如何加強(qiáng)職業(yè)學(xué)校內(nèi)部審計(jì)檔案管理

　　職業(yè)學(xué)校內(nèi)部審計(jì)檔案是學(xué)校內(nèi)部審計(jì)部門在執(zhí)行審計(jì)任務(wù)、履行審計(jì)職責(zé)時收集、制作與使用的各種材料。檔案形式有文字、圖表、聲像、實(shí)物、電子光盤等。
        內(nèi)部審計(jì)檔案內(nèi)容包括以下4類文件材料：①立項(xiàng)類文件材料；②證明類文件材料；③結(jié)論類文件材料；④備查類文件材料。
　　一、職業(yè)學(xué)校內(nèi)部審計(jì)檔案管理工作的重要性
　　隨著職業(yè)教育改革的深入開展以及各級政府和社會各界對職業(yè)教育投入的增加，職業(yè)學(xué)校的辦學(xué)規(guī)模在不斷擴(kuò)大，職業(yè)教育經(jīng)費(fèi)的使用已越來越受到公眾的關(guān)注。因此，加強(qiáng)對教育經(jīng)費(fèi)使用的監(jiān)督十分重要。職業(yè)學(xué)校內(nèi)部審計(jì)檔案是學(xué)校審計(jì)工作的重要組成部分，它是審計(jì)活動的真實(shí)記錄，也是考查內(nèi)部審計(jì)工作質(zhì)量、研究審計(jì)工作歷史的重要依據(jù)。因而，建立完整而系統(tǒng)的職校內(nèi)部審計(jì)檔案有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。
　　1、有利于提高內(nèi)部審計(jì)工作的管理水平，促進(jìn)內(nèi)部審計(jì)工作積極、高效開展
　　當(dāng)前，我國職業(yè)學(xué)校內(nèi)部審計(jì)工作質(zhì)量還不高，做好審計(jì)檔案管理工作，首先將有助于內(nèi)審工作者進(jìn)行工作質(zhì)量評估，并不斷創(chuàng)新，為職業(yè)教育的規(guī)范管理創(chuàng)造條件；其次有助于評價內(nèi)審人員的工作業(yè)績和業(yè)務(wù)水平，有助于新參加工作的審計(jì)人員業(yè)務(wù)能力的提高。
　　2、有利于節(jié)約審計(jì)時間和人力
　　學(xué)校內(nèi)部審計(jì)常常要參照以往的審計(jì)數(shù)據(jù)、審計(jì)方案等內(nèi)容，學(xué)校建立的內(nèi)審檔案規(guī)范、管理有效，在學(xué)校開展內(nèi)部審計(jì)時就能合理利用審計(jì)檔案資源，充分發(fā)揮內(nèi)審檔案的參考和借鑒作用，可以節(jié)約人力、物力和時間。
　　二、職業(yè)學(xué)校內(nèi)部審計(jì)檔案管理現(xiàn)狀
　　當(dāng)前職業(yè)教育已從快速發(fā)展期進(jìn)入精致管理期，內(nèi)部審計(jì)檔案管理工作由于起步較晚，研究探索較少，加之領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，尚處于不完善狀態(tài)，已不適應(yīng)現(xiàn)代職業(yè)學(xué)校管理的需要，存在的問題主要有以下幾方面。
　　1、對內(nèi)部審計(jì)檔案管理的認(rèn)識存在偏差
　　職業(yè)學(xué)校對內(nèi)審檔案管理的重要性認(rèn)識不夠，缺乏相關(guān)的制度指導(dǎo)和規(guī)范。內(nèi)部審計(jì)管理人員在做審計(jì)項(xiàng)目時，往往出具了審計(jì)報(bào)告，提出了審計(jì)意見，審計(jì)項(xiàng)目就算完成，有關(guān)文件資料沒有及時按相關(guān)法規(guī)要求歸檔、管理，待今后工作中需要查找相關(guān)資料時，因沒有及時歸檔而無法查閱。
　　2、內(nèi)部審計(jì)檔案管理方法有待改進(jìn)
　　由于內(nèi)部審計(jì)檔案管理人員多數(shù)是由財(cái)務(wù)部門工作人員兼職的，沒有經(jīng)過檔案業(yè)務(wù)知識的專門培訓(xùn)，不熟悉檔案管理的基本操作流程，缺乏檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)；另外，檔案設(shè)施不完善，沒有專門的場地和必要的存檔工具，文件資料隨處堆放，時間稍長，難免丟失。
　　3、內(nèi)部審計(jì)檔案人員管理能力有待提高
