一切出口貨物的收貨人或發(fā)貨人，或者他們委托的代理人（以下統(tǒng)稱“報(bào)關(guān)人”），都必須在貨物進(jìn)、出口的時(shí)候填寫《出口貨物報(bào)關(guān)單》向海關(guān)申報(bào)，同時(shí)提供批準(zhǔn)貨物出口的證件和有關(guān)的貨運(yùn)、商業(yè)單據(jù)，以便海關(guān)依據(jù)這些單據(jù)證件，審查貨物的出口是否合法，確定關(guān)稅的征收或減免事宜，編制海關(guān)統(tǒng)計(jì)。
　　出口貨物報(bào)關(guān)單填寫份數(shù)主要是根據(jù)報(bào)關(guān)作業(yè)及海關(guān)監(jiān)管的需要。一般來說，以一般貿(mào)易方式出口報(bào)關(guān)，需填寫一式四份報(bào)關(guān)單；以加工貿(mào)易方式出口，需填寫一式五份報(bào)關(guān)單；以加工貿(mào)易方式出口，需填寫一式六份報(bào)關(guān)單。另外，以轉(zhuǎn)關(guān)、轉(zhuǎn)口方式需海關(guān)監(jiān)管的貨物還需增加一份報(bào)關(guān)單。
　　下面逐項(xiàng)介紹如何填寫《出口貨物報(bào)關(guān)單》：
　　1.出口口岸：填寫海關(guān)放行貨物出境的我國國境口岸名稱。
　　2.經(jīng)營單位：填寫對(duì)外簽訂或執(zhí)行出口貿(mào)易合同（協(xié)議）的中國境內(nèi)企業(yè)或單位的名稱。
　　3.指運(yùn)港（站）：填寫本批貨物預(yù)定最后運(yùn)達(dá)港口、機(jī)場(chǎng)或車站。
　　4.合同（協(xié)議號(hào)）：填寫本批貨物合同協(xié)議的詳細(xì)年份、字頭和編號(hào)及附件號(hào)碼。
　　5.貿(mào)易方式：分別填寫 “一般貿(mào)易”、“國家間、聯(lián)合國及國際組織無償援助物資和贈(zèng)送品”、“華僑、港澳同胞及外籍華人捐贈(zèng)品”、“補(bǔ)償貿(mào)易”、“來料加工裝配貿(mào)易”（對(duì)口合同除外）、“對(duì)口合同的來料加工裝配貿(mào)易”、“進(jìn)料加工貿(mào)易”、“寄售、供銷貿(mào)易”、“邊境地方貿(mào)易及邊境地區(qū)小額貿(mào)易”，或“其他”。不能簡略填報(bào)為“援助”、“贈(zèng)送”或“加工裝配”等。
　　6.貿(mào)易國（地區(qū)）：即貨物的售予國（地區(qū)）。填寫同中國境內(nèi)的企業(yè)和單位簽訂合同（協(xié)議）的國家或成交廠商所在地的國家（地區(qū)）。
　　7.消費(fèi)國（地區(qū)）：填寫出口貨物實(shí)際消費(fèi)的國家（地區(qū)）。如果不能確定消費(fèi)國的，以盡可能預(yù)知的最后運(yùn)往作為消費(fèi)國。如果一張報(bào)關(guān)單的貨物有不同的消費(fèi)國，應(yīng)當(dāng)分別注明。
　　8.收貨單位：填寫國外最后收貨的企業(yè)的名稱和所在地。
　　9.運(yùn)輸工具名稱及號(hào)碼：江海運(yùn)輸填船名，陸運(yùn)填車號(hào)，空、郵運(yùn)只填“空運(yùn)”或“郵運(yùn)”字樣。
　　10.裝貨單或運(yùn)單號(hào)：海運(yùn)填裝貨單號(hào)，陸運(yùn)填運(yùn)單號(hào)，郵運(yùn)填報(bào)稅清單（包裹單）號(hào)。
　　11.收結(jié)匯方式：填寫電匯、信匯、L/C或D/P等結(jié)匯方式。
　　12.起運(yùn)地點(diǎn)：填寫出口貨物的起運(yùn)點(diǎn)和出口貨物發(fā)貨單位所在地區(qū)。例如：貨物從河北保定起運(yùn)到天津新港裝船出口，起運(yùn)地點(diǎn)應(yīng)為河北省。但是經(jīng)濟(jì)特區(qū)、海南行政區(qū)，經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)、經(jīng)濟(jì)開放區(qū)的企業(yè)對(duì)外成交及發(fā)運(yùn)的出口貨物，不論貨物原發(fā)運(yùn)單位是何處，均以有關(guān)經(jīng)濟(jì)特區(qū)、海南行政區(qū)、經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)、經(jīng)濟(jì)開放區(qū)為起運(yùn)地點(diǎn)。