曾幾何時(shí)，處理紙質(zhì)發(fā)票對(duì)于會(huì)計(jì)人員來(lái)說(shuō)，簡(jiǎn)直就是一場(chǎng)“噩夢(mèng)”。
據(jù)一項(xiàng)權(quán)威調(diào)查顯示，企業(yè)普通會(huì)計(jì)人員70%的精力花在發(fā)票上———驗(yàn)票、審票、貼票、歸檔……紙質(zhì)發(fā)票成為制約企業(yè)信息化程度提升的瓶頸。
2015年年底，國(guó)家稅務(wù)總局發(fā)布《關(guān)于推行通過(guò)增值稅電子發(fā)票系統(tǒng)開具的增值稅電子普通發(fā)票有關(guān)問(wèn)題的公告》，國(guó)家檔案局、財(cái)政部發(fā)布*7修訂的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，這一系列新舉措表明，電子發(fā)票越來(lái)越受到政府和企業(yè)的關(guān)注，迎來(lái)了新的發(fā)展契機(jī)。
事實(shí)上，隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的來(lái)臨，電子發(fā)票作為信息時(shí)代發(fā)票形態(tài)及服務(wù)管理方式變革的新產(chǎn)物，必將取代紙質(zhì)發(fā)票。
“紙質(zhì)發(fā)票向電子發(fā)票過(guò)渡，不只是載體的變化、流程的變化，還可能帶來(lái)整個(gè)商業(yè)模式的變革、財(cái)稅管理方式的變革。”用友網(wǎng)絡(luò)科技股份有限公司助理總裁宋艷果在接受《中國(guó)會(huì)計(jì)報(bào)》記者采訪時(shí)表示。
電子發(fā)票遠(yuǎn)勝紙質(zhì)發(fā)票
一直以來(lái)，在使用紙質(zhì)發(fā)票過(guò)程中，企業(yè)面臨諸多方面困擾：開票企業(yè)管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)不能共享到開票軟件；收票企業(yè)也無(wú)法直接利用發(fā)票上的數(shù)據(jù)，打票時(shí)易產(chǎn)生錯(cuò)票；郵寄成本高，拖延回款周期，容易丟失毀損；紙質(zhì)發(fā)票入賬歸檔操作復(fù)雜，無(wú)法實(shí)時(shí)查詢等等。
電子發(fā)票的出現(xiàn)解決了這一系列的難題。
“國(guó)家推動(dòng)電子發(fā)票正當(dāng)其時(shí)。目前在數(shù)據(jù)流上，比如訂單、支付等，都可以在線上實(shí)時(shí)便捷地完成，唯獨(dú)發(fā)票環(huán)節(jié)，成為最核心的瓶頸問(wèn)題，因?yàn)榧堎|(zhì)發(fā)票這種載體沒(méi)有辦法實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)。”宋艷果表示，很多業(yè)務(wù)必須見票才能進(jìn)行到下一個(gè)流程，發(fā)票使得業(yè)務(wù)中斷的情況屢見不鮮。
“電子發(fā)票誕生之后，可以和原來(lái)的流程連在一起，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)開票收票。如此一來(lái)，企業(yè)未來(lái)的業(yè)務(wù)發(fā)展和財(cái)稅管理會(huì)上一個(gè)新的臺(tái)階。”宋艷果還從數(shù)據(jù)收集的角度闡釋了電子發(fā)票對(duì)企業(yè)的巨大推動(dòng)作用。“紙質(zhì)發(fā)票等于把信息僵化了，電子數(shù)據(jù)打印到紙上后，信息就‘死’在那兒了，而如果是電子的話，信息就能繼續(xù)流動(dòng)，企業(yè)的數(shù)據(jù)分析顆粒度也就會(huì)更明細(xì)。”譬如，原來(lái)企業(yè)對(duì)數(shù)據(jù)的分析只能到憑證級(jí)，使用電子發(fā)票后，就可以分析到發(fā)票級(jí)。以差旅費(fèi)為例，某一個(gè)時(shí)點(diǎn)，坐哪個(gè)航班的飛機(jī)最便宜，通過(guò)電子發(fā)票這些信息都可以分析出來(lái)。
“在業(yè)務(wù)操作層面，使用電子發(fā)票后可以節(jié)省人工，降低成本，降低出錯(cuò)率，提升效率，從而促進(jìn)企業(yè)管理的提升。”宋艷果對(duì)記者說(shuō)。
企業(yè)離電子發(fā)票有多遠(yuǎn)
相比紙質(zhì)發(fā)票，電子發(fā)票有諸多優(yōu)勢(shì)，那么企業(yè)應(yīng)該如何申請(qǐng)開具電子發(fā)票？如何防止電子發(fā)票重復(fù)入賬？電子發(fā)票如何進(jìn)行歸檔？針對(duì)這一系列企業(yè)關(guān)心的問(wèn)題，宋艷果進(jìn)行了解答。
