當(dāng)最為重要的信息是由其他部門提供、而這些部門又不在首席財務(wù)官（CFO）的管轄范圍之內(nèi)時，改進(jìn)財務(wù)工作流程就成為了一個巨大的挑戰(zhàn)。在整個會計處理流程中，依據(jù)工作能力或業(yè)務(wù)單元分工的財務(wù)部門和會計部門很少能夠有效合作。分析師和財會人員常常將時間大量耗費(fèi)在“周而復(fù)始”地理解數(shù)據(jù)差異和弄清信息上。當(dāng)問題被發(fā)現(xiàn)時，距其產(chǎn)生往往已過去很久，此時再尋求合作糾正錯誤就變得非常困難。天長日久，后期糾錯取代了消除根源，成為優(yōu)先考慮的事項。
　　你如何解決他人（其它部門）的問題？這看似一個藏有陷阱的問題，因為領(lǐng)導(dǎo)者總是站在自己的立場上來看待所有的問題。不幸的是，當(dāng)企業(yè)的工作流程和信息鏈條按照工作職能被分割時，責(zé)任共擔(dān)的意識就變得模糊。財務(wù)部門和會計部門就會過于關(guān)注本部門的內(nèi)部工作，而無暇顧及整體工作目標(biāo)。
　　例如，某個業(yè)務(wù)單元的財務(wù)主管可能因急于完成關(guān)賬工作而未正確登記日記賬；在同時解決多個需要優(yōu)先處理的工作任務(wù)時，部門經(jīng)理可能會在一項記錄中重復(fù)登記多項固定資產(chǎn)；兩名財務(wù)分析師可能會使用不同的數(shù)據(jù)來編制收入報告。這些僅僅是引發(fā)財務(wù)和會計工作重復(fù)勞動以及無效率的諸多問題中的一小部分案例，究其根源就是缺乏充分的協(xié)調(diào)與合作。
　　一家大型娛樂企業(yè)的CFO發(fā)現(xiàn)，在進(jìn)一步改善會計部門和財務(wù)部門的管理工作之前，任何問題都會導(dǎo)致各個部門相互指責(zé)，而問題本身卻極少能夠得到解決。每個部門都是在自己的工作職能框架下來解決問題，但這對提升管理工作于事無補(bǔ)，大的問題依然橫亙于前。當(dāng)各個部門的負(fù)責(zé)人被要求通力合作，制定一個更加完善的工作流程時，他們的*9反應(yīng)就是懷疑。
　　但在設(shè)計出“端到端”的價值流程后，各部門負(fù)責(zé)人開始意識到在傳遞清晰財務(wù)信息、及時進(jìn)行分析的過程中，每個部門都扮演著至關(guān)重要的角色。一旦洞悉工作職能的割裂正是信息流產(chǎn)生鴻溝的根源，最初的遲疑就會煙消云散。只有改善溝通、增強(qiáng)部門間的合作才能夠最終消除工作延誤和重復(fù)勞動；只有工作流程所涉及的部門共同商討，才能夠消除改進(jìn)工作的*5阻礙；只有在所有部門都對工作結(jié)果承擔(dān)責(zé)任的情況下，質(zhì)量和時效性才能夠得到提升。
　　從“檢查和改正”到“從源頭上控制質(zhì)量”
　　財會人員的大部分工作內(nèi)容是檢查和調(diào)制信息。但是，任何花費(fèi)在追查不完整信息、修正數(shù)據(jù)以及澄清表述的時間都被認(rèn)為是重復(fù)勞動和浪費(fèi)。在絕大多數(shù)情況下，數(shù)據(jù)在源頭就有問題，但是這些問題要經(jīng)過很久才被發(fā)現(xiàn)。重復(fù)勞動會中斷工作流程，延誤報告的編制和分析工作。
　　當(dāng)*9個處理信息的人認(rèn)為他的工作準(zhǔn)確無誤，而依托該信息開展后續(xù)工作的人發(fā)現(xiàn)無法對信息進(jìn)行處理時，工作流程就會產(chǎn)生斷裂。為什么這兩個人對于信息的及時性、完整性以及準(zhǔn)確性的認(rèn)知有如此大的差異？原因就在于對何為“質(zhì)量上乘的數(shù)據(jù)”沒有清晰準(zhǔn)確的定義。
