填制記帳憑證的注意事項(xiàng)

　　（1）摘要欄要簡(jiǎn)單明了地填寫經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容，文字說明要簡(jiǎn)練概括。要突出說明經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)的內(nèi)容，對(duì)方單位的名稱、貨物的名稱、數(shù)量以及經(jīng)辦人員等，比如“從甲公司購入A商品100件”等，根據(jù)經(jīng)濟(jì)內(nèi)容的特點(diǎn)，填好摘要欄對(duì)于查閱憑證，登記帳簿都是十分必要的，也是做好記帳工作的一個(gè)重要方面。

　?。?）會(huì)計(jì)科目的使用必須正確，應(yīng)借、應(yīng)貸帳戶的對(duì)應(yīng)關(guān)系必須清晰。編制復(fù)合分錄時(shí)，不能多借、多貸，只能一借多貸或一貸多借，防止帳戶對(duì)應(yīng)關(guān)系不清。對(duì)于出納員來說，只涉及收款憑證和付款憑證，不涉及轉(zhuǎn)帳憑證。對(duì)于收款憑證，其借方科目自然為“現(xiàn)金”或“銀行存款”，其貸方科目則應(yīng)根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容和本行業(yè)會(huì)計(jì)制度的規(guī)定具體確定。對(duì)于付款憑證，其貸方科目自然為“現(xiàn)金”或“銀行存款”，其借方科目應(yīng)根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容和行業(yè)會(huì)計(jì)制度的規(guī)定而具體確定。

　?。?）金額的登記方向、大小寫數(shù)字必須正確、符合數(shù)字書寫的規(guī)定，角分位不留空白，多余的金額欄應(yīng)劃斜線注銷。

　?。?）各種記帳憑證必須連續(xù)編號(hào)，以便查核。采用通用憑證的，可按經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的先后順序編號(hào)，每月從第1號(hào)編起。如果一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)需要填制多張記帳憑證的，可采用分?jǐn)?shù)編號(hào)法。例如，一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)需要填三張轉(zhuǎn)帳憑證的，憑證的順序號(hào)是12，則可編制轉(zhuǎn)字第12 1/3 號(hào)，第12 2/3 號(hào)，第12 3/3號(hào)。采用多種記帳憑證的可分類編號(hào)。例如收字第1號(hào)，付字第1號(hào)，轉(zhuǎn)字第1號(hào)等。每月末最后一張記帳憑證的編號(hào)旁邊要加注“全”字以免憑證散失。無論哪一類編號(hào)，都必須做到按月、分類順序，即每月從第1號(hào)編起，順序編制到月末，不允許漏號(hào)、重號(hào)和錯(cuò)號(hào)。為保證記帳憑證編號(hào)不重不漏，可以使用“憑證銷號(hào)單”，預(yù)先編好憑證號(hào)碼，每編一張憑證就在銷號(hào)單上劃去一個(gè)號(hào)，月終將銷號(hào)單與有關(guān)憑證一并裝訂。憑證銷號(hào)單一般為100號(hào)，其基本格式如表2.1O。如一個(gè)月使用的銷號(hào)單在兩張以上的，也應(yīng)編定順序號(hào)。

　?。?）每張記帳憑證都必須注明所附原始憑證的張數(shù)，以便日后查閱原始憑證。記帳憑證必須以能證明其所記錄的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的原始憑證作為附件。凡是能證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容的各種原始憑證，不論張數(shù)多少，都應(yīng)按規(guī)定貼在該記帳憑證后面。

　　原始憑證的張數(shù)一般以其自然張數(shù)為準(zhǔn)計(jì)算，即凡是與記帳憑證中的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)記錄有關(guān)的每一張憑證都算一張，如果原始憑證是附在原始憑證匯總表后面的，還應(yīng)該把原始憑證匯總表的張數(shù)一并計(jì)算在內(nèi)。有些零散的原始憑證，如火車票、飛機(jī)票、船票、市內(nèi)車票等，用“原始憑證粘貼單”粘貼在一起，也可以直接將其粘貼在報(bào)銷單上或者一張紙上作為一張?jiān)紤{證計(jì)算。

　　如果一張?jiān)紤{證涉及幾張記帳憑證，可把原始憑證附在一張主要的記帳憑證后面，在其他記帳憑證上注明附有原始憑證的記帳憑證的編號(hào)，如“單據(jù)××張，附在第×號(hào)記帳憑證上”。如果一張?jiān)紤{證所列支出需要幾個(gè)單位共同負(fù)擔(dān)的，應(yīng)將其他單位負(fù)擔(dān)的部分，開給對(duì)方原始憑證分割單，進(jìn)行結(jié)算。

　?。?）記帳憑證的日期。一般應(yīng)為編制記帳憑證的當(dāng)天的日期。對(duì)于出納業(yè)務(wù)而言，收款憑證和付款憑證，按規(guī)定應(yīng)在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的當(dāng)天及時(shí)編制，這樣才能做到日清，從而憑證日期也就是編制憑證當(dāng)天的日期。

　?。?）一張記帳憑證填寫完畢后，要加計(jì)合計(jì)數(shù)，檢查借貸雙方的金額及總帳科目和二級(jí)科目或明細(xì)科目的金額是否平衡。記帳憑證的一方不論是一個(gè)會(huì)計(jì)科目或若干個(gè)會(huì)計(jì)科目，或一個(gè)會(huì)計(jì)科目下有若干個(gè)明細(xì)科目，都應(yīng)將一方的金額加計(jì)合計(jì)數(shù)后填寫在相應(yīng)的“合計(jì)”欄內(nèi)。合計(jì)金額前應(yīng)加注市值符號(hào)，如￥”。

　?。?）記帳憑證填制完后應(yīng)由填制人員簽名蓋章。制單人員在填制完記帳憑證后在憑證下“制單”欄簽章，稽核人員稽核后在憑證下“稽核”欄簽章，會(huì)計(jì)主管人員對(duì)憑證進(jìn)行復(fù)核后在憑證下“會(huì)計(jì)主管人員”欄簽章，出納員在辦理款項(xiàng)收付后，在憑證下“出納”欄簽章等，以便明確各自的責(zé)任。

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