根據(jù)政策規(guī)定，選擇使用增值稅電子發(fā)票的納稅人，與現(xiàn)有的納稅人登記、票種核定等流程一致。以北京為例，具體開具流程包括：納稅人提出申請(qǐng)、稅務(wù)機(jī)關(guān)受理確認(rèn)、稅務(wù)機(jī)關(guān)發(fā)票賦碼、自建電子發(fā)票平臺(tái)或使用第三方電子發(fā)票平臺(tái)生成電子發(fā)票、電子發(fā)票明細(xì)數(shù)據(jù)傳送稅務(wù)機(jī)關(guān)。
“雖然政策上規(guī)定打印的電子發(fā)票可以入賬，但實(shí)際具有法律效力的原始憑證是電子文件，因此電子發(fā)票真正意義上的入賬應(yīng)與企業(yè)會(huì)計(jì)信息化核算軟件相對(duì)接。”宋艷果說(shuō)。
一般說(shuō)來(lái)，電子發(fā)票入賬包括銷售發(fā)票入賬、采購(gòu)發(fā)票入賬、費(fèi)用發(fā)票入賬，各自有相應(yīng)的入賬流程。
而對(duì)于如何防止電子發(fā)票重復(fù)入賬這個(gè)問(wèn)題，宋艷果以用友的電子發(fā)票服務(wù)平臺(tái)為例進(jìn)行了說(shuō)明：“電子發(fā)票是一種電子文件，是可以復(fù)制的，要想杜絕電子發(fā)票重復(fù)入賬，就需有技術(shù)手段支持。”據(jù)了解，用友電子發(fā)票服務(wù)平臺(tái)就提供這項(xiàng)服務(wù)，對(duì)于歸集到用友電子發(fā)票服務(wù)平臺(tái)的每一張發(fā)票，平臺(tái)都會(huì)為它建立一個(gè)檔案以記錄它的生命周期。這張發(fā)票是由誰(shuí)經(jīng)手的，正處于何種狀態(tài)，與哪張單據(jù)相關(guān)聯(lián)，平臺(tái)都會(huì)有相應(yīng)的詳細(xì)記錄，一張發(fā)票只能入賬一次，再次入賬就會(huì)報(bào)錯(cuò)。
電子發(fā)票同紙質(zhì)發(fā)票一樣屬于會(huì)計(jì)檔案中原始憑證中的一種。新修訂的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，單位從外部接收的電子會(huì)計(jì)資料附有符合《中華人民共和國(guó)電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會(huì)計(jì)檔案。因此，電子發(fā)票可作為記賬憑證的附件直接存檔。
從財(cái)稅一體化出發(fā)做電子發(fā)票服務(wù)
“如果說(shuō)部門級(jí)的財(cái)務(wù)軟件是用友發(fā)展的1.0時(shí)代，企業(yè)級(jí)的管理軟件與服務(wù)是用友發(fā)展的2.0時(shí)代，那么現(xiàn)在用友邁入了發(fā)展社會(huì)化商業(yè)服務(wù)平臺(tái)的3.0時(shí)代。”宋艷果對(duì)記者說(shuō)，“從電子發(fā)票的產(chǎn)生到歸檔，我們致力于為企業(yè)提供一套全過(guò)程、全生命周期的管理流程和方案。”在宋艷果看來(lái)，從紙質(zhì)發(fā)票變成電子發(fā)票，看上去只是載體的形式，但是它對(duì)于企業(yè)的影響確實(shí)非常大。
“不能站在一個(gè)純稅務(wù)的角度去看待電子發(fā)票，而是應(yīng)該從財(cái)稅一體化出發(fā)來(lái)做電子發(fā)票服務(wù)。我們要做的不僅是開發(fā)票，還要做智能化的一鍵開票。”宋艷果說(shuō)。
據(jù)了解，其中的“一鍵”是指通過(guò)交易系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)等與發(fā)票平臺(tái)連接，并把這些連接隱藏在系統(tǒng)平臺(tái)后面，從體驗(yàn)上講，就是銷售、訂單確認(rèn)、發(fā)貨、開票高效率地平滑接入，沒(méi)有太多復(fù)雜的操作。
然而，電子發(fā)票畢竟是高科技產(chǎn)品，如何讓傳統(tǒng)企業(yè)來(lái)接受？宋艷果表示，對(duì)于不同信息化程度的企業(yè)，應(yīng)有不同的應(yīng)對(duì)方案，部署方式也會(huì)有所差別。比如塔尖的超大企業(yè)，如果想自建的話，可以進(jìn)行私有化的部署。
對(duì)于塔身，也就是有一定信息化積累的企業(yè)，主要是把電子發(fā)票服務(wù)能力跟企業(yè)現(xiàn)有系統(tǒng)深度集成。
對(duì)于塔底的企業(yè)，則不能單純從電子發(fā)票入手，而應(yīng)該提供一套包括電子發(fā)票在內(nèi)的相對(duì)完整的應(yīng)用系統(tǒng)，把它們帶到互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代來(lái)。
“借助20多年企業(yè)管理和財(cái)務(wù)管理方面的優(yōu)勢(shì)，我們希望把電子發(fā)票當(dāng)作一個(gè)支點(diǎn)，真正幫助企業(yè)創(chuàng)造一個(gè)新的發(fā)展模式和生態(tài)，幫助企業(yè)獲得更大、更快的成長(zhǎng)。”宋艷果表示。
本文來(lái)源：中國(guó)會(huì)計(jì)報(bào)；作者：李一碩