近日，中國(guó)注冊(cè)會(huì)計(jì)師協(xié)會(huì)發(fā)布了《關(guān)于申報(bào)2016年會(huì)計(jì)師事務(wù)所信息化建設(shè)獎(jiǎng)勵(lì)的通知》，啟動(dòng)了2016年事務(wù)所信息化建設(shè)獎(jiǎng)勵(lì)活動(dòng)。
可以看出，隨著信息時(shí)代的發(fā)展與信息技術(shù)水平的提高，注冊(cè)會(huì)計(jì)師行業(yè)對(duì)會(huì)計(jì)師事務(wù)所的信息化建設(shè)工作更加看重。而在這種背景下，不少會(huì)計(jì)師事務(wù)所也已經(jīng)走在了探索事務(wù)所信息化建設(shè)的路上。
功能與安全是主要選擇因素
“在信息化建設(shè)之路上可以‘摸著石頭過(guò)河’，但要有方向。”這是之前獲得過(guò)中注協(xié)信息化建設(shè)工作突出獎(jiǎng)勵(lì)的中興財(cái)光華會(huì)計(jì)師事務(wù)所(特殊普通合伙)(下稱(chēng)“中興財(cái)光華”)的信息中心主任田恒波的心得。
毫無(wú)疑問(wèn)，在信息化建設(shè)過(guò)程中，作為信息技術(shù)主管的田恒波遇到了不少難題。他告訴記者，其中比較主要的問(wèn)題包括如何提升使用率、設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)個(gè)性化功能以及具備合理的超前意識(shí)。
為此，在中興財(cái)光華的信息化建設(shè)中，田恒波從與業(yè)務(wù)最相關(guān)的重要任務(wù)開(kāi)始部署信息化系統(tǒng)，以提升使用率和使用效益。而由于事務(wù)所業(yè)務(wù)的特殊性以及總所與分所管理上的特有性質(zhì)，他建議加強(qiáng)對(duì)各類(lèi)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)功能的設(shè)計(jì)，包括可視化的分析，從中得出某種聯(lián)系，提煉出重要信息，以支持決策。
除了考慮信息化系統(tǒng)的功能之外，另一個(gè)重要的考慮因素就是安全。因此，田恒波認(rèn)為，無(wú)論是從功能設(shè)計(jì)還是安全防范，都需要有超前意識(shí)，步子太大、太超前不行，容易不接地氣，步子落后也不行。
中審華寅五洲會(huì)計(jì)師事務(wù)所信息技術(shù)部經(jīng)理孫健也認(rèn)為，事務(wù)所的信息系統(tǒng)要真正符合事務(wù)所工作流程和管理需要。
在全套系統(tǒng)開(kāi)發(fā)之前，事務(wù)所和供應(yīng)商應(yīng)做詳盡的需求調(diào)研，完成《需求說(shuō)明書(shū)》。
就中審華寅五洲會(huì)計(jì)師事務(wù)所信息化建設(shè)的具體情況而言，孫健選擇事務(wù)所的管理解決方案時(shí)，會(huì)考慮系統(tǒng)操作易于掌握、工作流程符合管理需要、能提供全面豐富的統(tǒng)計(jì)信息、能適應(yīng)事務(wù)所的特殊性以及系統(tǒng)的可拓展性、安全穩(wěn)定性等因素。在選擇供應(yīng)商上，行業(yè)經(jīng)驗(yàn)及良好口碑、完整的運(yùn)營(yíng)體系、服務(wù)理念和溝通能力，尤其是誠(chéng)懇、耐心、周到的服務(wù)意識(shí)以及扎實(shí)、專(zhuān)業(yè)的執(zhí)行能力和快速響應(yīng)能力是評(píng)價(jià)供應(yīng)商的重要因素。
對(duì)客戶(hù)進(jìn)行個(gè)性化服務(wù)也很重要。軟件供應(yīng)商應(yīng)主動(dòng)提出有針對(duì)性的合理化建議及方案，提供更多增值服務(wù)。
