記賬稍有不慎就會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)賬,而且查起來(lái)很費(fèi)勁,故有人說(shuō)“記賬容易查賬難”。這是因?yàn)橛袝r(shí)為查一筆錯(cuò)賬,花上很大精力,一查就是半天,有時(shí)直到深夜才查出。因此,查錯(cuò)賬的方法值得研究和探討,找出查錯(cuò)賬的捷徑,使財(cái)會(huì)人員減少查錯(cuò)賬的時(shí)間而有更多的時(shí)間和精力,用在加強(qiáng)企業(yè)管理和經(jīng)濟(jì)核算上。只要在實(shí)際工作中掌握錯(cuò)賬發(fā)生的規(guī)律,查起錯(cuò)賬來(lái)就比較容易,運(yùn)用熟練后就能得心應(yīng)手,將錯(cuò)賬逮住。下面小編為大家介紹查找錯(cuò)賬的十大處理方法。
  查找錯(cuò)賬的8個(gè)處理方法
  一、除二法
  記賬時(shí)稍有不慎,很容易發(fā)生借貸方記反或紅藍(lán)字記反;簡(jiǎn)稱為“反向”。它有一個(gè)特定的規(guī)律就是錯(cuò)賬差數(shù)一定是偶數(shù),只要將差數(shù)用二除得的商就是錯(cuò)賬數(shù)。所以稱這種查賬方法為除二法,這是一種最常見(jiàn)而簡(jiǎn)便的查錯(cuò)賬方法。
  例如,某月資產(chǎn)負(fù)債表借貸的兩方余額不平衡,其錯(cuò)賬差數(shù)是3750.64元,這個(gè)差數(shù)是偶數(shù),它就存在“反向”的可能,那么我們可以以3750.64/2=1875.32元,這樣只要去查找1875.32元這筆賬是否記賬反向就是了。
  如錯(cuò)誤差數(shù)是奇數(shù),那就沒(méi)有記賬反向的可能,就不適用于“除二法”來(lái)查。
  二、除九法
  在日常記賬中常會(huì)發(fā)生前后兩個(gè)數(shù)字顛倒、三個(gè)數(shù)字前后顛倒和數(shù)字移位。它們共同特點(diǎn)是錯(cuò)賬差數(shù)一定是九的倍數(shù)和差數(shù)每個(gè)數(shù)字之和也是九的倍數(shù),因此,這類情況均可應(yīng)用“除九法”來(lái)查找。下面分三種情況來(lái)講:
  *9種情況是兩數(shù)前后顛倒,除以上共同特點(diǎn)外還有其固有的特點(diǎn),就是錯(cuò)賬差數(shù)用九除得的商是錯(cuò)數(shù)前后兩數(shù)之差,例舉如下:
  1.差數(shù)是9那么錯(cuò)數(shù)前后兩數(shù)之差是1,如10、21、32、43、54、65、76、87、89及其各“倒數(shù)”。
  2.差數(shù)是18/9=2,那么錯(cuò)數(shù)前后兩數(shù)之差是2,如20、31、42、53、64、75、86、97及其各“倒數(shù)”。
  3.差數(shù)是27/9=3,那么錯(cuò)數(shù)前后兩數(shù)之差是3,如30、41、52、63、74、85、96及其各“倒數(shù)”。
  4.差數(shù)是36/9=4,那么錯(cuò)數(shù)前后兩數(shù)之差是4,如40、51、62、73、81、95及其各位“倒數(shù)”。
  5.差數(shù)是45/9=5,那么錯(cuò)數(shù)前后兩數(shù)之差是5,如50、61、72、83、94及其各位“倒數(shù)”。
  6.差數(shù)是54/9=6,那么錯(cuò)數(shù)前后兩數(shù)之差是6,如60、71、82、93及其各“倒數(shù)”。
  7.差數(shù)是63/9=7,那么錯(cuò)數(shù)前后兩數(shù)之差是7,如70、81、92及其各“倒數(shù)”。
  8.差數(shù)是72/9=8,那么錯(cuò)數(shù)前后兩數(shù)之差是8,如80、91及其各“倒數(shù)”。
  9.差數(shù)是81/9=9,那么錯(cuò)數(shù)前后兩數(shù)之差是9,如90及其各“倒數(shù)”。
  (這里的“倒數(shù)”是指?jìng)€(gè)位與十位前后顛倒的錯(cuò)數(shù))
  例如,將81誤記18,則差數(shù)是63,以63/9=7,那么錯(cuò)數(shù)前后兩數(shù)之差肯定是7,這樣只要查70、81、92及其各“倒數(shù)”就是了。無(wú)需在與此無(wú)關(guān)的數(shù)字中去查找。
  第二種情況是三個(gè)數(shù)字前后顛倒,它具有共同特點(diǎn)外也有其固定的特點(diǎn),就是三位數(shù)前后顛倒的錯(cuò)賬差數(shù)都是99的倍數(shù),差數(shù)用99除得的商即是三位數(shù)中前后兩數(shù)之差。例舉如下:
  1.三位數(shù)頭與尾兩數(shù)之差是1,那么數(shù)字顛倒后的差數(shù)是99,如100-001、221-122、334-433、445-544、655-556、766-667、889-988、998-899其的差數(shù)都是99.