　　由于內(nèi)部審計(jì)檔案管理人員多數(shù)是兼職的，本身對審計(jì)檔案的開發(fā)與利用認(rèn)識不夠，難以真正發(fā)揮內(nèi)部審計(jì)檔案的作用。
　　三、加強(qiáng)職業(yè)學(xué)校內(nèi)部審計(jì)檔案管理的幾項(xiàng)舉措
　　內(nèi)部審計(jì)檔案的管理質(zhì)量直接影響著學(xué)校內(nèi)部審計(jì)的工作質(zhì)量。只有正確處理好審計(jì)檔案管理與審計(jì)工作的關(guān)系才能有效開展審計(jì)工作，加強(qiáng)職業(yè)學(xué)校內(nèi)部審計(jì)檔案管理的舉措有以下幾方面。
　　1、正確樹立內(nèi)部審計(jì)檔案管理和檔案服務(wù)的理念
　　內(nèi)部審計(jì)檔案管理是學(xué)校做好審計(jì)工作的基礎(chǔ)和前提，檔案服務(wù)是檔案管理的目標(biāo)。內(nèi)部審計(jì)相關(guān)人員應(yīng)充分認(rèn)識內(nèi)部審計(jì)檔案對加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)工作所起的重要作用。
　　2、建立和完善內(nèi)部審計(jì)檔案管理制度
　　制度是行為規(guī)范，學(xué)校應(yīng)按照上級部門有關(guān)規(guī)定，根據(jù)學(xué)校具體情況制定適合本單位的內(nèi)審檔案管理制度和內(nèi)部控制制度，統(tǒng)一立卷歸檔的程序、范圍，有相對固定的檔案管理人員，明確檔案員的職責(zé)和權(quán)限；建立檔案安全保密制度，避免審計(jì)風(fēng)險；審計(jì)檔案管理制度化且具科學(xué)性。
　　3、提高內(nèi)審檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng)
　　制度要靠人來執(zhí)行，檔案管理工作的好壞，取決于工作人員的綜合素質(zhì)。因此要通過多渠道加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)技能，增強(qiáng)敬業(yè)愛崗、保守秘密等職業(yè)道德修養(yǎng)。
　　4、做好內(nèi)審檔案管理的監(jiān)管工作
　　內(nèi)審檔案立卷、歸檔一般按照“誰審計(jì)，誰立卷”的原則，即項(xiàng)目審計(jì)組組長為內(nèi)部審計(jì)檔案立卷責(zé)任人，負(fù)責(zé)項(xiàng)目審計(jì)過程中形成的全部文件材料的收集、整理、鑒別，并作合理的取舍，經(jīng)內(nèi)部審計(jì)處負(fù)責(zé)人審核通過后按立卷方法進(jìn)行組卷，再移交給審計(jì)處檔案員。檔案管理人員負(fù)責(zé)將這些案卷進(jìn)行收集、分類，然后登記編號歸檔。為確保內(nèi)部審計(jì)檔案安全、完整，應(yīng)當(dāng)將檔案入專柜保管至次年6月30日，再向?qū)W校檔案管理部門移交。內(nèi)審部門負(fù)責(zé)人要經(jīng)常督促、檢查內(nèi)審檔案管理人員的工作，使他們及時做好立卷、歸檔工作，不斷提高內(nèi)審檔案的管理水平。
　　5、采用內(nèi)部審計(jì)紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的管理方式
　　審計(jì)檔案管理人員要努力提高電算化水平，能熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)軟件。對一些利用頻率高、又需查閱原件的紙質(zhì)材料可選擇性地通過掃描等方式轉(zhuǎn)化為儲存在磁性介質(zhì)上的電子信息，充分利用計(jì)算機(jī)儲存量大、查閱方便的特點(diǎn)，首先將要查閱的資料快速、準(zhǔn)確定位，然后再查原始資料，以此減少查詢工作量，提高工作效率。
　　職業(yè)學(xué)校要根據(jù)內(nèi)部審計(jì)發(fā)展的時代特點(diǎn)，結(jié)合內(nèi)部審計(jì)工作的實(shí)際，切實(shí)加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)檔案管理工作，進(jìn)一步完善學(xué)校內(nèi)部審計(jì)檔案管理的方式與方法，使內(nèi)部審計(jì)檔案管理制度化、規(guī)范化、現(xiàn)代化，為學(xué)校加強(qiáng)內(nèi)部管理發(fā)揮更大的作用。