德勤華永會(huì)計(jì)師事務(wù)所(特殊普通合伙)的審計(jì)咨詢(xún)與信息科技服務(wù)華北區(qū)主管合伙人陳建峰則把領(lǐng)先市場(chǎng)、領(lǐng)先用戶(hù)作為*9考慮因素。
“另外，我們不僅在本土研發(fā)一些工具，也會(huì)引入德勤成員所的特有技術(shù)手段。德勤會(huì)利用高端技術(shù)為高端客戶(hù)提供服務(wù)，但對(duì)于還處于初級(jí)和中級(jí)發(fā)展階段的客戶(hù)，我們會(huì)從易到難，逐步提供自己擁有的技術(shù)手段。”陳建峰說(shuō)。
德勤對(duì)信息安全也格外看重。此外，與客戶(hù)系統(tǒng)的對(duì)接也是需要重點(diǎn)考慮的問(wèn)題。很多中國(guó)企業(yè)大都在大量使用ERP等管理系統(tǒng)，少則兩三種，多則十幾種。“我們?cè)跒檫@些客戶(hù)提供服務(wù)時(shí)，需要考慮到這些系統(tǒng)的對(duì)接與聯(lián)動(dòng)效應(yīng)，這也促進(jìn)了德勤自身不斷提升信息化水平和技術(shù)手段。”陳建峰說(shuō)。
信息技術(shù)部門(mén)該做些什么
事務(wù)所的信息化建設(shè)中，擔(dān)當(dāng)主角的必然是信息技術(shù)部門(mén)。在田恒波眼中，信息技術(shù)部門(mén)最需要做的就是，深入了解事務(wù)所當(dāng)前業(yè)務(wù)內(nèi)容、各流程環(huán)節(jié)及用戶(hù)期望，搞清關(guān)鍵部門(mén)未來(lái)運(yùn)營(yíng)模式。
在軟件或者信息化平臺(tái)推出之前和之初，事務(wù)所各部門(mén)基本各做各的，當(dāng)聽(tīng)說(shuō)要整合平臺(tái)和統(tǒng)一操作流程時(shí)，*9反應(yīng)大多是感覺(jué)會(huì)給自己帶來(lái)額外的工作量。因此，信息技術(shù)人員應(yīng)在前期要對(duì)事務(wù)所的實(shí)際情況進(jìn)行深入摸底，將一些部門(mén)的特殊性充分考慮到整體計(jì)劃中。
每個(gè)所自身情況存在差異，因此必須結(jié)合實(shí)際情況，通盤(pán)考慮各個(gè)部門(mén)的角色、作用以及實(shí)施順序。
“我們選擇供應(yīng)商的兩項(xiàng)基本指標(biāo)是技術(shù)和服務(wù)。比如，其過(guò)往的成功案例和累積經(jīng)驗(yàn)，是否能夠根據(jù)客戶(hù)具體情況量身定做方案，同時(shí)提供前瞻性的建設(shè)性建議和具體措施。”田恒波說(shuō)。
事務(wù)所應(yīng)實(shí)施有針對(duì)性的培訓(xùn)。培訓(xùn)在信息化過(guò)程中作用不可忽視，針對(duì)部門(mén)，包括總所和分所，不同部門(mén)不同角色，實(shí)施的培訓(xùn)側(cè)重點(diǎn)和方法要有區(qū)別，需要提前與供應(yīng)商商定好。
此外，事務(wù)所應(yīng)樹(shù)立內(nèi)部成功典范，全面推廣。毋庸置疑，一個(gè)好的分所的示范作用是非常重要的。
孫健則認(rèn)為，當(dāng)事務(wù)所真正實(shí)施信息化時(shí)，無(wú)論是業(yè)務(wù)作業(yè)還是事務(wù)所管理系統(tǒng)的運(yùn)行，很重要的因素在于事務(wù)所各部門(mén)人員的接受程度和使用率。
從中審華寅五洲的經(jīng)驗(yàn)來(lái)講，事務(wù)所內(nèi)部要信息化平臺(tái)運(yùn)轉(zhuǎn)好，首先需要核心管理層的決心和力度，然后需要支持層的溝通和執(zhí)行以及操作層面的熟悉和應(yīng)用。
期間，信息化支持平臺(tái)組織了大量的溝通、多方式的交流以及各種規(guī)模和形式的培訓(xùn)。通過(guò)溝通，讓每一位操作人員了解和熟悉信息化平臺(tái)運(yùn)行的意義，包括給自己帶來(lái)的切實(shí)效率和益處，當(dāng)然還有管理體系的要求。
