由于形成差錯(cuò)的性質(zhì)不同,發(fā)現(xiàn)的時(shí)間有先有后,所以采用的更正方法也有所不同。應(yīng)根據(jù)不同的錯(cuò)賬情況,分別采用劃線更正法、紅字沖銷法和補(bǔ)充登記法等不同方法加以更正。
1.劃線更正法。
劃線更正法是指用劃線來更正的方法。這種方法適應(yīng)于記賬后結(jié)賬前,如果發(fā)現(xiàn)賬簿記錄有錯(cuò)誤,而記賬憑證無錯(cuò)誤,既純屬筆誤造成登賬時(shí)文字或數(shù)字出現(xiàn)的錯(cuò)誤,應(yīng)用劃線更正法進(jìn)行更正。具體做法是,先將錯(cuò)誤的文字或數(shù)字全部用紅線予以劃銷;然后在劃線上方用藍(lán)字填寫正確的記錄;更正后經(jīng)辦人應(yīng)在劃線的一端蓋章以明確責(zé)任。劃線更正時(shí)應(yīng)注意以下幾個(gè)問題:在劃線時(shí),如果是文字錯(cuò)誤,可只劃錯(cuò)誤部分,如果是數(shù)字錯(cuò)誤,應(yīng)將全部數(shù)字劃銷不得只劃錯(cuò)誤數(shù)字。劃線時(shí)必須注意使原來的錯(cuò)誤字跡仍可辨認(rèn)。
2.紅字沖銷法。
紅字更正法是用紅字沖銷或沖減原記錄數(shù),以更正或調(diào)整賬簿差錯(cuò)記錄的一種方法。這種方法適應(yīng)于記賬后發(fā)現(xiàn)由于記賬憑證錯(cuò)誤而導(dǎo)致記賬錯(cuò)誤的情況。紅字記錄表示對(duì)原記錄的沖減。
具體更正操作方法是:例如記賬依據(jù)的記賬憑證中應(yīng)借應(yīng)貸的方向、科目或金額有錯(cuò)誤,導(dǎo)致賬簿記錄錯(cuò)誤。首先用紅字填寫一張與原憑證相同的記賬憑證,在摘要中注明注銷××憑證,并用紅字金額登記入賬,以沖銷原來的賬簿記錄,然后再用藍(lán)字填寫一張正確的會(huì)計(jì)憑證,并據(jù)以登記入賬。應(yīng)用紅字沖銷法是為了正確反映賬簿中的發(fā)生額和科目對(duì)應(yīng)關(guān)系。
例1:張芳出差,借差旅費(fèi)4000元,開出現(xiàn)金支票支付。記賬時(shí)本應(yīng)貸記“銀行存款”科目,卻誤記“庫存現(xiàn)金現(xiàn)金”科目,并已登記入賬。其更正方法如下:
①用紅字金額填制一張與原錯(cuò)誤分錄相同的記賬憑證,分錄如下:
借:其他應(yīng)收款——張芳4000
貸:庫存現(xiàn)金4000
②用藍(lán)字填制一張正確記賬憑證,其分錄如下:
借:其他應(yīng)收款——張芳
貸:銀行存款4000
有時(shí),根據(jù)記賬憑證分別記入有關(guān)科目并無錯(cuò)誤,但所填的金額大于應(yīng)填的金額時(shí),也可按照正確數(shù)字與錯(cuò)誤數(shù)字的差額用紅字金額填制一張記賬憑證,據(jù)以登記入賬,以沖銷多記金額,并在賬簿摘要欄注明“注銷×年×月×號(hào)憑證多記金額”。
例2:銷售商品一批,收到購貨方開出并承兌的商業(yè)匯票2500元,作為銷售收入。如不考慮稅金,在填制記賬憑證時(shí),將金額2500元誤記25000元,多記了22500元,并已入賬。其誤記會(huì)計(jì)分錄為:借:應(yīng)收票據(jù)——商業(yè)承兌匯票25000
貸:主營業(yè)務(wù)收入25000
為了更正有關(guān)賬戶多記的22500元,就應(yīng)用紅字金額填制一張記賬憑證。其分錄如下:
借:應(yīng)收票據(jù)——商業(yè)承兌匯票22500
貸:主營業(yè)務(wù)收入22500
根據(jù)此記賬憑證登記入賬后,使“應(yīng)收票據(jù)”和“主營業(yè)務(wù)收入”兩科目原來的錯(cuò)誤記錄都得到了更正。
3.補(bǔ)充登記法。
用補(bǔ)記差額來更正賬簿記錄錯(cuò)誤的一種方法。主要適用于記賬依據(jù)的會(huì)計(jì)憑證金額有錯(cuò)誤,并且錯(cuò)誤金額小于應(yīng)記的金額,導(dǎo)致賬簿記錄金額少記,而且會(huì)計(jì)科目及記賬方向均無錯(cuò)誤的情況下可用此種方法。
具體做法是:填寫一張記賬憑證,其會(huì)計(jì)科目、借貸方向與原始記賬憑證一致,但金額為少記金額。并在摘要中注明補(bǔ)記××號(hào)記賬憑證少記的金額,并據(jù)以記賬。
例3:收到某購貨單位償還的前欠貨款4500元存入銀行,在填制記賬憑證時(shí),將金額誤記為5400元,少記了900元,并已登記入賬。更正時(shí),應(yīng)將少記的900元用藍(lán)字填制一張記賬憑證,并登記入賬。其補(bǔ)充更正分錄是:
借:銀行存款900
貸:應(yīng)收賬款900
根據(jù)此記賬憑證登記入賬后,使“銀行存款”和“應(yīng)收賬款”兩科目的原來錯(cuò)誤都得到了更正。
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