從下面幾個方面來說明會計檔案的整理立卷應該注意的工作:
  1.會計憑證
  將記賬憑證連同所附原始憑證、憑證匯總表,按照編號順序,去掉金屬物,選取適當厚度(一般不超過2厘米)為一冊,加上封面封底,裝訂成冊。
  裝訂時,以上邊和左邊整齊為準,右邊和下邊要求折疊整齊,用棉線在左上角裝訂,并用紙包封裝訂角,由會計機構(gòu)負責人、立卷人加蓋騎縫章。
  一冊為一卷。會計憑證案卷封面應寫明單位名稱、內(nèi)部機構(gòu)名稱、年度、月份,本月共幾冊、本冊是第幾冊,記賬憑證的起訖編號、張數(shù),保管期限,檔號,并由會計機構(gòu)負責人、立卷人分別簽名或蓋章。
  對于數(shù)量過多的原始憑證,如收、發(fā)料單等,可以按上述要求單獨裝訂成冊,加上封面封底,并在封面注明記賬憑證日期、編號,存放在其他類會計檔案中,同時在記賬憑證上注明“附件另訂”及原始憑證名稱和編號。
  2.會計賬簿
  會計賬簿的整理立卷比較簡單,這是由于會計賬簿在形成時,一般都有固定的格式和明確的分類,所以在年終結(jié)賬、決算后稍加整理,一本賬簿就可以成為一個案卷。
 ?。?)整理立卷時應當注意以下幾點:
  按照賬簿的種類按年分別立卷,一本為一卷。
 ?、儆啽举~中的空白頁不能拆賬去掉,應保持賬簿本身的完整性。
 ?、诨铐撡~可以拆賬,會計人員將賬中的空白賬去掉后可重新組織,并應當在賬頁的右上角編上頁碼,加上賬簿分面,如封底,用脫脂線繩裝訂成冊;有的活頁賬賬頁較少,可將科目內(nèi)容相近的賬頁按類別排列編號,合并裝訂成冊---年終結(jié)賬后裝訂成冊。
  ③會計賬簿案卷封面應寫明單位名稱、內(nèi)部機構(gòu)名稱、賬簿名稱、所屬年度、卷內(nèi)張數(shù)、保管期限、檔號,并由會計機構(gòu)負責人、立卷人簽名或蓋章。
 ?、芸缒甓仁褂玫墓潭ㄙY產(chǎn)賬簿,應在使用完的那一個年度立卷。
  (2)具體要求:各種會計賬簿辦理完年度結(jié)賬后,除跨年使用的賬簿外,其他需整理、立卷。
 ?、贂嬞~簿在裝訂前,應按賬簿啟用表的使用頁數(shù),核對各個賬戶賬頁是否齊全,是否按順序排列。
 ?、跁嬞~簿裝訂順序:
  ·會計賬簿裝訂封面;
  ·賬簿啟用表;
  ·賬戶目錄;
  ·按本賬簿頁數(shù)項順序裝訂賬頁;
  ·會計賬簿裝訂封底。
 ?、刍铐撡~簿去空白頁后,將本賬頁數(shù)項填寫齊全,撤賬夾,用堅固耐磨的紙張做封面、封底,裝訂成冊。不同規(guī)格的活頁賬不得裝訂在一起。
 ?、苎b訂后的會計賬簿應牢固、平整、不得有折角、掉頁現(xiàn)象。
 ?、輹嬞~簿的封口處,應加蓋裝訂印章。
  ⑥裝訂后,會計賬簿的脊背應平整,并注明所屬年度及賬簿名稱和編號。
 ?、邥嬞~簿的編號為一年一編,編號順序為總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存(借)款日記賬、分戶明細賬。
  3.財務報告
  月度、季度、年度財務報告應分別裝訂立卷,一本為一卷。
  決算審核意見書、審計報告等應分別附在該期財務報告后一起裝訂,卷內(nèi)須逐頁順序編寫頁碼。
  財務報告案卷封面應寫明單位名稱、內(nèi)部機構(gòu)名稱、報表名稱、所屬年度、卷內(nèi)張數(shù)、保管期限、檔號,并由會計機構(gòu)負責人、立卷人分別簽名或蓋章。
  ①會計報表編制完成并按時報送后,留存報表均應按月裝訂成冊。
 ?、跁媹蟊響砥秸乐拐劢?。
 ?、蹠媹蟊碓谘b訂前,應按編報目錄核對是否齊全。
 ?、軙媹蟊淼难b訂順序是:
  ·會計報表封面;
  ·會計報表編制說明;
  ·各種會計報表按會計報表的編號順序排列;
  ·會計報表封底。
  4.其他類會計檔案的整理立卷。
  各單位會計機構(gòu)、會計人員對其他類會計檔案要認真收集、審查、核對,并分別進行整理立卷。會計移交清冊,會計檔案保管清冊,會計檔案銷毀清冊應單獨裝訂立卷,單獨編制卷號。
  會計檔案案卷后應附備考表。卷內(nèi)若有需要說明的情況和問題,可在備考表上說明。
  各單位應將整理立卷的會計檔案分別裝入卷盒(視其厚度,一個盒子可裝一卷或數(shù)卷),卷盒形式要統(tǒng)一、整齊、美觀。
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