“日常經(jīng)常交流，做到有問(wèn)題、有溝通、有需要、有人在?，F(xiàn)在全所包括分所在內(nèi)的每一個(gè)員工都有我的電話(huà)。但隨著信息化的推進(jìn)、豐富的溝通方式以及網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的運(yùn)轉(zhuǎn)，我的電話(huà)反而比以前少了。”孫健說(shuō)。
實(shí)現(xiàn)信息化與事務(wù)所的全面深度融合
雖然不少事務(wù)所的信息化建設(shè)工作剛剛起步，但實(shí)現(xiàn)信息化和事務(wù)所的全面深度融合，已經(jīng)是一些事務(wù)所的目標(biāo)。
在孫健看來(lái)，事務(wù)所信息化系統(tǒng)的覆蓋面要廣。系統(tǒng)功能的豐富，可以分階段部署，但是系統(tǒng)內(nèi)操作的參與不僅需要業(yè)務(wù)人員。信息化平臺(tái)的運(yùn)作，提高事務(wù)所的工作效率以及管理水平需要全員參與。
而在德勤中國(guó)分所內(nèi)部，就有很多專(zhuān)業(yè)服務(wù)部門(mén)，如審計(jì)、稅務(wù)、財(cái)務(wù)咨詢(xún)、企業(yè)管理咨詢(xún)、企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理等服務(wù)部門(mén)。
為此，德勤對(duì)于信息技術(shù)方面的服務(wù)需求，會(huì)引入信息技術(shù)專(zhuān)家參與。在德勤，團(tuán)隊(duì)之間合作緊密。即使是不同的業(yè)務(wù)組都有很好的合作，以確保提供a1的服務(wù)質(zhì)量。
“我們?cè)诙昵熬烷_(kāi)始使用信息系統(tǒng)來(lái)幫助進(jìn)行審計(jì)工作，每幾年都會(huì)大規(guī)模地更新升級(jí)?，F(xiàn)在我們自主研發(fā)了云平臺(tái)，并已經(jīng)用來(lái)協(xié)助運(yùn)行審計(jì)業(yè)務(wù)。自行研發(fā)的云平臺(tái)更有助于信息安全。整套云平臺(tái)是德勤美國(guó)總部研發(fā)，全球統(tǒng)一使用，幾十個(gè)核心國(guó)家聯(lián)動(dòng)協(xié)同，根據(jù)各地區(qū)合規(guī)、實(shí)踐的需求不同進(jìn)行調(diào)整。”陳建峰說(shuō)。
此外，德勤也在探索和自制審計(jì)工具，應(yīng)用大數(shù)據(jù)進(jìn)行案例和數(shù)據(jù)分析，全面提高審計(jì)效率和高度。德勤還要求編程人員通過(guò)模擬客戶(hù)的業(yè)務(wù)和系統(tǒng)進(jìn)行分析，對(duì)核心數(shù)據(jù)做檢查。
而在這些事務(wù)所的信息化建設(shè)中，中注協(xié)都起到了重要的[*{c}*]作用。
孫健告訴記者：“中注協(xié)以及各地方注協(xié)，都做了大量工作，包括各種活動(dòng)、交流、洽談、推廣、培訓(xùn)和獎(jiǎng)勵(lì)等。另外，中注協(xié)還更建立了行業(yè)法律法規(guī)庫(kù)，免費(fèi)提供會(huì)員使用。這都激勵(lì)著事務(wù)所加快信息化發(fā)展，也使注協(xié)在促進(jìn)行業(yè)信息化建設(shè)中發(fā)揮了主導(dǎo)作用。”“在行業(yè)的信息化建設(shè)中，中注協(xié)在事務(wù)所、企業(yè)和監(jiān)管機(jī)構(gòu)之間扮演了橋梁的作用。他們組織業(yè)內(nèi)交流，開(kāi)展調(diào)研，分享研討，了解各個(gè)方面關(guān)于行業(yè)的需求和經(jīng)驗(yàn)，從而促進(jìn)帶動(dòng)事務(wù)所一同發(fā)展。”陳建峰說(shuō)。
本文來(lái)源：中國(guó)會(huì)計(jì)報(bào)；作者：高鶴