至于其他省、自治區(qū)、直轄市的企業(yè)或單位對(duì)外成交發(fā)運(yùn)的出口貨物，如果經(jīng)過或者去經(jīng)濟(jì)特區(qū)、海南行政區(qū)、經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)、經(jīng)濟(jì)開放區(qū)暫存待運(yùn)出口的，則以原省、自治區(qū)、直轄市為出口貨物的起運(yùn)地。
　　13.海關(guān)統(tǒng)計(jì)商品編號(hào)：按照《中華人民共和國海關(guān)統(tǒng)計(jì)商品目錄》的規(guī)定填寫。
　　14.貨名規(guī)格及貨號(hào)：應(yīng)填寫貨物的中外文名稱和詳細(xì)規(guī)格（不要填寫地方土語）。例如：出口鋼材要填明鋼號(hào)、統(tǒng)織物應(yīng)填寫紡織原料所占的比重等。貨號(hào)填公司編制的商品代號(hào)。
　　15.標(biāo)記嘜碼：填寫貨物的實(shí)際標(biāo)記嘜碼，如有地點(diǎn)名稱的，也應(yīng)該填寫。
　　16.件數(shù)及包裝種類：包裝種類指袋、箱、捆、包、桶等。一批貨物有多種包裝的，要分別填報(bào)件數(shù)。
　　17.數(shù)量：填寫貨物的實(shí)際數(shù)量和數(shù)量單位（如臺(tái)、個(gè)、打等）如合同規(guī)定的數(shù)量單位同海關(guān)統(tǒng)計(jì)商品目錄規(guī)定的計(jì)量單位不同，或者統(tǒng)計(jì)商品規(guī)定有第二數(shù)量單位的（如發(fā)電機(jī)除臺(tái)數(shù)外，還需填千瓦數(shù)；內(nèi)燃機(jī)除臺(tái)數(shù)外，還需填馬力），都要按照海關(guān)統(tǒng)計(jì)商品目錄規(guī)定的數(shù)量單位填寫。整套機(jī)械分批出口時(shí)，應(yīng)在本欄注明“分批裝運(yùn)”字樣。
　　18.重量：“毛重”填寫本批貨物全部重量：“凈重”填寫扣除外層包裝后的自然凈重。合同發(fā)票等單據(jù)上沒有凈重時(shí)，可以按照商品習(xí)慣填寫公量重、凈重等，也可以將毛重扣除估計(jì)外層重最后填報(bào)。對(duì)于不同品種的貨物，應(yīng)當(dāng)分別填明凈重。
　　19.成交價(jià)格：填寫合同規(guī)定的成交單價(jià)、總價(jià)格條件（如CIF、FOB等），并注明外幣名稱。如果價(jià)格條件為CIF、C&F或包括傭金、折扣時(shí)，在計(jì)算成交總價(jià)時(shí)應(yīng)分別扣除運(yùn)費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)和傭金、折扣等費(fèi)用，并填明FOB成交總價(jià)。
　　20.離岸價(jià)格：應(yīng)按照國家外匯管理部門核定的各種貨幣對(duì)美元內(nèi)部統(tǒng)一折算率，將第十九項(xiàng)的FOB成交總價(jià)折合為美元填報(bào)在外幣欄。離岸價(jià)格人民幣免填。
　　郵運(yùn)、空運(yùn)出口貨物，采用貨物在啟運(yùn)地寄交的離岸價(jià)格。
　　美元離岸價(jià)格計(jì)至元為止，元以下四舍五入。
　　21.隨附單據(jù)：填寫單據(jù)的名稱。
　　22.申報(bào)單位（蓋章）：必須加蓋申報(bào)單位的公章、報(bào)關(guān)員的印章并填明申報(bào)日期。
　　23.海關(guān)放行日期：由出口地海關(guān)在核放貨物后填注日期，并加蓋海關(guān)放行章。
　　《出口貨物報(bào)關(guān)單》應(yīng)當(dāng)在出口貨物裝貨前二十四小時(shí)前向海關(guān)填報(bào)。如果在遞交了出口貨物報(bào)關(guān)單后發(fā)生退關(guān)事件，申報(bào)人應(yīng)當(dāng)在三天內(nèi)向海關(guān)辦理更改手續(xù)。