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數(shù)據(jù)分析和管理技巧（1）
1. 管理加載宏
Excel包括各種特殊作用的加載宏，它們使用自定義的函數(shù)、向?qū)?、對話框和其他工具，擴充了工作表的基本功能。默認情況下，每個加載宏都配置為在*9次使用時安裝，也就是說在*9次需要某個加載宏時，都要找Office光盤安裝，這是非常麻煩的事。為了避免這種情況，你可以一次性將以后可能需要的加載宏安裝，或者全部安裝它們。單擊“工具→加載宏”，出現(xiàn)“加載宏”對話框，選擇可能對你有用的加載宏，如“分析工具庫”、“規(guī)劃求解”、“條件求和向?qū)?rdquo;等，單擊“確定”，Excel會提示所選加載宏尚沒有安裝，詢問是否現(xiàn)在安裝，選擇“是”，然后插入Office安裝光盤完成安裝。不要在每次啟動Excel時加載每個加載宏，因為這樣將減慢啟動過程，而且每個加載宏都占用了大量的內(nèi)存。建議你將“自動保存”加載，井設置適當?shù)?ldquo;自動保存時間間隔”，這樣在Excel使用過程中能自動創(chuàng)建備份文件，避免了掉電時丟失尚未保存的文件內(nèi)容。
2. 在工作表之間使用超級連接
首先需要在被引用的其他工作表中相應的部分插入書簽，然后在引用工作表中插入超級鏈接，注意在插入超級鏈接時，可以先在“插入超級鏈接”對話框的“鏈接到文件或URL”設置欄中輸入目標工作表的路徑和名稱，再在“文件中有名稱的位置”設置欄中輸入相應的書簽名，也可以通過“瀏覽”方式選擇。完成上述操作之后，一旦使用鼠標左鍵單擊工作表中帶有下劃線的文本的任意位置，即可實現(xiàn)Excel自動打開目標工作表并轉(zhuǎn)到相應的位置處。
3. 快速鏈接網(wǎng)上的數(shù)據(jù)
你可以用以下方法快速建立與網(wǎng)上工作簿數(shù)據(jù)的鏈接：1.打開Internet上含有需要鏈接數(shù)據(jù)的工作簿，并在工作簿選定數(shù)據(jù)，然后單擊“編輯→復制”命令；2.打開需要創(chuàng)建鏈接的工作簿，在需要顯示鏈接數(shù)據(jù)的區(qū)域中，單擊左上角單元格；3.單擊“編輯→選擇性粘貼”命令，在“選擇性粘貼”對話框中，選擇“粘貼鏈接”按鈕即可。若你想在創(chuàng)建鏈接時不打開Internet工作簿，可單擊需要鏈接處的單元格，然后鍵入（=）和URL地址及工作簿位置。
4. 跨表操作數(shù)據(jù)
設有名稱為Sheet1、Sheet2和Sheet3的3張工作表，現(xiàn)要用Sheet1的D8單元格的內(nèi)容乘以40%，再加上Sheet2的B8單元格內(nèi)容乘以60%作為Sheet3的A8單元格的內(nèi)容，則應該在Sheet3的A8單元格輸入以下算式：=Sheet1!D8*40%+Sheet2!B8*60%。
5. 查看Excel中相距較遠的兩列數(shù)據(jù)
在Excel中，若要將距離較遠的兩列數(shù)據(jù)（如A列與Z列）進行對比，只能不停地移動表格窗內(nèi)的水平滾動條來分別查看，這樣的操作非常麻煩而且容易出錯。利用下面這個小技巧，你可以將一個數(shù)據(jù)表“變”成兩個，讓相距較遠的數(shù)據(jù)同屏顯示。把鼠標指針移到工作表底部水平滾動條右側(cè)的小塊上，鼠標指針便會變成一個雙向的光標。把這個小塊拖到工作表的中部，你便會發(fā)現(xiàn)整個工作表被一分為二，出現(xiàn)了兩個數(shù)據(jù)框，而其中的都是當前工作表內(nèi)的內(nèi)容。這樣你便可以讓一個數(shù)據(jù)框中顯示A列數(shù)據(jù)，另一個數(shù)據(jù)框中顯示Z列數(shù)據(jù)，從而可以進行輕松的比較。
