),絕對不可更改;而會計賬須確??傮w的借貸平衡,也輕易動不得,兩者間的差異是不可調(diào)和的,那么就和火山總要找到突破口一樣,兩者的差異,必然表現(xiàn)為庫存明細(xì)賬加起來不等于總賬。原因只在于,對于會計人員而言,總賬才是自己的,明細(xì)賬卻是“別人”的,怎能指望一定會互相吻合呢?而這一現(xiàn)象已使會計界蒙羞,專業(yè)聲譽(yù)嚴(yán)重受損!
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