　　如果你向發(fā)現(xiàn)問題的人詢問是依據(jù)什么來判定數(shù)據(jù)的正確與否，他們會詳盡地列舉出種種標(biāo)準(zhǔn)。理想情況是，針對每一項缺陷都有特定的測試方法，而采用何種測試方法則取決于接受信息的人。
　　此時，工作流程中互動關(guān)系的重要性就突顯出來了：信息的接收人是消費(fèi)者，信息的制造人是供應(yīng)商。內(nèi)外部消費(fèi)者最終必須對好信息和壞信息進(jìn)行界定，而供應(yīng)商必須遵從消費(fèi)者對于質(zhì)量的界定。
　　CFO一旦識別出最為常見的錯誤，每個人就應(yīng)該明確如何對工作進(jìn)行檢查，以確保他們的工作符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。數(shù)據(jù)供應(yīng)商的檢查方法應(yīng)與其消費(fèi)者所采用的方法保持一致，以確保所提供的信息具備適用性。檢查工作必須嚴(yán)格按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，只有這樣，所有的工作差錯才會在源頭上被發(fā)現(xiàn)，不會出現(xiàn)錯誤數(shù)據(jù)被傳遞到下一個工作階段的情況，這一點(diǎn)非常重要。
　　在數(shù)據(jù)源頭上就甄別出錯誤讓信息制造者有機(jī)會將重復(fù)勞動的負(fù)面影響降到最低，能夠及時并且不斷地完善工作流程，減少或消除工作差錯。
　　“穿流”檢查提升效率、明確責(zé)任
　　在源頭設(shè)立質(zhì)量控制點(diǎn)是為了實現(xiàn)信息流能夠不斷向前流動。將質(zhì)量檢查工作回溯至數(shù)據(jù)源能夠減少數(shù)據(jù)從消費(fèi)者向供應(yīng)商的后向傳遞事件的發(fā)生，從而大大提升信息流的流轉(zhuǎn)速度和效能。雖然錯誤不可能在一夜之間就被消除，但是下游的財務(wù)和會計活動可以采用通過詳細(xì)描述取代完整準(zhǔn)確數(shù)據(jù)的方式來完成。
　　在每個質(zhì)量低下的源數(shù)據(jù)被發(fā)現(xiàn)的環(huán)節(jié)上，對數(shù)據(jù)源進(jìn)行質(zhì)量回溯檢查，辨別出理想狀態(tài)應(yīng)得到的信息，將之與會產(chǎn)生問題、導(dǎo)致重復(fù)勞動的所有情況和變量進(jìn)行對照，然后據(jù)此來確定恰當(dāng)?shù)奶娲椒ǎㄈ缫环N描述性的替代處理方法），這種方法能夠確保所有的變量都可為下游消費(fèi)者接受和使用，不會導(dǎo)致他們重復(fù)勞動。
　　在我們的客戶中，有一家全球性的商業(yè)服務(wù)公司就將上述方法作為其兩階段工作法的組成部分，以此來改善固定資產(chǎn)折舊工作流程和數(shù)據(jù)質(zhì)量。在最容易產(chǎn)生數(shù)據(jù)問題的關(guān)鍵檢查點(diǎn)上，該公司對可能會導(dǎo)致重復(fù)勞動的所有最常見差錯和疏漏進(jìn)行了甄別。然后，旨在揭示問題的測試方法在提供數(shù)據(jù)的相關(guān)人員之間共享，他們共同制定了檢查標(biāo)準(zhǔn)，以及明確了當(dāng)理想數(shù)據(jù)無法獲得時的替代信息。
　　最后，數(shù)據(jù)供應(yīng)商探尋減少或消除數(shù)據(jù)波動根源。采用這一方法，該公司將折舊流程周期縮短近半，提高了工作質(zhì)量和效率。
　　會計和財務(wù)職能轉(zhuǎn)變的一個重要啟示就是工作流程中的每一個人都對整體工作結(jié)果負(fù)有責(zé)任。參與其中的每個人都不能推卸責(zé)任，而應(yīng)該通力合作，為消費(fèi)者服務(wù)。只有那時，CFO才能真正獲得質(zhì)量上乘的數(shù)據(jù)。