  2.三位數(shù)頭與尾兩數(shù)之差是2,那么數(shù)字顛倒后的差數(shù)則是99的一倍,即為198,如311-113、466-664、557-755、775-577、886-688、997-799其的差數(shù)都是198.
  3.三位數(shù)頭與尾兩數(shù)之差是3,那么數(shù)字顛倒后的差數(shù)則是99的三倍即為297,如441-144、552-255、663-366、744-447、885-588、996-699其的差數(shù)都是297.
  4.三位數(shù)頭與尾兩數(shù)之差是4,那么數(shù)字顛倒后的差數(shù)則是99的四倍即為396,如551-155、662-266、773-377、844-448、955-559其的差數(shù)都是396.
  5.三位數(shù)頭與尾兩數(shù)之差是5,那么數(shù)字顛倒后的差數(shù)則是99的五倍即為495,如550-055、661-166、722-227、833-338、944-449其的差數(shù)都是495.
  6.三位數(shù)頭與尾兩數(shù)之差是6,那么數(shù)字顛倒后的差數(shù)則是99×6=594,頭與尾數(shù)之差是7,那么數(shù)字顛倒的差是99×7=693;頭與尾數(shù)之差是8,那么數(shù)字顛倒的差是99×8=792;頭與尾數(shù)之差是9,那么數(shù)字顛倒的差是99×9=891.
  第三種情況是數(shù)字移位,或稱錯(cuò)位,俗稱大小數(shù),這是日常工作中較容易發(fā)生的差錯(cuò),它的特點(diǎn)除它的差數(shù)和差數(shù)每個(gè)數(shù)字之和是九的倍數(shù)外,也有其固定的特點(diǎn),就是數(shù)字移位的錯(cuò)誤,只要將差數(shù)用九除得的商就是錯(cuò)賬數(shù)。
  例如2000錯(cuò)記為200或20000,它的差數(shù)為1800和18000,它們的差數(shù)和每個(gè)數(shù)字之和都是九的倍數(shù),將差數(shù)分別用九除得的商則是200和2000,只要查找這數(shù)字就查到記賬移位的錯(cuò)誤了。
  數(shù)字移位危害很大,如同前移移位它的差數(shù)就虛增了9倍,向后移一位就虛減了90%,如不及時(shí)查處就嚴(yán)重影響會(huì)計(jì)核算的正確性。因此,對(duì)此錯(cuò)賬必須高度警惕,要及早發(fā)現(xiàn)糾正,確保會(huì)計(jì)核算數(shù)字的正確反映。
  由此看“9”是個(gè)奇妙的數(shù)字,它的奇妙之處還很多,上面兩位數(shù)與其倒數(shù)的差數(shù)和三位數(shù)字與其倒數(shù)的差數(shù)是9的倍數(shù),數(shù)字與其移位后的數(shù)字的差數(shù)也是9的倍數(shù),其實(shí)任何數(shù)字與其倒數(shù)的差數(shù)都是9的倍數(shù),而且任何四位順序數(shù)與其倒數(shù)之差都是3087,如4321-1234、6432-2345、
  6543-3456其倒數(shù)的差都是3087.任何五位數(shù)順序數(shù)與其例數(shù)之差都是41976.任何六位數(shù)順序數(shù)與其倒數(shù)之差都是530865.任何七位數(shù)順序數(shù)與其倒數(shù)之差都是6419754……這些差數(shù)都是9的倍數(shù)。
  還有這樣一個(gè)奇怪的數(shù)字12345679若用9乘積變成111111111.若用2×9=18乘積變成9個(gè)2,若用3×9=27去乘,積變成9個(gè)3……若用9×9=81乘,積變9個(gè)9,這些說(shuō)明“9”的奇妙,我們查錯(cuò)賬就利用9的奇妙。因此,除九法在查錯(cuò)賬中占了重要的地位。
