錯賬主要是由記賬憑證填制錯誤引起的，但其差錯必須通過規(guī)范的會計差錯更正方法來糾正。
在日常會計實務(wù)中，很多會計人熱衷于電算化軟件中的“反審核、反記賬、反結(jié)賬”功能，給財務(wù)管理工作留下很大的隱患，其后果不堪設(shè)想。
其實，在手工賬中常用的紅字更正、補充更正法和劃線更正法3種錯賬更正法，除在電算化環(huán)境下不需要用劃線更正法來改變賬簿記錄外，其他兩種方法還可繼續(xù)在電算化后的錯賬更正中使用，操作程序也不復(fù)雜。
紅字更正法
在電算化中，紅字用負數(shù)表示，因此，紅字更正法也可稱為負數(shù)更正法。在電算化中，紅字更正法適用范圍與手工會計環(huán)境一樣，主要更正以下兩類錯誤：一是登賬后，發(fā)現(xiàn)記賬憑證應(yīng)借、應(yīng)貸科目或方向錯誤。二是登賬后，發(fā)現(xiàn)記賬憑證中應(yīng)借、應(yīng)貸科目正確，只是應(yīng)填金額小于所填金額。
記賬憑證應(yīng)借、應(yīng)貸科目或方向錯誤的更正。更正時，首先用紅字編制一張同錯誤的記賬憑證一樣的記賬憑證，并在摘要欄中注明“沖銷某月某日某號憑證錯誤記錄”，并錄入機內(nèi)，這樣原有的錯誤記錄均被沖銷。同時，填制一張正確的記賬憑證，在摘要欄中注明“更正某月某日某號憑證錯誤記錄”，并錄入機內(nèi)。
例1：2014年10月，王會計發(fā)現(xiàn)自己在9月份把街道補助給A學(xué)校的人員經(jīng)費50000元誤記入事業(yè)收入科目中，10月份更正如下：編制紅字記賬憑證，并在摘要欄中注明“沖銷2014年9月某日某號憑證錯誤記錄”：借：銀行存款50000貸：事業(yè)收入50000編制正確的記賬憑證，并在摘要欄中注明“更正2014年9月某日某號憑證錯誤記錄”：借：銀行存款50000貸：其他收入———街道補助50000對于應(yīng)借、應(yīng)貸科目正確，但應(yīng)填金額小于所填金額的更正，更正時，只需用紅字填制一張與原記賬憑證科目及方向相同、金額為兩者差額的記賬憑證，同時在摘要欄中注明“沖銷某月某日某號憑證多記金額”，并錄入機內(nèi)，達到?jīng)_減多記金額的目的。
例2：2014年10月，王會計發(fā)現(xiàn)自己在9月份把街道補助給A學(xué)校的人員經(jīng)費5000元記成了50000元。10月份更正如下：編制紅字記賬憑證，并在摘要欄中注明“沖銷2014年9月某日某號憑證錯誤記錄”：借：銀行存款45000貸：其他收入———街道補助45000
補充更正法
在電算化下，補充更正法的適用范圍與手工會計環(huán)境一樣，即記賬憑證金額小于應(yīng)記金額(原始憑證所記金額)，而記賬憑證的應(yīng)借、應(yīng)貸方向和會計科目都正確。更正時，只需填制一張應(yīng)借、應(yīng)貸方向和會計科目與原記賬憑證相同，金額為正確金額與錯誤金額之間差額的記賬憑證，并錄入機內(nèi)，達到補記少記金額的目的。
例3：2014年10月，王會計發(fā)現(xiàn)自己在9月份把街道補助給A學(xué)校的人員經(jīng)費50000元，記成了5000元。10月份更正如下：編制記賬憑證，在摘要欄中注明“更正2014年9月某日某號憑證錯誤記錄”：借：銀行存款45000貸：其他收入———街道補助45000
兩點提醒
一是錯賬更正方法既要規(guī)范，又要簡單方便。如對當期憑證錄入過程中就發(fā)現(xiàn)的憑證錄入錯誤，可采用刪除錯誤文字重新編輯文字的方法。如發(fā)現(xiàn)當期尚未記賬的憑證錯誤可直接采用刪除錯誤憑證重新錄入正確憑證的方法。這樣既簡單方便，又能提高工作效率。
二是錯賬更正一定要留下修改的痕跡。從會計制度對已記賬的憑證不允許直接修改或刪除的要求，或從錯賬更正的幾種方法的名稱中，都可以看出不管是手工會計，還是電算化會計，對出錯的修改均強調(diào)留有痕跡。
因此，對已登賬的記賬憑證錯誤不能采用逆向操作直接刪除錯誤憑證同時重新錄入正確憑證的方法，而應(yīng)根據(jù)其不同的錯誤情況采取相應(yīng)的更正方法，同時在原錯誤記賬憑證的摘要欄注明更正記賬憑證的日期和編號，以便對照查找。
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