收款單位按照收付雙方簽訂的合同的要求發(fā)貨或提供勞務(wù)后，填制托收承付結(jié)算憑證。由于托收承付結(jié)算分為郵劃和電劃兩種，因而相應(yīng)地托收承付結(jié)算憑證也分為郵劃托收承付結(jié)算憑證和電劃托收承付結(jié)算憑證兩種。
郵劃托收承付結(jié)算憑證一式五聯(lián)，*9聯(lián)(回單)是收款單位開戶銀行給收款單位的回單，第二聯(lián)(委托收款憑證)是收款單位委托開戶銀行辦理托收款項后的收款憑證，第三聯(lián)(支款憑證)是付款單位向開戶銀行支付貸款的支款憑證，第四聯(lián)(收賬通知)是收款單位開戶銀行在款項收妥后給收款單位的收賬通知，第五聯(lián)(承付支款通知)是付款單位開戶銀行通知付款單位按期承付貨款的承付(支款)通知。電劃托收承付結(jié)算憑證也是一式五聯(lián)，*9聯(lián)、第二聯(lián)、第三聯(lián)、第五聯(lián)的作用與郵劃托收承付結(jié)算憑證相同，第四聯(lián)是付款單位開戶銀行拍發(fā)電報的依據(jù)。
收款單位出納員在填寫托收承付結(jié)算憑證時，應(yīng)按照要求逐項認真填寫憑證的各項內(nèi)容，包括收款單位(即本單位)的全稱、賬號、開戶銀行，付款單位的全稱、賬號或地址、開戶銀行，托收金額的大、小寫，隨憑證附寄的單證的張數(shù)或冊數(shù)，商品發(fā)運情況(如運單的號碼等)，合同名稱號碼等，并在托收承付結(jié)算憑證的第二聯(lián)“收款單位蓋章”欄加蓋本單位預(yù)留銀行印鑒。然后，將托收承付結(jié)算憑證連同發(fā)運單證或有關(guān)證件和交易憑證(如銷貨發(fā)票、代墊運雜費單據(jù)等)一并送交開戶銀行辦理托收手續(xù)。如開戶銀行認為有必要，還需附送收、付款雙方簽訂的經(jīng)濟合同。如果收款單位的發(fā)運證件經(jīng)銀行驗證后需要取回的，應(yīng)向銀行說明。
開戶銀行收到收款單位的托收憑證后，將按照托收承付結(jié)算的范圍、條件和托收憑證的要求進行認真的審查，必要時還將查驗收付款雙方簽訂的經(jīng)濟合同。按照規(guī)定，開戶銀行審查時間最長不超過2天。經(jīng)審查認為不符合要求的，銀行將不予辦理，退回托收憑證。審查無誤的，辦理托收手續(xù)，在托收承付結(jié)算憑證*9聯(lián)上加蓋業(yè)務(wù)用公章退還給收款單位。對收款單位提供發(fā)運證件交銀行驗證后，需要取回保管或寄存的，應(yīng)在各聯(lián)憑證和發(fā)運證件上加蓋“已驗發(fā)運證件”戳記，然后將發(fā)運證件退還給收款單位。
收款單位在收到銀行蓋章退回的托收承付結(jié)算憑證*9聯(lián)后，應(yīng)根據(jù)托收承付結(jié)算憑證*9聯(lián)和有關(guān)單證編制轉(zhuǎn)賬憑證，其會計分錄為：
借：應(yīng)收賬款——××單位
貸：產(chǎn)品銷售收入或商品銷售收入等
對于收款單位在發(fā)運貨物時代付款單位墊付的運雜費，應(yīng)在墊付后憑運雜費單據(jù)復(fù)制件(原件隨托收承付結(jié)算憑證寄付款單位)編制銀行存款或現(xiàn)金付款憑證，其會計分錄為：
借：應(yīng)收賬款——××單位
貸：銀行存款或現(xiàn)金
例：大圣公司采用異地托收承付方式向大明公司銷售商品180000元，另外代墊運費4000元，已用轉(zhuǎn)賬支票支付。
企業(yè)用轉(zhuǎn)賬支票代墊運費時，根據(jù)運費單據(jù)編制銀行存款付款憑證，其會計分錄為：
借：應(yīng)收賬款——大明公司 4000
貸：銀行存款 4000
辦妥托收承付手續(xù)后，根據(jù)銀行轉(zhuǎn)來的托收憑證*9聯(lián)和發(fā)票等有關(guān)單證編制轉(zhuǎn)賬憑證，其會計分錄為：
借：應(yīng)收賬款——大明公司 180000
貸：商品銷售收入 153846．15．
應(yīng)交稅金——應(yīng)交增值稅(銷項稅額) 26153．85
此外，收款單位出納員還應(yīng)根據(jù)托收承付結(jié)算憑證*9聯(lián)登記“異地托收承付登記簿”，詳細登記辦妥托收日期，付款單位的名稱、賬號、開戶銀行，托收款項內(nèi)容(如××商品貨款)，托收金額等，待收到付款單位貨款時再進一步登記托回金額和托回日期等。
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