  三、差數(shù)法
  根據(jù)錯(cuò)賬差數(shù)直接查找的方法叫做差數(shù)法。有以下兩種錯(cuò)賬可用此法:
  *9種是漏記或重記,因記賬疏忽而漏記或重記一筆賬,只要直接查找到差數(shù)的賬就查到了,這類錯(cuò)賬最容易發(fā)生在本期內(nèi)同樣數(shù)字的賬發(fā)生了若干筆,這就容易發(fā)生漏記或重記。
  例如錯(cuò)賬差數(shù)是1000元,本期內(nèi)發(fā)生1000元的賬有十筆,這就可以重復(fù)查找1000元的賬是否漏記或重記就是了。
  第二種是串戶,串戶可分為記賬串戶和科目匯總串戶。先講記賬串戶。
  如某公司在本單位有應(yīng)收款和應(yīng)付款兩個(gè)賬戶,如記賬憑證是借應(yīng)收賬款某公司500元,而記賬時(shí)誤記入借應(yīng)付賬款某公司500元,這就造成資產(chǎn)負(fù)債表雙方是平衡的,但總賬與分戶明細(xì)賬核對(duì)時(shí)應(yīng)收款與應(yīng)付款各發(fā)生差數(shù)500元,這就可以運(yùn)用差數(shù)法到應(yīng)收賬款或應(yīng)付款賬戶中直接查找500元的賬是否串戶。還有一種是科目匯總(合并)時(shí)將借應(yīng)收款500元誤作為應(yīng)付借款借500元匯總了,同樣在總賬與分類明細(xì)賬核對(duì)時(shí)這兩科目同時(shí)發(fā)生差數(shù)500元,經(jīng)過(guò)查對(duì)如記賬沒(méi)有發(fā)生串戶那么必定是科目匯總合并時(shí)科目匯總發(fā)生差錯(cuò),查明更正就是。
  四、象形法
  在核對(duì)賬目表時(shí)較多的遇到僅相差幾分錢的錯(cuò)賬,這類錯(cuò)賬最頭疼。這類錯(cuò)賬一般來(lái)說(shuō)是數(shù)字形狀相像而發(fā)生差錯(cuò)。根據(jù)其數(shù)字形狀象形的規(guī)律去查找錯(cuò)賬的方法命名為“象形法”,按其差數(shù)一般有如下規(guī)律:
  1.如差數(shù)是1可能是3與2,5與6之誤。
  2.如差數(shù)是2可能是3與5,7與9之誤。
  3.如差數(shù)是3可能是3與6,6與9之誤。
  4.如差數(shù)是4可能是1與5,4與8之誤。
  5.如差數(shù)是5可能是1與6,2與7,3與8之誤。
  6.如差數(shù)是6可能是0與6,1與7之誤。
  7.連續(xù)同數(shù)字的賬,容易發(fā)生少計(jì)或多計(jì)一位同數(shù)如833330而容易誤記為833333或誤為833300,如差數(shù)是3或30而有了連續(xù)數(shù)字的賬,就可重復(fù)查找一下。這里僅舉幾個(gè)例說(shuō)明,因?yàn)閭€(gè)人書寫數(shù)字形狀字體不同而有區(qū)別。
  五、追根法
  若為了一筆錯(cuò)賬已查了半天,對(duì)本期發(fā)生額都查得正確無(wú)誤,但就是不平衡,在這種情況下不妨運(yùn)用“追根法”去追查一下上期結(jié)轉(zhuǎn)數(shù)字進(jìn)行逐筆核對(duì)一下是否結(jié)轉(zhuǎn)差錯(cuò),很可能問(wèn)題恰恰出在那個(gè)“源頭”。
  這是因?yàn)闀?huì)計(jì)賬表的平衡關(guān)系是絕對(duì)的,假如本期發(fā)生額確實(shí)查明是正確無(wú)誤,那么必然是期初數(shù)(上期結(jié)轉(zhuǎn)數(shù))在結(jié)轉(zhuǎn)記賬時(shí)有差錯(cuò)。