6. 如何消除縮位后的計算誤差
有時我們輸入的數(shù)字是小數(shù)點后兩位數(shù)，但是在精度要求上只要一位，縮位后顯示沒問題，但其計算結(jié)果卻是有誤差的。解決方法是：單擊“工具→選項→重新計算”，選中“以顯示值為準”（），這樣計算結(jié)果就沒有誤差了。事實上并不是計算上有誤差，而是顯示設置的四舍五入。采用本技巧提供的方法，可以解決顯示中的問題，但同時會改變數(shù)值的精度，在使用前Excel會給你一個警告。
7. 利用選擇性粘貼命令完成一些特殊的計算
如果某Excel工作表中有大量數(shù)字格式的數(shù)據(jù)，并且你希望將所有數(shù)字取負，請使用選擇性粘貼命令，操作方法如下：在一個空單元格中輸入“-1”，選擇該單元格，并點擊“編輯→復制”命令，選擇目標單元格。點擊“編輯→選擇性粘貼”命令，選中粘貼欄下的數(shù)值和運算欄下的乘，點擊“確定”，所有數(shù)字將與-1相乘。你也可以使用該方法將單元格中的數(shù)值縮小1000或更大倍數(shù)。
8. Web查詢
保持Excel工作表總是*7Web頁上經(jīng)常包含適合在Excel中進行分析的信息，例如，可以在Excel中使用直接從Web頁上獲取的信息分析股票報價。但如果你需要經(jīng)常更新信息就必須借助Web頁上的*7信息?，F(xiàn)在Excel 2002可以用可刷新Web查詢簡化這個任務來創(chuàng)建新的可刷新Web查詢，方法如下：在瀏覽器中瀏覽要查詢數(shù)據(jù)的Web頁，把數(shù)據(jù)復制并粘貼到Excel工作表中。在粘貼的數(shù)據(jù)下方將出現(xiàn)一個粘貼選項智能標記，單擊粘貼選項智能標記右邊的箭頭，再單擊創(chuàng)建可刷新的Web查詢，在新建Web查詢對話框中，點擊你想要查詢的數(shù)據(jù)表前面的黃色箭頭，單擊導入。在Excel中可以手動或自動刷新這個數(shù)據(jù)。手動刷新方法如下：在外部數(shù)據(jù)工具欄上，單擊數(shù)據(jù)區(qū)域?qū)傩园粹o，在刷新控制下面選中你想要的選項的復選框。注意：當你從Web站點獲取數(shù)據(jù)時，可能會丟失一些格式或內(nèi)容，像腳本、gif圖像或單個單元中的數(shù)據(jù)列表。
9. 在Excel中進行快速計算
查看一系列單元格的*5值的操作方法：選擇你感興趣的單元格，你將看到所選單元格的總和顯示在狀態(tài)欄中。狀態(tài)欄就是工作表窗口下方的水平區(qū)域。如果沒有出現(xiàn)狀態(tài)欄，單擊視圖菜單中的狀態(tài)欄，鼠標右擊狀態(tài)欄，然后單擊*5值，現(xiàn)在你就可以在狀態(tài)欄中看到*5值了。該方法可以計算選定單元格的平均值、總和、最小值。此外，你還可使用該方法計算包含數(shù)字的單元格的數(shù)量（選擇計數(shù)值），或者計算已填充單元格的數(shù)量（選擇計數(shù)）。
10. 自動篩選前10個
有時你可能想對數(shù)值字段使用自動篩選來顯示數(shù)據(jù)清單里的前n個*5值或最小值，解決的方法是使用“前10個”自動篩選。當你在自動篩選的數(shù)值字段下拉列表中選擇“前10個”選項時，將出現(xiàn)“自動篩選前10個”對話框，這里所謂“前10個”是一個一般術(shù)語，并不僅局限于前10個，你可以選擇*5或最小和定義任意的數(shù)字，比如根據(jù)需要選擇8個、12個等。
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