付款單位出納員收到其開戶銀行轉(zhuǎn)來的托收承付結(jié)算憑證第五聯(lián)及有關(guān)發(fā)運單證和交易單證后，應(yīng)按規(guī)定立即登記“異地托收承付付款登記簿”和“異地托收承付處理單”，然后交供應(yīng)(業(yè)務(wù))等職能部門簽收。
出納員在登記時，應(yīng)逐項認真地登記托收單號、收單日期、收款單位名稱、托收款項內(nèi)容、托收金額等各項內(nèi)容。
供應(yīng)部門會同財務(wù)部門認真仔細地審查托收承付結(jié)算憑證及發(fā)運單證和交易單證，看其價格、金額、品種、規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量等是否符合雙方簽定的合同的規(guī)定，并簽出全部承付、部分拒付、全部拒付的意見。如為驗貨付款的還應(yīng)將有關(guān)單證和實際收到貨物作進一步核對，以簽出處理意見。
付款單位承付貨款有驗單付款和驗貨付款兩種方式，由收付雙方協(xié)商選用，并在合同中明確加以規(guī)定。實行驗貨付款的，收款單位在辦理托收手續(xù)時應(yīng)在托收憑證上加蓋“驗貨付款”戳記。
實行驗單付款的，其承付期為3天，從付款單位開戶銀行發(fā)出承付通知的次日算起，承付期內(nèi)遇到例假剛匝延，對距離較遠的付款單位必須郵寄的另加郵寄時間。
付款單位收到銀行發(fā)出的承付通知后，在承付期內(nèi)未向銀行表示拒付貨款的，銀行視作承付處理，在承付期滿的次日將款項按收款單位指定的劃款方式劃給收款單位。
實行驗貨付款的，其承付期為10天，從運輸部門向付款單位發(fā)出提貨通知的次日算起。另外也可根據(jù)實際情況由雙方協(xié)商確定驗貨付款期限，并在合同申明確規(guī)定，并由收款單位在托收承付憑證上予以注明，這樣銀行便按雙方約定的付款期限辦理付款。
付款單位收到提貨通知后，應(yīng)立即通知銀行并交驗提貨通知。付款單位在銀行發(fā)出承付通知后的10天或收付雙方約定的期限(從次日算起)，如未收到提貨通知，則應(yīng)在第10天或約定期限內(nèi)將貨物尚未到達的情況通知銀行。如果未通知，銀行即視作已經(jīng)驗貨，于10天或約定期限滿的次日上午開始營業(yè)時將款項劃給收款單位。在第10天付款單位通知銀行貨物未到而以后收到提貨通知沒有及時通知銀行的，銀行仍按10天期滿的次日作為劃款日期，并按超過天數(shù)，計扣逾期付款的滯納金。
付款單位承付托收款項后，應(yīng)當根據(jù)托收承付結(jié)算憑證第五聯(lián)及有關(guān)交易單證編制銀行存款付款憑證，其會計分錄為：
借：材料采購或商品采購等
貸：銀行存款
例：（承上例）大明公司在收到銀行的承付通知后經(jīng)審查同意承付，根據(jù)托收承付結(jié)算憑證第五聯(lián)及有關(guān)單證編制銀行存款付款憑證，其會計分錄為：
借：材料采購157566．15
應(yīng)交稅金——應(yīng)交增值稅(進項稅額)26433．85
貸：銀行存款184000
(注:運費按7％計算可抵扣的進項稅額)
總之，不論驗單付款還是驗貨付款，付款人都可以在承付期內(nèi)提前向銀行表示承付，并通知銀行提前付款，銀行應(yīng)立即辦理劃款。因商品的價格、數(shù)量或金額變動，付款人因多承付款項的，須在承付期內(nèi)向銀行提出書面通知，銀行據(jù)此將當次托收的款項劃給收款人。付款人不得在承付貨款中，扣抵其他款項或以前托收的款項。
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