  六、母子法
  在核對(duì)明細(xì)分類賬與總分類賬科目余額發(fā)生不附時(shí),用以上有關(guān)方法查找也無(wú)著落,即可用“母子法”來(lái)查找。就是以記入總賬借貸數(shù)額為母數(shù),本科目記入各明細(xì)分類賬的借貸數(shù)字為子數(shù),各子數(shù)相加必等于母數(shù)。若不相等說(shuō)明有差錯(cuò)就在此了,必有漏記、錯(cuò)記或重記。
  例如,某企業(yè)一月在總賬應(yīng)收賬款余額是借1981.50元,而各明細(xì)賬余額相加是借2526.50元。這說(shuō)明應(yīng)收明細(xì)賬借方余額多545元。就按照順序,號(hào)科目合并表記入總賬應(yīng)收款科目的數(shù)額為母數(shù),把1號(hào)憑證科目匯總合并表應(yīng)收賬款記入明細(xì)分類賬的為子數(shù)進(jìn)行相加,是否與母數(shù)相符,相符就查對(duì)2號(hào)、3號(hào)……。發(fā)現(xiàn)哪號(hào)不符就查哪一號(hào),這樣一定能查出錯(cuò)賬或漏賬。
  七、順查法
  當(dāng)錯(cuò)賬發(fā)生筆數(shù)較多,各種錯(cuò)賬混雜一起時(shí),不能用一種方法查出,那就必須用“順查法”來(lái)查,這是查錯(cuò)賬最后絕招。查賬程序基本上與記賬程序一樣,每查對(duì)一筆就必須在賬的后端做一個(gè)符號(hào),這樣一筆筆查下去就一定能查出。在順查時(shí)一定要仔細(xì)認(rèn)真,在順查時(shí)還必須結(jié)合以上方法同時(shí)應(yīng)用??傊灰诲e(cuò)賬的假象所蒙蔽而滑過(guò)去,如有滑過(guò)去又必須從頭查起,對(duì)此,只要仔細(xì)認(rèn)真去查錯(cuò)賬一定會(huì)暴露出來(lái)的。
  八、優(yōu)選法
  為了能較快的查出錯(cuò)賬,必須在各種查錯(cuò)賬方法上進(jìn)行優(yōu)選和在查錯(cuò)賬的程序上進(jìn)行優(yōu)選:
  查錯(cuò)賬方法上的優(yōu)選,首先根據(jù)錯(cuò)賬差數(shù)進(jìn)行分析,適用哪種方法的就采用哪種方法,適用兩種方法以上的應(yīng)按“先易后難、先逆查后順查”的優(yōu)選程序進(jìn)行。查錯(cuò)賬方法選擇當(dāng)否與查錯(cuò)賬速度有關(guān)。
  查錯(cuò)賬的程序上也要用優(yōu)選法,就是在查賬時(shí)間的程序上先查什么時(shí)間較好,這要看企業(yè)大小而定,一般采用三分法。如某企業(yè)一月份資產(chǎn)負(fù)債表不平衡,如差數(shù)是資產(chǎn)方多1001元。本月記賬憑證共三冊(cè)共1-30號(hào),那么就將*9冊(cè)1-10號(hào)的各科目余額先進(jìn)行試算是否平衡,若不平衡,差數(shù)也是1001元,這說(shuō)明錯(cuò)賬就發(fā)生在*9冊(cè)1-10號(hào)的賬上若1至10號(hào)是平衡的,這說(shuō)明錯(cuò)賬在11號(hào)憑證以后的賬上,那么再將第二冊(cè)11-20號(hào)上的總賬各科目余額進(jìn)行試算,試算后即可確定,錯(cuò)賬究竟發(fā)生在第二冊(cè)11至20號(hào)憑證上呢還是在第三冊(cè)21至30號(hào)憑證上了,這樣錯(cuò)賬的目標(biāo)縮小了,就便于集中精力在小范圍中查找錯(cuò)賬,就容易查找。
  對(duì)此,您還有什么更好的查賬方法與我們分享嗎?來(lái)論壇和大家一起說(shuō)說(shuō)吧。