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  數(shù)據(jù)輸入和編輯技巧(2)
  11. 輸入數(shù)字、文字、日期或時(shí)間
  單擊需要輸入數(shù)據(jù)的單元格,鍵入數(shù)據(jù)并按Enter或Tab鍵即可。如果是時(shí)間,用斜杠或減號(hào)分隔日期的年、月、日部分,例如,可以鍵入 9/5/96 或 Jun-96。如果按12小時(shí)制輸入時(shí)間,請(qǐng)?jiān)跁r(shí)間數(shù)字后空一格,并鍵入字母 a(上午) 或 p(下午),例如,9:00 p。否則,如果只輸入時(shí)間數(shù)字,Excel將按 AM(上午)處理。
  12. 快速輸入歐元符號(hào)
  先按下Alt鍵,然后利用右面的數(shù)字鍵盤(pán)(俗稱小鍵盤(pán))鍵入0128這4個(gè)數(shù)字,松開(kāi)Alt鍵,就可以輸入歐元符號(hào)。
  13. 將單元格區(qū)域從公式轉(zhuǎn)換成數(shù)值
  有時(shí),你可能需要將某個(gè)單元格區(qū)域中的公式轉(zhuǎn)換成數(shù)值,常規(guī)方法是使用“選擇性粘貼”中的“數(shù)值”選項(xiàng)來(lái)轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)。其實(shí),有更簡(jiǎn)便的方法:首先選取包含公式的單元格區(qū)域,按住鼠標(biāo)右鍵將此區(qū)域沿任何方向拖動(dòng)一小段距離(不松開(kāi)鼠標(biāo)),然后再把它拖回去,在原來(lái)單元格區(qū)域的位置松開(kāi)鼠標(biāo) (此時(shí),單元格區(qū)域邊框變花了),從出現(xiàn)的快捷菜單中選擇“僅復(fù)制數(shù)值”。
  14. 快速輸入有序文本
  如果你經(jīng)常需要輸入一些有規(guī)律的序列文本,如數(shù)字(1、2……)、日期(1日、2日……)等,可以利用下面的方法來(lái)實(shí)現(xiàn)其快速輸入:先在需要輸入序列文本的第1、第2兩個(gè)單元格中輸入該文本的前兩個(gè)元素(如“甲、乙”)。同時(shí)選中上述兩個(gè)單元格,將鼠標(biāo)移至第2個(gè)單元格的右下角成細(xì)十字線狀時(shí)(我們通常稱其為“填充柄”),按住鼠標(biāo)左鍵向后(或向下)拖拉至需要填入該序列的最后一個(gè)單元格后,松開(kāi)左鍵,則該序列的后續(xù)元素(如“丙、丁、戊……”)依序自動(dòng)填入相應(yīng)的單元格中。
  15. 輸入有規(guī)律數(shù)字
  有時(shí)需要輸入一些不是成自然遞增的數(shù)值(如等比序列:2、4、8……),我們可以用右鍵拖拉的方法來(lái)完成:先在第1、第2兩個(gè)單元格中輸入該序列的前兩個(gè)數(shù)值(2、4)。同時(shí)選中上述兩個(gè)單元格,將鼠標(biāo)移至第2個(gè)單元格的右下角成細(xì)十字線狀時(shí),按住右鍵向后(或向下)拖拉至該序列的最后一個(gè)單元格,松開(kāi)右鍵,此時(shí)會(huì)彈出一個(gè)菜單(),選“等比序列”選項(xiàng),則該序列(2、4、8、16……)及其“單元格格式”分別輸入相應(yīng)的單元格中(如果選“等差序列”,則輸入2、4、6、8……)。
  16. 巧妙輸入常用數(shù)據(jù)
  有時(shí)我們需要輸入一些數(shù)據(jù),如單位職工名單,有的職工姓名中生僻的字輸入極為困難,如果我們一次性定義好“職工姓名序列”,以后輸入就快多了。具體方法如下:將職工姓名輸入連續(xù)的單元格中,并選中它們,單擊“工具→選項(xiàng)”命令打開(kāi)“選項(xiàng)”對(duì)話框,選“自定義序列”標(biāo)簽(),先后按“導(dǎo)入”、“確定”按鈕。以后在任一單元格中輸入某一職工姓名(不一定非得是*9位職工的姓名),用“填充柄”即可將該職工后面的職工姓名快速填入后續(xù)的單元格中。
