目前財務(wù)軟件有物料模塊、應(yīng)付模塊、成本模塊、總賬模塊等模塊，更易于操作，下面所介紹的暫估入賬法就是建立在這樣的系統(tǒng)基礎(chǔ)上的，方便實(shí)用，大家可以借鑒一下。
一、采購入庫操作流程
應(yīng)付模塊中有一個采購訂單界面，采購部在簽訂采購合同后，在正式采購前須在系統(tǒng)的采購訂單界面錄入訂單內(nèi)容，包括合同號、供應(yīng)商、材料編碼、材料名稱規(guī)格、價格、數(shù)量、到貨日期、運(yùn)輸及付款條款等，然后將合同正本交財務(wù)部。財務(wù)部收到合同正本后對采購訂單進(jìn)行復(fù)核，并將合同存檔。復(fù)核后的采購訂單不能修改。系統(tǒng)中的采購訂單是用于向供應(yīng)商訂貨的單據(jù)，其格式和內(nèi)容是可以編輯的。
在材料到達(dá)前采購員在系統(tǒng)中根據(jù)采購訂單自動生成入庫單，并打印出來。一個采購訂單可以分?jǐn)?shù)次入庫，即可以多次生成入庫單，但當(dāng)數(shù)量超過訂單限制時，系統(tǒng)將會報警，并將報警信息打印在入庫單上。采購員在入庫單上簽字后將入庫單交倉庫驗(yàn)收。
倉庫驗(yàn)收入庫后在入庫單上簽字，將財務(wù)聯(lián)和采購聯(lián)交采購員，并在系統(tǒng)中確認(rèn)過賬，這時入庫材料就進(jìn)入了材料子系統(tǒng)了，公司就可以查詢到這筆材料的入庫及庫存情況。
發(fā)票到達(dá)后，采購員將發(fā)票單據(jù)、入庫單、申購單等單據(jù)整理并粘貼好交財務(wù)部入賬。財務(wù)部將這些單據(jù)核對準(zhǔn)確無誤后，在系統(tǒng)中生成入庫憑證。
二、“暫估入賬”操作
至月末發(fā)票單據(jù)仍未到達(dá)的，財務(wù)部就需做“暫估入賬”操作了。
月末財務(wù)部將所有單據(jù)齊全的入庫單轉(zhuǎn)為入庫憑證，剩下未轉(zhuǎn)為入庫憑證的入庫單就是要“暫估入賬”的入庫單，為穩(wěn)妥起見，將這些需暫估入庫的入庫單清單發(fā)一份給采購部備查。
通過程序支持，暫估操作是可以自動化的，點(diǎn)擊系統(tǒng)中“暫估入賬”按扭，系統(tǒng)自動進(jìn)行暫估入賬操作。系統(tǒng)在入庫單信息上加注暫估標(biāo)記，在應(yīng)付賬子系統(tǒng)登記一筆應(yīng)付款記錄，并有暫估標(biāo)記，同時產(chǎn)生暫估憑證：
借：原材料
其他應(yīng)收款：暫估進(jìn)項(xiàng)稅
貸：應(yīng)付賬款——暫估
下月初，將上月“暫估入賬”沖回，產(chǎn)生紅沖憑證，此時應(yīng)付賬子系統(tǒng)記入一筆紅沖金額，將上月“暫估入賬”數(shù)據(jù)沖回，子系統(tǒng)中入庫單的“暫估”標(biāo)記消失，處于未編制憑證狀態(tài)，材料子系統(tǒng)數(shù)量、金額不變。
采用這種材料“暫估入賬”法一方面保證了月末總賬和子系統(tǒng)賬的完全一致，同時材料子系統(tǒng)賬始終和倉庫實(shí)物數(shù)據(jù)一致，應(yīng)付賬子系統(tǒng)明細(xì)賬能夠反映材料到貨和發(fā)票到達(dá)的實(shí)際情況，更重要的是暫估入賬材料的“暫估”價格其實(shí)就是采購實(shí)價，據(jù)此計算的生產(chǎn)成本是完全正確的。
值得注意的是，不管采取何種“暫估入賬”法，發(fā)票單據(jù)是必需及時交到財務(wù)部來辦理賬務(wù)手續(xù)的，在實(shí)踐*4采用考核機(jī)制來保證發(fā)票單據(jù)的及時性。
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