在對賬前,財務部門會計對供應商提供的對賬資料應進行初步審核,不滿足條件的對賬資料應要求供應商補充完善。首先審核對賬手續(xù),是否經(jīng)過有權人士的簽批,其次審核如下內(nèi)容:
 
  1.對于只提供余額無明細賬目的對賬資料,不予對賬。
  供應商必須提供最后一次對賬以來的全部賬目資料;以前從未進行過對賬的,必須提供自雙方開始業(yè)務往來以后的所有賬目資料。對于對方因財務決算審計發(fā)函要求核對賬面余額的,同樣應按照上述原則辦理。
 
  2.對于供應商直接依據(jù)其銷售部門往來資料而非財務部門賬目提供對賬資料的,不予對賬。
  雙方核對的賬目主要應是財務賬目,供應商銷售部門賬目可能與其財務部門賬目不符,對賬基數(shù)存在問題,會給以后的雙方清算帶來不必要的麻煩,因為最后清算以雙方財務賬目為準。
 
  3.對于多年無業(yè)務往來的供應商前來對賬,即使經(jīng)過企業(yè)有權人士簽批,供應商的對賬資料也必須加蓋供應商公章(或財務專用章),或者提供加蓋公章的介紹信,否則不予對賬。
  因為多年無業(yè)務往來的供應商,我們不太了解其近年來的情況,可能原有企業(yè)已解體、改制,現(xiàn)在對賬及以后催款都可能系個人行為,并不代表原企業(yè),可能對賬人并不具有索償權利。
 
  4.對于對賬手續(xù)和賬目資料齊全的供應商,應及時對賬并出具對賬單。
 
  5.有些供應商屬于小企業(yè)或個體工商戶,賬目資料并不齊全,很可能缺失以前年度的賬目資料,這種情況如何處理呢?
  如果今后雙方繼續(xù)合作,那么應就現(xiàn)有資料出具“有保留意見的對賬單”,至少對賬目齊全的年度不拖拉造成歷史遺留問題。什么是“有保留意見的對賬單”呢?就是在對賬單上加一個說明段,說明雙方對賬由于供應商提供賬目不全的原因,只就某年某月以來的賬目資料進行對賬,以前年度的賬目并未核對,暫時以某余額為準出具對賬單,采購企業(yè)保留根據(jù)證據(jù)進一步調(diào)整賬目的權利。
  如果供應商賬目不全而雙方余額又不符的,這時供應商通常會同意暫時以雙方較小的余額為準出具對賬單,如果采購企業(yè)余額較小,就不必調(diào)整應付賬款賬面余額;如果供應商余額較小,采購企業(yè)就要調(diào)低應付賬款賬面余額,憑對賬單確認(債務重組)收益,這時必須由供應商在對賬單上簽字并同時加蓋公章。
 
  6.對于發(fā)票丟失又無法確認是采購企業(yè)責任的,采購企業(yè)不能在對賬單上確認該項債務,應要求供應商調(diào)減該債權。
 
  7.采購企業(yè)財務部門如果采用手工賬記賬的,最難查找的就是串戶錯誤。對方入賬,我方賬面上沒有入賬,很可能是下錯戶,但是從手工賬上查串戶,非常困難,而使用財務軟件的,在財務軟件上查找串戶就非常容易,主要是查有無該金額的發(fā)生額。
 
  8.為方便對賬,應要求供應商下次對賬時攜帶本次的對賬單或其復印件。
 
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