  17. 快速輸入特殊符號(hào)
  有時(shí)候我們?cè)谝粡埞ぷ鞅碇幸啻屋斎胪粋€(gè)文本,特別是要多次輸入一些特殊符號(hào)(如※),非常麻煩,對(duì)錄入速度有較大的影響。這時(shí)我們可以用一次性替換的方法來(lái)克服這一缺陷。先在需要輸入這些符號(hào)的單元格中輸入一個(gè)代替的字母(如X,注意:不能是表格中需要的字母),等表格制作完成后,單擊“編輯→替換”命令,打開(kāi)“替換”對(duì)話框(),在“查找內(nèi)容”下面的方框中輸入代替的字母“X”,在“替換為”下面的方框中輸入“※”,將“單元格匹配”前面的鉤去掉(否則會(huì)無(wú)法替換),然后按“替換”按鈕一個(gè)一個(gè)替換,也可以按“全部替換”按鈕,一次性全部替換完畢。
  18. 快速輸入相同文本
  有時(shí)后面需要輸入的文本前面已經(jīng)輸入過(guò)了,可以采取快速?gòu)?fù)制(不是通常的“Ctrl+C”、“Ctrl+X”、“Ctrl+V”)的方法來(lái)完成輸入: 1.如果需要在一些連續(xù)的單元格中輸入同一文本(如“有限公司”),我們先在*9個(gè)單元格中輸入該文本,然后用“填充柄”將其復(fù)制到后續(xù)的單元格中。 2.如果需要輸入的文本在同一列中前面已經(jīng)輸入過(guò),當(dāng)你輸入該文本前面幾個(gè)字符時(shí),系統(tǒng)會(huì)提示你,你只要直接按下Enter鍵就可以把后續(xù)文本輸入。 3.如果需要輸入的文本和上一個(gè)單元格的文本相同,直接按下“Ctrl+D(或R)”鍵就可以完成輸入,其中“Ctrl+D”是向下填充,“Ctrl+R”是向右填充。 4.如果多個(gè)單元格需要輸入同樣的文本,我們可以在按住Ctrl鍵的同時(shí),用鼠標(biāo)點(diǎn)擊需要輸入同樣文本的所有單元格,然后輸入該文本,再按下“Ctrl+Enter”鍵即可。
  19. 快速給數(shù)字加上單位
  有時(shí)我們需要給輸入的數(shù)值加上單位(如“立方米”等),少量的我們可以直接輸入,而大量的如果一個(gè)一個(gè)地輸入就顯得太慢了。我們用下面的方法來(lái)實(shí)現(xiàn)單位的自動(dòng)輸入:先將數(shù)值輸入相應(yīng)的單元格中(注意:僅限于數(shù)值),然后在按住Ctrl鍵的同時(shí),選取需要加同一單位的單元格,單擊“格式→單元格”命令,打開(kāi)“單元格格式”對(duì)話框(),在“數(shù)字”標(biāo)簽中,選中“分類(lèi)”下面的“自定義”選項(xiàng),再在“類(lèi)型”下面的方框中輸入“#”“立”“方”“米”,按下確定鍵后,單位(立方米)即一次性加到相應(yīng)數(shù)值的后面。
  20. 巧妙輸入位數(shù)較多的數(shù)字
  大家知道,如果向Excel中輸入位數(shù)比較多的數(shù)值(如身份證號(hào)碼),則系統(tǒng)會(huì)將其轉(zhuǎn)為科學(xué)計(jì)數(shù)的格式,與我們的輸入原意不相符,解決的方法是將該單元格中的數(shù)值設(shè)置成“文本”格式。如果用命令的方法直接去設(shè)置,也可以實(shí)現(xiàn),但操作很慢。其實(shí)我們?cè)谳斎脒@些數(shù)值時(shí),只要在數(shù)值的前面加上一個(gè)小“'”就可以了(注意:'必須是在英文狀態(tài)下輸入)。
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